Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Das Dokumentenmanagement von Reifenhändler Reifen Meixner „rollt“ von selbst

Einsatz der Archivierungssoftware zur Verwaltung des Reifenlagers, zur Belegerkennung für Ein- und Auslagerungsscheine sowie der Reifenprüfberichte

Hochsaison

reifen meixner

Herrenberg – Es ist Mitte März und damit bald schon wieder Zeit für den Reifenwechsel: Runter mit den Winterschlappen, rauf mit den Sommerreifen. „Im April haben wir alle Hände voll zu tun – da möchten alle ihre Sommerreifen draufbekommen. Dazu kommen noch normale Reparatur- und Wartungstermine. Ohne professionelle EDV-Organisation würde diese stressige Zeit im Chaos enden“, sagt Frank Meixner, Geschäftsführer der AFM Reifenhandel GmbH.

Überblick und Ordnung behalten Frank Meixner, sein Bruder Alfred und die Angestellten dank der Dokumentenmanagement-Software Office Manager DMS. Das Unternehmen nutzt die Lösung in der Enterprise-Edition, die vor allem für Unternehmensnetzwerke ausgelegt ist. Zum Einsatz kommt Office Manager zur Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, als Archiv für Buchungsbelege gemäß den GoBD und insbesondere als elektronisches Archiv für das Reifenlager.

Scanprofile mit Belegerkennung

 

Jeder Kunde ist mit einer eigenen Kundenkartei in Office Manager erfasst. Sämtliche Belege, gleich ob Rechnungen, Ein- und Auslagerungsbelege für Reifen oder Prüfberichte, sonstiger Schriftwechsel und Terminvereinbarungen sind darin hinterlegt. Und weil es bei aller Sorgfalt und allen Sicherheitsgedanken beim Reifenwechsel dennoch schnell gehen muss, kommt Reifen Meixner vor allem die automatische Belegerkennung beim Scannen von Ein- und Auslagerungsbelegen sowie von Prüfberichten zu Gute.

Das Scannen von Papierdokumenten ist mit Office Manager ein Kinderspiel. Die Software archiviert das eingelesene Papierdokument und indexiert den Text mit Hilfe der integrierten OCR-Texterkennung, wodurch später eine datenbankgestützte Volltextsuche möglich wird, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager. Lieferscheine und Eingangsrechnungen, die einen Barcode enthalten, werden übrigens ebenfalls beim Scannen ausgelesen und so für die automatische Belegerkennung verwendet. Bei der Einrichtung der Scanprofile unterstützte das Softwarebüro Krekeler übrigens tatkräftig: Die nämlich wurden durch die Software-Experten selbst erstellt. Scanprofile ermöglichen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Profile können beispielsweise für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellt und die Bildverbesserungs- sowie die OCR-Optionen festlegt werden, informiert Krekeler.

Reifen-Meixner profitiert auf diese Weise von digitalen Akten, in denen alle angefallenen Dokumente eines Fahrzeuges gemeinsam verwaltet werden: Office Manager hilft uns sehr. Wir haben alle Einlagerungen im Blick, sehen aber auch jederzeit, wann welcher Beleg mit welchen Artikeln herausgegeben wurde. Das erspart uns sehr viel Zeit, denn wir müssen nicht mehr nach einem gerade benötigen Dokument suchen, freut sich Frank Meixner und ergänzt: Apropos Dokumentensuche – dank der integrierten Suchfunktion von Office Manager können wir beispielsweise nach Saisonbezeichnung, KFZ-Kennzeichen, nach Lagernummer oder nach Datum der Ein- und Auslagerung suchen und haben binnen Sekunden die benötigten Unterlagen auf dem Bildschirm.

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