Vom Dokument zum Unternehmenswissen
PV-Unternehmer Uwe Pump greift auf 20 Jahre Anlagenhistorie zurück
Tönisvorst / Königs Wusterhausen – In Unternehmen fallen täglich Verträge, Rechnungen, technische Unterlagen und Betriebsdaten an. Diese Informationen müssen in der Regel 8 bis 10 Jahre, in vielen Fällen - beispielsweise wenn es um Gewährleistungsfristen geht – sogar mehrere Jahrzehnte, verfügbar sein.
Im Unternehmensalltag geht es allerdings nicht nur um die reine Dokumentenablage, sondern darum, Informationen schnell wiederzufinden, eindeutig
zuzuordnen und über lange Zeiträume nachvollziehbar zu halten. Gerade bei Investitionen mit langen Laufzeiten wird digitales Dokumentenmanagement
damit zu einem zentralen Baustein: In vielen Unternehmen wird Dokumentenmanagement noch immer als reine Archivierung verstanden. Tatsächlich geht es
aber darum, dass Informationen über lange Zeit hinweg nutzbar und schnell zugänglich bleiben. Denn so entsteht ein echter Mehrwert für Unternehmen
,
sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Das hat auch Photovoltaik-Unternehmer Uwe Pump erkannt. Für die Verwaltung seiner Unterlagen setzt er auf Office Manager DMS vom Softwarebüro Krekeler.
11 Standorte, 15.000 Quadratmeter Dachfläche und fast zwei Jahrzehnte Erfahrung
Zwischen 2007 und 2009 installierte er auf elf Dächern Photovoltaikanlagen mit einer Gesamtleistung von rund 1.850 kWp. Die Anlagen verteilen sich über etwa 15.000 Quadratmeter Dachfläche und erzeugen bis heute zuverlässig Strom.
Mit dem Betrieb der Anlagen wuchs die Zahl der zu verwaltenden Dokumente stetig: Dachpachtverträge, Einspeisevereinbarungen, Rechnungen,
technische Unterlagen, Wartungsnachweise, Garantien und Ertragsabrechnungen. All das muss dauerhaft verfügbar bleiben.
Bei Laufzeiten von 20 Jahren und mehr entsteht schnell eine sehr große Dokumentenmenge
, erklärt Uwe Pump.
Mit Office Manager DMS finde ich heute aber noch genauso schnell Unterlagen aus den Anfangsjahren wieder, wie ich auf aktuelle
Dokumente zugreifen kann. Ohne ein solches System wäre das im Alltag kaum noch handhabbar.
Allerdings geht es nicht nur um Archivierung, sondern um die Verknüpfung von Informationen: Dokumente lassen sich Projekten, Standorten und Anlagen eindeutig zuordnen und bleiben dadurch auch nachvollziehbar. Gleichzeitig unterstützen Funktionen wie Fristen- und Vorgangsverwaltung Pump bei der Organisation wiederkehrender Prozesse wie Wartungen, Prüfungen oder Vertragslaufzeiten.
Der Nutzen des Dokumentenmanagementsystems zeigt sich besonders dann, wenn Informationen über lange Zeiträume ausgewertet werden müssen.
So kann der Unternehmer aus Tönisvorst auf beinahe zwei Jahrzehnte Betriebs- und Ertragsdaten zurückgreifen und Entwicklungen nachvollziehen,
die ohne vollständige Dokumentation nicht mehr rekonstruierbar wären. Viele Entscheidungen im Betrieb basieren heute auf Informationen,
die Jahre zurückliegen und die wir kontinuierlich im DMS ablegen
, betont Uwe Pump. Nur weil diese Daten vollständig und
schnell zugänglich sind, lassen sich Entwicklungen wirklich bewerten und belastbare Aussagen treffen.
20 Jahre Daten schaffen neue Perspektiven: Vom Anlagenbetrieb zum neuen Geschäftsmodell
Wie wertvoll diese langfristige Datensicht ist, zeigen Beispiele aus seiner Unternehmenspraxis: Die erste Photovoltaikanlage von Uwe Pump fällt zum
aus der EEG-Förderung.
Für ihn selbst zeichnet sich eine wirtschaftliche Weiterführung nicht ab – auch deshalb, weil mit den Gestattungsgebern lediglich eine
Verlängerungsoption von fünf Jahren vereinbart wurde. Anders stellt sich die Situation für die Eigentümer der Hallen und Gebäude dar:
Ihnen bietet Pump die Anlagen aktuell zum Kauf an. Sie können die Photovoltaikanlagen auf Eigenverbrauch umstellen und damit ihre Stromkosten
deutlich senken. Zusätzliche Potenziale entstehen durch den Aufbau von Ladeinfrastruktur, etwa auf den Parkplätzen der Tennishalle:
Dort könnte Solarstrom für rund 25 Cent pro Kilowattstunde angeboten werden, was deutlich günstiger wäre als an öffentlichen Ladesäulen,
wo derzeit häufig zwischen 50 und 89 Cent pro Kilowattstunde verlangt werden
, verdeutlicht Uwe Pump.
Wesentliche Grundlage für diese Entscheidungen ist die lückenlose Dokumentation der vergangenen knapp zwei Jahrzehnte: Denn sämtliche
Ertragsdaten, Wartungen und Störungen wurden im Office Manager DMS archiviert und lassen sich jederzeit auf Knopfdruck nachvollziehen.
Dass die Anlagen auch nach fast 20 Jahren noch leistungsstark arbeiten, können wir heute mit belastbaren Daten belegen. Ohne die
vollständige Dokumentation wäre eine fundierte Bewertung für einen möglichen Weiterbetrieb oder Verkauf kaum möglich
, sagt Pump.
Degradation geringer als erwartet
Bereits zuvor hatte sich der Nutzen dieser Daten gezeigt. In den Anfangsjahren der Photovoltaik wurde im Schnitt von einer jährlichen
Leistungsabnahme der Module von rund einem Prozent ausgegangen. Die langfristigen Betriebsdaten von Uwe Pump zeichnen jedoch ein anderes Bild:
Die tatsächliche Leistungsentwicklung der Anlagen liegt deutlich unter den damaligen Annahmen zur
Degradation und wird zusätzlich durch
veränderte klimatische Bedingungen beeinflusst. Unsere Auswertungen zeigen sogar stabile bis leicht steigende Jahreserträge im Vergleich der
ersten Betriebsjahre
, so Pump. Ohne eine saubere Dokumentation über viele Jahre wäre auch diese Erkenntnis gar nicht möglich gewesen.
Eine PV-Reinigung rechnet sich nur in Ausnahmefällen
Auch die regelmäßige Reinigung der Anlagen wurde anfangs überschätzt: Es wird damit geworben, dass diese zu einer Erhöhung der Leistung von bis zu 10 % führt. Diese Aussage ist zwar richtig, aber die Reinigung führt nicht zu einer zehnprozentigen Erhöhung der Erträge.
Woran liegt das, beschreibt Uwe Pump: Ich habe im einmal die Reinigung tagsüber verfolgt und gemessen.
Die PV-Module sehen nicht nur besser aus, die Leistung ist gegenüber den nicht gereinigten PV-Modulen auch tatsächlich 8-10 % höher. Eine
Erhöhung der jährlichen Erträge war aber nicht zu verzeichnen. Was ist die Ursache für diesen vermeintlichen Widerspruch? Ganz einfach – nach
14 Tagen ist wieder alles beim Alten! Die PV-Module sind wieder verschmutzt und die Leistung und somit der Ertrag wieder vermindert.
Ausnahmen sind allerdings Dächer mit Emissionen z. B. aus Schweineställen, bei denen sich Ammoniak mit Staub aus Stroh verbindet und einen schmierigen Film bilden. Aber auch manche Bäume haben Absonderungen, die in Verbindung mit Schmutz einen Schmierfilm bilden, der zu einer deutlichen Leistungsminderung führt.
Dokumentenmanagement wird zum Unternehmenswissen
Der Praxisfall Uwe Pump zeigt: Dokumentenmanagement geht weit über die reine digitale Ablage hinaus. Es schafft die Grundlage dafür,
dass Informationen langfristig nutzbar bleiben und aus einzelnen Dokumenten Unternehmenswissen entsteht. Dokumentenmanagement bedeutet
nicht, Papier digital abzulegen
, fasst Harald Krekeler zusammen. Es geht darum, Informationen im Unternehmen dauerhaft verfügbar und
nutzbar zu machen; unabhängig davon, wie lange ein Projekt läuft, wie sich Strukturen und IT-Systeme verändern oder Mitarbeitende wechseln.