Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Schlanke Auftragsverwaltung

Schweizer Büwa AG schafft mit DMS-Lösung Office Manager Platz in den Aktenschränken

büwa

Bichwil – Die Schweizer Büwa AG bietet schon seit über 40 Jahren Schutz und Sicherheit nach Maß, wenn es um die Fertigung qualitativ hochwertiger Trennwände, Garderobenschränke, Drehschiebetüren und Handläufen geht. Da jeder Kundenauftrag individuell bearbeitet und jedes Produkt nach den spezifischen Anforderungen hergestellt wird, lässt sich ein gewisser bürokratischer Aufwand nicht vermeiden. Unterlagen und wichtige Dokumente – von der Kundenanfrage über das Angebot und die Rechnung bis hin zur Auslieferung der bestellten Waren – gilt es zu den einzelnen Aufträgen zu verwalten. Dies bedeutete bisher einen großen Papieraufwand und entsprechenden Platzbedarf zur Lagerung der Unterlagen. Zumal die Büwa AG auch Dokumente zu Altaufträgen vorhält.

Effizient archivieren

Um Platz zu schaffen und unsere Auftragsverwaltung schlanker sowie effizienter zu gestalten, haben wir uns für den Einsatz des Dokumenten Management Systems Office Manager Enterprise entschlossen, erklärt Martin Gmür, Geschäftsführer bei der Büwa AG. Mit der Lösung hat das Unternehmen in einem ersten Schritt bereits viele Altaufträge digital erfasst und archiviert. Zudem werden ab sofort auch die neuen Aufträge samt allen Unterlagen eingespeist und dort verwaltet. Hierfür hat die Büwa AG unter Heranziehung der Funktionspalette des Office Manager Enterprise ein entsprechendes Vorgehen entwickelt, wie Martin Gmür erläutert: Für jeden Auftrag wird bei uns ein Dossier mit allen Auftragsunterlagen angelegt. So erhalten unsere Mitarbeiter stets alle Informationen auf einem Blick.

Schnell recherchieren

Die Büwa AG kommt somit künftig nicht nur mit deutlich weniger Papier bei der Auftragsabwicklung aus. Relevante Dossiers können bei Bedarf dank der auf neuesten Texterkennungstechnologien gestützten Volltextsuchfunktion und intelligenten Verschlagwortung des Office Manager schneller aufgefunden werden. Dies gilt im Übrigen auch für die archivierten Auftragsdossiers. Ein Durchsuchen der physischen Papierarchive entfällt – ebenso der hierfür bisher erforderliche Platzbedarf.

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