Office Manager Dokumentenmanagementsystem

GoBD-Anforderungen voll im Griff

Für Appenzeller Veranstaltungstechnik stellt die Nachvollziehbarkeit kein Problem dar

AS VeranstandtungstechnikKnittlingen – Die technische Planung und Produktion von Veranstaltungen sowie die Vermietung von Licht-, Ton- und Videotechnik sind das Metier von Holger Appenzeller. Sportveranstaltungen, Firmenfeiern, Hochzeiten und andere Events rüstet der Veranstaltungstechniker aus.

Mit Versicherungsdokumenten, Projekt- und Bestuhlungsplänen sowie Packlisten kommen nebst Angeboten und Rechnungen eine Menge Dokumente zusammen, die Appenzeller in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet und archiviert. Seine Wahl fiel dafür auf Office Manager Pro. Neben den gängigen Funktionen eines DMS überzeugte Appenzeller vor allem die Archivierung von Buchungsbelegen gemäß GoBD. Laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs sind Unternehmen in der Pflicht, aufbewahrungspflichtige Dokumente revisionssicher zu archivieren. Etwaige nachträgliche Änderungen an Dokumenten müssen dabei genauso nachvollziehbar sein, wie die Unveränderbarkeit eines Dokuments bestätigt werden muss.

Anforderungen an Revisionssicherheit

Mit Office Manager erfüllt Appenzeller Veranstaltungstechnik diese hohe Anforderung an den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten. Es passiert schon einmal, dass eine Rechnung nachträglich korrigiert werden muss. Mit Office Manager ist das problemlos möglich, denn der ursprünglich erfasste Beleg bleibt als Version im Archiv behalten, erzählt Holger Appenzeller. Im Falle einer GoBD-Prüfung durch das Finanzamt wird auf den Vorgang hingewiesen. Der Prüfer kann dann mit einem Mausklick den Status eines Dokuments abfragen, ohne erst das Protokoll analysieren zu müssen.

Anpassbarkeit

Überhaupt bin ich mit der einfachen Bedienbarkeit von Office Manager sehr zufrieden. Mit der Software wurden beispielsweise die wichtigsten Standard-Dokumentenarchive für die Office-Verwaltung gleich mit installiert – insbesondere ein Archiv für Projekte und eins für die Buchhaltung. Mit ein paar Klicks konnte ich diese Archive an meine eigenen Anforderungen anpassen und auch das Layout der Programmoberfläche gestalten, erinnert sich der Veranstaltungstechniker.

Damit es mit der hundertprozentigen Archivierung auch klappt, werden alle Belege, E-Mails inklusive ihrer Anhänge, Rechnungen und viele andere Dokumente und Daten in Office Manager digital erfasst, verschlagwortet und revisionssicher archiviert. Dank Schnittstelle zur eingesetzten Vermietungssoftware gestaltet sich auch die Übernahme der Artikelstammdaten inklusive dazugehöriger Bilder und technischen Dokumentationen einfach. Index-Funktionen stellen dabei sicher, dass jedes Dokument richtig eingeordnet und kategorisiert wird, ergänzt Harald Krekeler.

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