Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Kühlen Kopf bewiesen

Techno-Gewebe Hatzte setzt mit Office Manager auf modernstes Dokumenten-Management

Hatzte – Seit über dreißig Jahren produziert die Techno-Gewebe Hatzte GmbH hochwertige, flexible und einfach zu montierende textile Isolierungen. Unter dem Namen TECHNO-Matratzen werden die ursprünglich für den Schiffsbau entwickelten Bauteile heute überall dort angewandt, wo gegen Hitze isoliert und Energie gespart werden soll. Mittlerweile eilt dem Unternehmen ein derart guter Ruf voraus, dass Aufträge aus der ganzen Welt eingehen. Auf den hiermit stetig gestiegenen Verwaltungsaufwand reagierte das Unternehmen im Jahr 2010 mit der Anschaffung von Office Manager, einem innovativen Dokumenten-Management-System des Softwarebüro Krekeler.

Neue Übersichtlichkeit

Ventilgruppen-Isolierung
Isolierung einer Ventilgruppe
Foto: Techno-Gewebe Hatzte GmbH 

Da wir weder Lust noch Zeit besaßen, uns in ein aufwendiges DMS-System einzuarbeiten, haben wir uns damals ganz gezielt nach einer Lösung umgeschaut, die uns konkret bei der Zeichnungsverwaltung für die Konstruktion unterstützt, berichtet Dieter Vajen, Geschäftsführer der Techno-Gewebe Hatzte GmbH. Automatisch hielt so eine neue Übersichtlichkeit und eine damit verbundene Arbeitsentlastung der Mitarbeiter Einzug. Der Office Manager erfasst sofort die auf dem Server abgelegten Zeichnungsdateien und übernimmt automatisch die wichtigsten Kataloginformationen aus der Verzeichnisstruktur – mühseliges Suchen und die vielen kleinen zeitintensiven Arbeitsschritte gehören damit endgültig der Vergangenheit an, erklärt Vajen zufrieden. Darüber hinaus erlaubt der Manager individuelle Anpassungen, da er den Anwender neben der Übernahme bestehender Kataloginformationen auch nach neuen Angaben fragt und diese im zentralen Archiv hinterlegt.

Die DMS-Software stieß auf eine derart positive Resonanz, dass Vajen nach noch nicht einmal einem Jahr beschloss, auch die Office-Arbeitsplätze auszustatten. Nun werden zum Beispiel auch ausgehende Rechnungen automatisch elektronisch signiert und zudem eine umfassende rechtssichere Dokumentation und Archivierung aller relevanten Dokumente durchgeführt.

Weitere Zusammenarbeit

Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Techno-Gewebe und dem Softwarebüro Krekeler setzt sich aber noch weiter fort: Das IT-Unternehmen entwickelte Anfang 2012 eine speziell auf die Bedürfnisse der Techno-Gewebe Hatzte GmbH ausgerichtete Auswertungssoftware für die Optimierung der Produktionsabläufe.

Über Techno-Gewebe Hatzte GmbH

Das in Hatzte ansässige Unternehmen liefert hochwertige textile Isolierungen an Kunden in aller Welt. An ihrem zwischen Hamburg und Bremen liegendem Standort werden jährlich ca. 60.000 TECHNO-Matratzen für individuelle Kundenanforderungen gefertigt.

 

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