Office Manager Dokumentenmanagementsystem

DMS fürs Tour-Management: "Der Hundeprofi" ist auf den Office Manager gekommen

Martin Rütter mit Hund. Foto: Marc Rehbeck

Bonn – Tour-Verwaltung per DMS-Lösung? Martin Rütter, jedem Hundebesitzer besser bekannt als "Der Hundeprofi", macht es vor. Der aus Rundfunk und TV bekannte Hundetrainer und Tierpsychologe tourt derzeit mit seiner Live-Show "Der tut nix!" durch ganz Deutschland. Organisiert wird die Tour durch sein Unternehmen, der Mina Entertainment GmbH. Bei der Organisation derart vieler Live-Shows fallen sehr viele unterschiedliche Belege, Verträge und Dokumente an. Hierbei den Überblick zu behalten, ist eine große Herausforderung, aber entscheidend für den Erfolg der Tour, berichtet Florian Quadt, ITK-Verantwortlicher bei der Mina Entertainment GmbH.

Bewährte Scan-Technik

Damit das gelingt, setzt das Unternehmen seit kurzem den Office Manager Pro ein. Mit dem europaweit bewährten Dokumenten Management System werden alle Dokumente digitalisiert und elektronisch archiviert, die bei der Verwaltung der "Der tut nix!"-Tour anfallen. Hierzu zählen vor allem Abrechnungen, die zunächst per Fujitsu ScanSnap gescannt, per OCR-Texterkennung erfasst, von der Lösung verschlagwortet und dann im System leicht wiederauffindbar abgelegt werden. Über den ScanSnap sind wir auch auf den Office Manager aufmerksam geworden, verweist Florian Quadt auf das bekannte, reibungslose Zusammenspiel zwischen dem Fujitsu-Scanner und der Archivsoftware, die speziell für diesen optimiert ist.

Automatisierte Arbeitsabläufe

Als Bonner Unternehmen mit einem weiteren Büro in der Medienstadt Köln kommt der Mina Entertainment GmbH ein besonderes Feature des Office Manager Pro entgegen: Alle mit dem DMS verwalteten Belege werden von der Lösung automatisch an die zuständige Niederlassung weitergeleitet und nach erfolgter Freigabe wieder importiert. Dabei wird jeder Versionsstand eines Dokuments protokolliert. Speziell für diesen Anwendungsbereich hat die Mina Entertainment GmbH mit unserer Unterstützung sogar einige Makros entwickelt, die vom Office Manager Pro zuverlässig ausgeführt werden, unterstreicht Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, den umfassenden Kundensupport.

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