Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Auch im blumigen Handwerk geht's nicht ohne Technik

Blumen-Koch organisiert und dokumentiert Auftragsabwicklung mit Office Manager DMS

BLUMEN-KOCH BERLIN

Berlin – Seit 1912 kreiert Blumen Koch, inzwischen in 4. Generation, mit viel Liebe zum Detail und Handwerkskunst individuelle Floristik für jeden Anlass. Gleich, ob festliche Tafeldekoration zum Botschaftsempfang, Palmen am Kurfürstendamm oder extravagante Blumenarrangements zur Hochzeit: Es gibt fast nichts, was Blumen-Koch in Sachen Floristik nicht kann.

Neben einem Ladengeschäft in Berlin Halensee betreibt der heutige Inhaber, Christian Koch, seit 2000 auch einen Onlineshop für Blumenversand in Berlin, Deutschland und weltweit. Im Durchschnitt gehen hier täglich 20 Bestellungen ein, an Saisontagen, wie Muttertag oder Valentinstag, sind es mit bis zu 200 Aufträgen am Tag deutlich mehr. Jede Bestellung wird einzeln in Handarbeit angefertigt. Dafür habe ich sowohl ein hoch motiviertes, kreatives Team als auch eine optimale interne IT-gestützte Organisation zur Erfassung und Bearbeitung der Bestellungen. Selbst im blumigen Handwerk geht es eben nicht ohne Technik, sagt Christian Koch.

Modernes Dokumentenmanagent

Gesteck (c) Blumen-Koch

Technische Unterstützung bekommen Koch und sein achtköpfiges Floristen-Team dabei von Office Manager DMS. Mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems organisiert Blumen-Koch nicht nur die Angebotserstellung, Auftragsannahme und Ausführung sondern dokumentiert auch Messebesuche und verwaltet die Leistungen seiner Lieferanten und Dienstleister. Sobald ein Auftrag über unsere Website eingeht, werden die Auftragsdaten über eine Schnittstelle direkt an Office Manager übertragen. Dort erhält jeder Kunde seinen eigenen, digitalen Ordner, in dem alle auftragsrelevanten Informationen von der Bestellung über den unterschriebenen Lieferschein als Beleg für die Auslieferung bis hin zur gestellten Rechnung abgelegt werden, erzählt Christian Koch.

Dazu gehören beispielsweise auch Gesprächsnotizen – insbesondere bei umfangreichen Aufträgen für Blumendekorationen zu Veranstaltungen oder im Rahmen der Trauerfloristik. Alle dabei erzeugten Dokumente, gleich ob Bilder, gescannte, handschriftliche Notizen oder E-Mails, werden im jeweiligen Kundenordner abgelegt. Somit sind alle Daten zu einem Kunden oder Auftrag an einem einzigen Ort gespeichert und in Sekundenbruchteilen verfügbar. Eine Rechtevergabe stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Informationen und Dokumente einsehen können, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager.

Aufgabenverwaltung und Workflow

Blumenstrauß (c) Blumen-Koch

Tätigkeiten und Termine werden Kochs Mitarbeitern übrigens über eine Aufgabentabelle zugeteilt. An fällige Tätigkeiten erinnert Office Manager mit einem Tonsignal, erledigte Aufgaben werden durchgestrichen angezeigt. So ist für Christian Koch jederzeit auch der aktuelle Bearbeitungsstand eines Auftrags einsehbar. Damit nicht genug: Wir können beispielsweise auch ganz genau vermerken, wo ein Strauß abgegeben wurde, wenn der Empfänger nicht angetroffen wurde. Dank der integrierten Suchfunktion finden wir den Hinterlegungsort über die Eingabe des Lieferdatums und der Lieferanschrift auf Knopfdruck, ergänzt Koch begeistert.

Und damit ist noch längst nicht Schluss, denn Office Manager bietet dem Berliner Floristen noch viel mehr Funktionen: Für Recherchezwecke oder den Warenbezug legt Koch ebenfalls eigene Ordner an. Wir dokumentieren beispielsweise unsere Messebesuche und vermerken in Office Manager, welche Waren wir auf welcher Messe gesehen, bestellt sowie erhalten haben und wo wir gegebenenfalls nachkaufen können, so Christian Koch. Apropos Warenbezug: Auch die Verarbeitung von Lieferungen und Eingangsrechnungen läuft mit Office Manager deutlich schneller und reibungsloser ab als zuvor. Rechnungen werden gleich nach dem Eingang eingescannt und stehen sofort zentral im elektronischen Archiv zur Verfügung. Für die weitere Bearbeitung können sie rasch mit Lieferscheinen, Preislisten oder möglichen Verträgen abgeglichen und zur Begleichung freigegeben werden. Auch meine Debitorenbuchhaltung läuft mit Office Manager noch effizienter, denn über eine Schnittstelle zur Rechnungswesensoftware stehen meiner Buchhaltung rechnungsrelevante Daten auf Knopfdruck zur Verfügung, so Christian Koch.

Unabhängig von diesem ganz praktischen Nutzen im Arbeitsalltag erfüllt Christian Koch mit Office Manager „nebenbei“ auch gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen, wie Aufträge und Rechnungen, werden nach den Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Daten im GoBD-Modus so archiviert, dass sie in unverfälschter Form einsehbar sind. Mögliche nachträgliche Änderungen werden dokumentiert.

Über BLUMEN-KOCH BERLIN

Das 1912 gegründete Berliner Blumenfachgeschäft wird am heutigen Firmensitz in Berlin-Halensee von Christian und Brise Koch in vierter Familiengeneration geleitet. Neben einem Ladengeschäft betreibt das Unternehmen auch einen Onlineshop, in dem Kunden aus aller Welt ihr individuelles Blumenarrangement bestellen. Die von Blumen-Koch Berlin gestalteten Bouquets werden innerhalb Berlins und deutschlandweit per Overnight-Kurier bis 12.00 Uhr geliefert. Als besonderen Service für die Hauptstadt bietet das Unternehmen neben Standard-Lieferung Werktags außerdem einen Early-Morning-Service, Tea-Time-Flowers, After-Work-Surprise an.

Für seinen Service und die innovative Weiterentwicklung des Familienunternehmens wurde Blumen-Koch Berlin mit dem GRENADER AWARD ausgezeichnet.

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