Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagement wie im Flug

Falcon Center verwaltet Dokumente mit Office Manager DMS

Logo "Falke"Helvesiek – Rund 500 Falken leben im niedersächsischen Helvesiek. In dem kleinen Ort Nahe Bremen befindet sich nämlich eine der größten Falkenzuchtanlagen der Welt: das Falcon-Center. Gezüchtet werden die edlen Tiere hier von Hans Jürgen Küspert und in die ganze Welt verkauft. Allein die für die Vermarktung benötigten Dokumente, wie Ausfuhrgenehmigungen, Veterinärszeugnisse und Zolldokumente für jeden Falken, sind mehrere Zentimeter dicke Stapel. Hinzu kommen die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten in Deutschland, denn von der Geburt, über die Zucht bis hin zum Verkauf müssen wir jeden Aspekt des Lebens eines Falken gründlich dokumentieren und auswerten, erzählt Hans Jürgen Küspert.

Dokumentenvielfalt beherrschen

Um all die Lebensläufe, Dokumente und anfallenden Daten zu managen, machte sich der Besitzer des Falcon-Centers auf die Suche nach einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem: Ohne digitale Hilfe würden wir in der Papierflut ja den Überblick verlieren. Ganz zu schweigen von dem Platz, den wir für die Akten benötigen würden – den nutzen wir dann doch lieber für unsere Tiere, begründet Küspert. Die Wahl des Züchters viel auf Office Manager in der DMS-Edition Pro für kleine Netzwerke. Mit der Software verwaltet und archiviert er elektronische Dateien und gescannte Papierdokumente in einem gemeinsamen Archiv. In einem zweiten angelegten Archiv kann er dann auch noch seine privaten Daten mitverwalten.

Da Office Manager aber nicht nur mit Scanner, Drucker oder anderen IT-Geräten vernetzt werden kann, sondern auch mit dem E-Mail-Programm, kann Küspert nicht nur eingescannte Papierdokumente kinderleicht in das DMS einbinden, sondern auch E-Mails samt Anhängen per Drag&Drop überführen. Alle Dokumente werden über Volltextindexierung automatisch erfasst und einem Projekt, einem Kunden oder auch – wie im Falcon-Center – einem bestimmten Tier zugeordnet. Diese Volltextindexierung ermöglicht es später, dass Dokumente über eine Schlagwortsuche im Handumdrehen wieder zur Verfügung stehen, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Schneller Zugriff vor Ort

Archivliste in mobiler AppUnd noch einen guten Grund hatte Küspert, sich für Office Manager zu entscheiden: Die Office Manager App "DMS to-go" gewährt ihm auch von unterwegs sicheren Zugriff auf seine Unternehmensdaten. Dank der Synchronisierungsfunktion für Notebook und Online-Zugriff mit Smartphone kann der Züchter Dokumente aus dem Office Manager-Archiv weltweit suchen, abrufen, ansehen und herunterladen. Bequem über sein Smartphone greift er auf das elektronische Dokumentenarchiv zu, öffnet Dokumente per Fingertipp und fügt ihnen bei Bedarf Aufgaben zur späteren Erledigung am Arbeitsplatz hinzu. Der Office Manager ist für uns optimal, denn ich bin oft wochenlang unterwegs, pendle zwischen Deutschland, unserem zweiten Standort in Spanien und unseren Kunden in den Vereinigten Arabischen Emiraten hin und her. Aber egal, wo ich gerade bin, mit Office Manager habe ich alle Dokumente sowie E-Mails immer dabei. Das betrifft insbesondere auch die Papiere, ohne die ich ein Tier nicht transportieren oder verkaufen könnte. Die Kunden im Ausland sind oft überrascht, wie schnell ich an Ort und Stelle die gewünschten Daten eines Falken inklusive Stammbaum zur Verfügung habe, so Küspert.

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