Office Manager macht Mode
Boutique Modeversteck archiviert Geschäftsunterlagen mit digitalem Dokumentenmanagement-Tool
Königs Wusterhausen – Mit der Übernahme der Modeboutique "Modeversteck" vor einem Jahr kam auf Karin Spengemann eine Flut an auszufüllenden Anträgen, Verträgen und sonstigen Formularen zu. Dazu fielen die laufenden Order-Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen aus dem Tagesgeschäft an. Schnell wurde der Existenzgründerin klar, dass sie die Dokumente scannen und klug ablegen muss, wenn sie den Überblick behalten will.
Belege an zentraler Stelle verfügbar
Hinzu kommt, dass sich die Original-Dokumente in der Regel an verschiedenen Orten befinden: Order-Unterlagen gehören
in die Boutique, damit wir dort beim Eintreffen der Ware sofort abgleichen können, ob alles seine Richtigkeit hat.
Verträge wie beispielsweise für Miete, Strom, Bankkonten, Dienstwagen und Versicherungen dagegen verwahre ich in meinem
Büro zu Hause auf. Und Rechnungen wandern zunächst einmal ins Steuerbüro und anschließend zusammen mit den
Bankunterlagen in das Geschäft. Im Zweifel sind die Unterlagen immer gerade an einem anderen Ort als ich sie brauche
,
sagt Karin Spengemann, Geschäftsführerin von Modeversteck.
Die Wahl der pfiffigen Inhaberin fiel rasch auf die benutzerfreundliche Dokumentenmanagementsoftware Office Manager Pro im
Rundum-sorglos-Paket
mit dem Fujitsu ScanSnap. Office Manager ermöglicht es, sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente in einem gemeinsamen digitalen
Archiv aufzubewahren und zu verwalten.
Durch Definition von Scanprofilen wird eine Automatisierung beim Erfassen von Papierdokumenten möglich
, ergänzt Harald
Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten
Kategorien lassen sich die Dokumente dann binnen Sekunden wiederfinden und verarbeiten.
Onlineshop
Da wir seit einen Onlineshop für unser Modeversteck haben, ist der Bedarf für eine
saubere und nutzerfreundliche Archivierung noch einmal deutlich mehr angestiegen
so die Inhaberin der Boutique. Es geht ihr dabei nicht nur um die Archivierung der
täglich eingesetzten Fotos und Texte, sondern vor allem auch um die Vielzahl der Benachrichtigungen aus ihrem Shopsystem und – besonders wichtig – der Bezahldienstleister.
Hierbei ohne Office Manager DMS den Überblick zu behalten, ist für sie nur noch schwer vorstellbar.
Zugriff auch per Smartphone
Als besonderen Komfort empfindet die Existenzgründerin die neue App DMS "to go", mit der sie mit Hilfe ihres
Smartphones jederzeit einen Blick in ihr elektronisches Dokumentenarchiv werfen kann: Das hat mir schon oft geholfen,
denn auf meinen Reisen zu Lieferanten oder auf Modemessen möchte ich nicht immer den Laptop mitschleppen
, so
Spengemann. Stattdessen bietet ihr die App schnelle Zugriffsmöglichkeit auf alle vorliegenden Vorgänge. Meine Ordner habe
ich quasi in der Hosentasche immer dabei. Das hat schon so manchen Geschäftspartner ehrlich verblüfft
, freut sich Spengemann.
Boutique "Modeversteck"Inh. Karin Spengemann
Bahnhofstraße 7a – 1. Stock
15711 Königs Wusterhausen
Deutschland
Telefon: 03375-203098
www.modeversteck.de Weitere DMS-Fallstudien