Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Rechnungsworkflow mit Office Manager

Vest DachTeam GmbH bearbeitet Buchungsbelege vollautomatisch

Dank Skriptfunktion werden Eingangsrechnungen schnell verteilt, bearbeitet und dem Steuerbüro übermittelt

Vest DachTeam GmbH

Recklinghausen – Seit mehr als 11 Jahren ist das Vest DachTeam und Vest SanierungsTeam Recklinghausen kompetenter Ansprechpartner in den Fachbereichen Dach und Wand sowie Renovierung und Sanierung. Unter Leitung von Dachdeckermeister Eugen Besel führen die 75 Handwerker Arbeiten an Steil- und Flachdächern aus, renovieren und sanieren Fassaden, übernehmen Fliesen- und Trockenbau- sowie klassische Maler- und Lackierarbeiten.

Eine effiziente Projektabwicklung und professionelle Objektbetreuung ist die eine Sache. Dafür müssen wir uns aber auf innovative EDV-gestützte Projektdokumentation verlassen. Im Office Manager haben wir eine Dokumentenmanagementsoftware gefunden, die uns insbesondere bei der digitalen Archivierung von Buchungsbelegen und Bau-Projektunterlagen zuverlässig unterstützt, so Eugen Besel, Geschäftsführer der Vest DachTeam GmbH.

Rechnungseingangsverarbeitung

Begeistert zeigt sich Besel, der die benutzerfreundliche DMS in der Enterprise-Version im Unternehmensnetzwerk nutzt, insbesondere von der Skriptfähigkeit. Mit ihrer Hilfe kann der gesamte Workflow bei der Rechnungserfassung nachgebildet werden: Statt von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben zu werden, verschickt das DMS elektronische und digitalisierte Eingangsrechnungen vollautomatisch an die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen. So können diese binnen Sekunden geprüft und für Buchungen freigegeben werden. Hinzu kommt: Eine im Office Manager integrierte Texterkennung erfasst sämtliche Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer und -datum, Absender sowie Beträge und speichert sie zusammen mit dem Dokument. Wir sparen auf diese Weise viel Zeit, denn das mühselige Abtippen der Rechnungsdaten entfällt, freut sich Eugen Besel.

Wie genau Office Manager dabei arbeitet, erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler: Office Manager erkennt, ob es sich beim Rechnungsempfänger um Vest DachTeam oder Vest SanierungsTeam handelt. Der Anwender wird nun gefragt, welcher Kollege im Unternehmensnetzwerk für die jeweilige Rechnungsprüfung zuständig ist. Daraufhin erstellt die Software eine Tätigkeit, beispielsweise Rechnung prüfen, und der zuständige Mitarbeiter wird vom System zur Prüfung aufgefordert. Nach erfolgreicher Erledigung der Aufgabe wird die Rechnung als freigegeben an eine Mitarbeiterin von Vest DachTeam geleitet, die schließlich die Zahlung veranlasst und sie zur Buchung an das Steuerbüro gibt.

Weitergabe als TIFF an DATEV

Die Weitergabe der elektronischen Rechnungen an das Steuerbüro über eine API-Schnittstelle erfolgt dann ebenfalls vollautomatisch: Aus dem PDF-Beleg erstellt Office Manager eine TIFF-Datei und kopiert diese in einen DATEV-Austauschordner, auf welchen der Steuerberater zugreift. Zusätzlich wird im Protokoll des Dokuments ein entsprechender Hinweis hinterlegt, um die Weitergabe später nachvollziehen zu können.

Archivzugriff von unterwegs

Dank mobiler App kann ich zudem sämtliche Buchungsinformationen und Dokumente auch unterwegs einsehen. Ich bin zwar in erster Linie draußen beim Kunden unterwegs. Dennoch muss ich ja einen Überblick über meine Buchhaltung haben und möchte beispielsweise wissen, ab welchem Stichtag neue Rechnungsbelege dazugekommen sind und ob diese schon bearbeitet wurden, ergänzt Eugen Besel. Seine Mitarbeiter freuen sich dagegen über einen ganz anderen, praktischen Nutzen der mobilen App: Sie können auf Baustellen auf freigegebene Dokumentationen und Bauzeichnungen zurückgreifen, die im Office Manager projektgebunden verfügbar sind.

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