Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagement im Hotel

Schlossbräu Mariakirchen archiviert mit Office Manager DMS

Arnstorf – Reservierungen, Änderungen, Rechnungen, jede Menge Schriftverkehr: Auch Hoteliers müssen ihre Geschäftsunterlagen archivieren. Und zwar so, dass sie jederzeit schnell zugänglich sind und gelesen werden können. Aus diesem Grund setzen die Hotels der Schlossbräu Mariakirchen GmbH & Co. KG, das Schlossparkhotel mit angeschlossener Hausbrauerei sowie die sechs mk|hotels, mit dem Office Manager auf ein führendes Dokumenten-Management-System (DMS) aus dem Softwarebüro Krekeler.

Foto vom Schlossparkhotel Mariakirchen
Das Schlossparkhotel Mariakirchen

Gemeinsamer Zugriff auf zentrale Daten

Seit Anfang dieses Jahres ist der Office Manager in seiner Enterprise-Version im Einsatz. Wir haben das DMS auf einem zentralen Terminalserver installiert. Durch Vergabe von fünf Netzwerklizenzen können alle Hotels der Gruppe ihre Unterlagen gemeinsam archivieren – und das, obwohl sie bundesweit angesiedelt sind, informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Die speziell auf große Datenbestände und Unternehmensnetzwerke ausgerichtete Enterprise-Edition ermöglicht eine umfassende rechtssichere Dokumentation und Archivierung aller anfallenden Belege. Elektronische sowie eingescannte Dokumente lassen sich binnen Sekunden über die Volltextsuche und eine Zuordnung zu Kunden, Hotels oder Projekten auflisten. Für uns sind die Zeiten definitiv vorbei, in denen wir die große Menge an Dokumenten, vor allem im Reservierungsbüro, ausdrucken und zeitintensiv per Hand wegsortieren mussten. Die elektronische Archivierung ist schnell und spart die Zeit, die wir lieber für den Dienst am Gast nutzen, freut sich Johanna Lindner, Geschäftsführerin der Schlossbräu Mariakirchen GmbH & Co. KG.

Individuelle System-Anpassungen

Für Lindner sind die Ausbau- und Anpassungsmöglichkeiten, wie beispielsweise die Vergabe eigener Kataloginformationen, um Dokumente entlang der eigenen Wünsche zu archivieren und wiederzufinden, ein entscheidendes Kriterium für den Einsatz des Systems. Im Gegensatz zur isolierten E-Mail-Archivierung ermöglicht der Office Manager es ihren Mitarbeitern zudem, zusammengehörende Dokumente und Belege miteinander zu verknüpfen. Gerade im Tagungsbereich sowie bei der Planung und Durchführung von Hochzeitsfeiern sind Angebote, Rücksprachen, Verträge und vieles mehr per E-Mail und Fax sowohl mit unseren Gästen als auch Lieferanten die Regel. Mit der neuen Software können wir sämtliche, zu einer Veranstaltung gehörenden, Dokumente gemeinsam in einem elektronischen Archiv aufbewahren, resümiert die Hotelbetriebswirtin.

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