Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Aktenordner adé

Würsch Obsthandel setzt auf digitales Archivsystem

Zürich – Seit mehr als 45 Jahren bestimmt der Handel mit frischem Obst und Gemüse den Tagesablauf von Erwin Suter, Geschäftsführer der Würsch Obsthandel AG. Ohne E-Mail-Korrespondenz und Internet sind auch hier die betrieblichen Abläufe kaum noch denkbar. Dennoch fallen täglich große Papiermengen, wie beispielsweise ein- und ausgehende Rechnungen, Lieferscheine und Geschäftspost an. Um nicht den Überblick zu verlieren, relevante Informationen bei Bedarf schnell zur Hand zu haben und vor allem auch revisionssicher zu archivieren, setzt die Würsch Obsthandel AG seit 2009 auf das Dokumenten-Management-System Office Manager.

Foto Obstlager

Digitales Archiv ersetzt Papier-Akten

Mit der DMS-Lösung wickeln wir seit drei Jahren unsere Dokumenten-Prozesse elektronisch ab. Hierzu scannen wir unter anderem alle ein- und ausgehenden Papier-Belege ein. Anschließend werden diese mit Schlagwörtern und Kataloginformationen in das Archivsystem eingepflegt, so dass sie unseren Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen. Aktenordner gehören bis auf wenige Ausnahmen bei uns deshalb auch der Vergangenheit an, zeigt sich Erwin Suter zufrieden. Dabei sorgt die Kombination aus Volltext- und Attributsuche des Office Manager dafür, dass Dokumente und Belege kurzfristig gefunden und angezeigt werden: Die Mitarbeiter von Würsch Obsthandel geben nur noch den gesuchten Begriff ein und das Programm findet das Dokument innerhalb einer Sekunde.


Versand- und Liegezeiten reduziert

"Der Office Manager verknüpft hierzu jedes erfasste Dokument mit parallelen Eigenschaften, den so genannten Kataloginformationen. Welche Eigenschaften ein Dokument dabei erhält, entscheidet der Anwender. Es können beispielsweise Kundenname, Rechnungsstatus und Rechnungsnummer sein. Mit Hilfe dieser Dokumenteigenschaften sind dann beliebige Recherchen möglich, die in einer Ergebnistabelle übersichtlich dargestellt werden", erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler, das Prinzip. Die Würsch Obsthandel AG profitiert als Anwender dabei nicht nur von der Zeiteinsparung – neben der beschleunigten Dokumentensuche werden auch Versand- und Liegezeiten reduziert. Da die Verwaltung aller elektronischen und zuvor papiergebundenen Dokumente nun in einem gemeinsamen, zentralen Archiv erfolgt und ehemals papiergebundene Dokumente nach ihrer Digitalisierung häufig vernichtet werden dürfen, spart Würsch Obsthandel nach eigenen Angaben darüber hinaus Lagerplatz in bedeutendem Umfang ein.

Nach dem Start mit der DMS-Edition Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke hat das Unternehmen im vergangenen Jahr auf die Enterprise-Version mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheitsanforderungen umgestellt.

Über Würsch Obsthandel

Die Würsch Obsthandel AG in Zürich ist Großhändler für frisches Obst und Gemüse. Die Waren stammen hauptsächlich aus regionalem Anbau sowie von europäischen Erzeugern.

 

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