Office Manager Dokumentenmanagementsystem

DMS-Lösung Office Manager punktet mit Stapeldruckfunktion beim Industriewaagen-Spezialisten RHEWA

RHEWA WaagenMettmann – Als vielseitig und flexibel einsetzbar präsentiert sich die Archivierungssoftware "Office Manager" auch in der Industrie: Bereits seit 2004 hat der Industriewaagen-Spezialist RHEWA die Lösung für ein effizientes Dokumentenmanagement erfolgreich im Einsatz. An insgesamt 30 Werks-Arbeitsplätzen und vier mobilen Rechnern im Service sowie im Außendienst sorgt der Office Manager seitdem für die zuverlässige Bereitstellung und Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente und beschleunigt so die Arbeitsprozesse bei dem in Mettmann ansässigen Unternehmen.

Überzeugt hatten RHEWA von der Lösung insbesondere deren Funktionen für den PDF-Stapeldruck sowie die Möglichkeit, Dokumente in jeweils unterschiedlicher Qualität für Druck, E-Mail-Versand sowie Internet zu digitalisieren und zu archivieren. Diese Funktionen wurden 2004 in dieser Ausgestaltung tatsächlich von keiner anderen, am deutschen Markt befindlichen DMS-Lösung unterstützt, bemerkt Harald Krekeler, Inhaber des gleichnamigen Softwarebüros, im Hinblick auf den maßgeblichen Anteil, den der Innovationscharakter des Dokumentenmanagers am Erfolg der Lösung in der Industrie hat.

Mit dem Office Manager gelingt RHEWA eine übersichtliche Zuordnung aller erfassten Dokumente zu den verschiedenen Organisationsbereichen: Digitalisierte Unterlagen zur internen Betriebsorganisation, mehrsprachige Produktdokumentationen, Veröffentlichungen des Produktmanagements, Dokumentationen des Qualitätsmanagements und verkaufsfördernde Dokumente für den Vertrieb werden in der DMS-Lösung in jeweils unterschiedlicher Farbe gekennzeichnet.

Da auch der Außendienst des Unternehmens stets mit den aktuellsten Unterlagen versorgt sein will, wird eine Auswahl an Dokumenten mit den entsprechenden Funktionen des Office Manager monatlich aus der elektronischen Dokumentenablage exportiert und entweder als ZIP-File oder direkt via FTP den Mitarbeitern zur Verwendung auf mobilen Rechnern bereitgestellt. Ebenfalls häufig bei RHEWA genutzt werden die Stapeldruckfunktionen für die vorhandenen Dokumentengruppen – in diesem Fall Handbücher und Revisionsunterlagen, aus denen selektiert werden kann, erläutert Harald Krekeler.

Der Office Manager fungiert bei RHEWA demnach auch als Basis des Druckverfahrens für die produktbegleitende Dokumentation im Versand. Hierzu können die Dokumente nicht nur in verschiedenen Qualitäten aus dem DMS bereitgestellt, sondern auch fertige Druckdateien im .prn-Format zur Erhöhung der Druckgeschwindigkeit eingebunden werden. Letzteres empfiehlt sich gerade bei hohen Qualitäten oder beim Stapeldruck, so Harald Krekeler. Übrigens: Freigegebene Produktfotos verwaltet RHEWA ebenfalls mit dem Office Manager – und zwar über ein zweites, separates Dokumentenarchiv.

Über RHEWA

Als Industriewaagen-Spezialist blickt RHEWA auf eine über 100-jährige Erfahrung in vierter Generation zurück. Unter dem Motto "auf Qualität geeicht" werden seit Jahrzehnten Branchen wie Transport- und Lagerlogistik, metallverarbeitende Industrie, Chemie- und Lebensmittelindustrie von RHEWA bedient, was sich in innovativen und hochwertigen Qualitätsprodukten widerspiegelt. RHEWA entwickelt und produziert am Standort Mettmann neben Standard-Wägesystemen auch individuelle Systemlösungen, die das Know-how der Serienproduktion nutzen und somit für den Anwender den optimalen Kosten-Nutzen-Effekt garantieren.

Die Anbindung der Wägetechnik an übergeordnete EDV-Systeme ermöglicht deren vollständige Integration in den jeweiligen Prozess mit der maximalen Nutzung aller Ressourcen - komplett aus einer Hand!

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