Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagement im technischen Handel

Office Manager erleichtert tägliche Arbeit bei der EVB Handels GmbH

EVB Handels GmbH Bremen

Bremen – Von technischen Schläuchen, Schlaucharmaturen und Schneidringverschraubungen über Adapter, Kupplungen und Fittings bis hin zu Flanschen, Kompensatoren und Rohren: Die EVB Handels GmbH ist seit 1993 der Spezialist für Schlauchleitungen und Rohrzubehör. Das Unternehmen mit Sitz in Bremen ist damit eine zentrale Anlaufstelle für zahlreiche Kunden aus der Industrie, dem Schiff-, Maschinen- und Anlagenbau und vielen weiteren Bereichen. Um bei den vielen Kundenanfragen, Aufträgen und Bestellungen den Überblick über wichtige Belege, Zeichnungen, Handbücher und technische Datenblätter zu behalten, begann die EVB Handels GmbH 2011 mit der digitalen Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen.

Fujitsu Dokumentenscanner und zentrale Texterkennung

Hierzu greifen die Bremer Spezialisten auf den Office Manager Enterprise zurück. Mit der modernen DMS-Lösung scannten, verschlagworteten und indexierten sie zunächst ihre komplette Aktenablage.

fi-6130Z

Als Scanner kam und kommt für die Dokumentendigitalisierung der Fujitsu fi-6130 zum Einsatz. Der Farbduplex-Scanner, der dank entsprechender Schnittstellen reibungslos mit dem Office Manager kommuniziert, ist für typische Tagesvolumina zwischen 800 und 4.000 A4-Dokumenten konzipiert. Mit einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 40 Seiten pro Minute sind Unterlagen schnell elektronisch erfasst. Ein in der Archiv-Lösung hinterlegtes, auf die Bedürfnisse der EVB Handels GmbH zugeschnittenes Scanprofil macht dabei die automatisierte Belegerkennung möglich. In Kombination mit der integrierten OCR-Texterkennung werden Auftragsnummern automatisch von den gescannten Papieren gelesen und mit dem jeweiligen Dokument verknüpft im elektronischen Archiv abgelegt.

Die Texterkennung erfolgt dabei zentral - die OCR-Lösung "OmniPage" arbeitet auf dem Unternehmensserver. Eine Installation auf den PCs der Mitarbeiter entfällt, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Schnelle Beantwortung von Kundenanfragen

Neben der auftragsbezogenen Archivierung wird der Office Manager von der EVB Handels GmbH mittlerweile auch für die allgemeine Dokumentenverwaltung genutzt. Der Office Manager erleichtert so die tägliche Arbeit. Insbesondere bei Kundenanfragen und Rückfragen können wir schnell Auskunft geben und auf erforderliche Belege sowie Kundenzeichnungen zugreifen, zeigt sich Marc-Alexander Böwe, Verkaufsleiter bei der EVB Handels GmbH, mit der DMS-Lösung zufrieden.

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