Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Digitaler Aktenschrank für alle nichtmedizinischen Bereiche

Office Manager DMS erleichtert Praxisverwaltung der Gemeinschaftspraxis Dr. Kutscher

Gemeinschaftspraxis Dr. KutscherSchonach – Die Gemeinschaftspraxis Dr. Kutscher hat sich bereits in dritter Generation modernster Zahnheilkunde verschrieben. Im Mittelpunkt des seit 1954 bestehenden Familienbetriebes steht die Behandlung der großen und kleinen Patienten nach dem neuesten Stand der Wissenschaft. Gleichzeitig bestimmt eine ganzheitliche Denk- und Arbeitsweise, die im Einklang mit der Natur steht, die zahnmedizinische Behandlung.

Wir legen großen Wert auf einen sparsamen Umgang mit Ressourcen. Dazu gehört sowohl die Nutzung regenerativer Energie für die Energieversorgung unserer Praxis als auch ein möglichst papierloses Arbeiten. Dabei müssen wir aber auch die rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung einhalten, so dass sämtliche Verwaltungsprozesse mit einer modernen Software unterstützt werden, so Dr. med. dent. Jörg Kutscher.

Die Wahl des Zahnarztes fiel auf die Dokumentenmanagement-Software Office Manager. Seit Anfang 2017 nutzt das Praxisteam die DMS in der erweiterten Enterprise-Version vor allem für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen sowie zur Archivierung von Unterlagen. Mit Office Manager haben wir die Möglichkeit Papierdokumente zu digitalisieren und gleichzeitig originäre digitale Dokumente wie E-Mails, PDF- und Word-Dateien sowie Bilder zu verwalten, erzählt Dr. Kutscher.

Beinah unentbehrlich ist die Scan-Funktion geworden: Bei uns sammeln sich keine Papierberge mehr an. Alle Dokumente der Praxis, die nicht patientenbezogen sind, werden an einem Ort gemeinsam abgelegt: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Literatur, Korrespondenz, Schulungsunterlagen und vieles mehr. Das erlaubt uns einen schnellen Zugriff. Die hochsensiblen Patientendaten halten wir dagegen aus Datenschutzgründen nicht im DMS sondern in einer gesonderten Software, so Dr. Kutscher weiter.

Effiziente Buchhaltung

Über Schnittstellen können aus anderen Praxisprogrammen benötigte Informationen mit einem Mausklick direkt in Office Manager genutzt werden. Damit stellt Office Manager eine optimale Ergänzung zur Abrechnungs- und Buchhaltungssoftware der Gemeinschaftspraxis dar. Früher war die Buchhaltung immer mit einem immensen Aufwand verbunden: Dokumente mussten sortiert, kopiert, gelocht und abgeheftet werden. Und das alles nur, um sie dann in zig Ordnern, die viel Platz in Anspruch nahmen, wieder herauszusuchen, um alles in der richtigen Reihenfolge mit dem entsprechenden Kontoauszug abzuheften, erinnert sich der Mediziner.

Heute speichern seine Mitarbeiter die Rechnungen einfach mit dem Namen des Lieferanten, der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum ab. Dank der integrierten Texterkennung genügt die Eingabe eines Suchbegriffs, um in Sekundenschnelle Dokumente wieder verfügbar zu haben. Eine Rechtevergabe steuert, wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. Office Manager DMS ist revisionssicher: Weder ist unbeabsichtigtes Löschen möglich, noch können Daten manipuliert werden. So wie die Unveränderbarkeit eines Dokuments bestätigt werden kann, sind auch eventuelle Dokumentenänderungen nachvollziehbar. Denn der ursprünglich erfasste Beleg bleibt als Version im Archiv enthalten, ergänzt Harald Krekeler, Entwickler der Office Manager DMS.

Mobiler Archivzugriff

Für Dr. Kutscher besonders praktisch: Er kann sogar unterwegs auf seinem Smartphone die in Office Manager archivierten Dokumente lesen. Der Zugriff auf die Praxisverwaltung von unterwegs spart unnötige Fahrten. Als ich beispielsweise letztens eine Rechnung nicht dabei hatte, konnte ich per App von Hause aus darauf zugreifen und die Zahlungsfreigabe als Aufgabe an meine Mitarbeiterin erteilen. Früher hätte ich mit dem Auto erst zur Praxis fahren müssen – eine unnötige Zeit- und Kraftstoffverschwendung. Die Daten werden hierfür auf einer Synology NAS gespeichert und zwischen Praxis und Wohnung synchronisiert. Dadurch kann praktisch überall mit den gespeicherten Daten weitergearbeitet werden. Seit dem letzten Update im November 2017 kann Office Manager Enterprise das Datenbankverwaltungssystem MariaDB auf Synology als SQL-Server nutzen, ergänzt Harald Krekeler.

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