Home > Glossar > Dokumentenmanagement > GoBD

DMS-Glossar

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind Verwaltungsvorschriften in Deutschland. Die GoBD wurden am vom Bundesministerium der Finanzen als Ersatz für die GDPdU erstmalig herausgegeben und traten am in Kraft.

Als Verwaltungsvorschrift gelten die Regeln formal nur für Verwaltungen und nicht für die Steuerpflichtigen. Sie sind aus Sicht der Verwaltung geschrieben und regeln, wie die Finanzbehörden zu prüfen haben. Daraus ergibt sich aber eine mittelbare Verpflichtung für alle Unternehmen, diese Vorschriften einzuhalten.

Im Kern legen die GoBD fest, wie steuerrelevante Daten durch EDV-Systeme (insbesondere Buchhaltungs-, Kassen-, Warenwirtschafts und Archiviersysteme, aber beispielsweise auch elektronische Waagen und die Zeiterfassung) zu verarbeiten sind. Dies umfasst insbesondere die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Wichtige Anforderungen in der Praxis

6 wichtige Anforderungen der GoBD

Nachvollziehbarkeit

Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen und durch sachverständige Dritte in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Die Geschäftsvorfälle lassen sich lückenlos nachverfolgen, was eine vollständige Verfahrensdokumentation voraussetzt.

Vollständigkeit

Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Die Verpflichtung entfällt nur, wenn dies technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Bei der Datenerfassung sind technische und organisatorische Plausibilitätskontrollen durchzuführen.

Richtigkeit

Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.

Zeitgerechte Erfassung

Jeder Geschäftsvorfall ist möglichst unmittelbar zu erfassen – grundsätzlich wird laufend gebucht. Es ist nicht zulässig, Belege vorerst nur zu sammeln und nach langer Zeit gebündelt aufzuzeichnen. Hiermit soll u. a. verhindert werden, dass Geschäftsvorfälle später anders dargestellt oder ausgelassen werden. Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen gilt innerhalb von zehn Tagen grundsätzlich als unbedenklich. Kassenvorgänge sind täglich festzuhalten.

Ordnung

Der Grundsatz der Klarheit verlangt eine systematische Buchung und geordnete Archivierung von Belegen. Eine planlose Sammlung würde zu Unübersichtlichkeit führen und ist nicht zulässig. Buchungsbelege müssen über eine eindeutige und fortlaufende ID bzw. Belegnummer einfach gefunden werden.

Unveränderbarkeit

Die Daten, Buchungen und Belege sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Veränderungen und Löschungen von Daten müssen nachvollziehbar protokolliert sein (Revisionssicherheit).

Gesamtstruktur der GoBD einblenden
  1. Allgemeines
    1. Nutzbarmachung außersteuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für das Steuerrecht
    2. Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
    3. Aufbewahrung von Unterlagen […]
    4. Ordnungsvorschriften
    5. Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern
    6. Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen […]
    7. Aufzeichnungen
    8. Bücher
    9. Geschäftsvorfälle
    10. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
    11. Datenverarbeitungssystem; Haupt-, Vor- und Nebensysteme
  2. Verantwortlichkeit
  3. Allgemeine Anforderungen
    1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit […]
    2. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
      1. Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
      2. Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
      3. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen […]
      4. Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
      5. Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
  4. Belegwesen (Belegfunktion)
    1. Belegsicherung
    2. Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung
    3. Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
    4. Besonderheiten
  5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge […]
    1. Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen
    2. Digitale Grund(buch)aufzeichnungen
    3. Verbuchung im Journal (Journalfunktion)
    4. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung (Hauptbuch)
  6. Internes Kontrollsystem (IKS)
  7. Datensicherheit
  8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  9. Aufbewahrung
    1. Maschinelle Auswertbarkeit (§ 147 Absatz 2 Nummer 2 AO)
    2. Elektronische Aufbewahrung
    3. Bildliche Erfassung von Papierdokumenten
    4. Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel
  10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    1. Verfahrensdokumentation
    2. Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen
  11. Datenzugriff
    1. Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 AO
    2. Umfang der Mitwirkungspflicht nach §§ 147 Absatz 6 und 200 Absatz 1 Satz 2 AO
  12. Zertifizierung und Software-Testate
  13. Anwendungsregelung

Vollständiger Text

Die GoBD finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen:

Im Dokumentenmanagement

Damit diese Anforderungen erfüllt werden, müssen Archivierungslösungen unter anderem die Verfahrensdokumentation (inklusive der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit), die elektronische Archivierung, die maschinelle Auswertbarkeit und die Regelung des Datenzugriffs durch Finanzbehörden ermöglichen.

Mit dem GoBD-Modus in Office Manager DMS archivieren Sie alle papiergebundenen und digitalen Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivsystem.

Gleichstellung der elektronischen Archivierung mit der Papierablage

Die elektronische Archivierung ist der Papierablage rechtlich gleichgestellt. Es ist ausdrücklich erlaubt, steuer- und handelsrechtlich relevante Papierbelege zu scannen. Die gescannten Dokumente ersetzen dann die Originale, so dass die Papierbelege vernichtet werden dürfen. Siehe auch RESISCAN - Ersetzendes Scannen

Den Prozess der Papiervernichtung müssen Sie dann jedoch in der Verfahrensdokumentation beschreiben, damit im Falle einer Betriebsprüfung alle Abläufe nachvollziehbar sind! In der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD geben Sie an, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Aber: Digitale Belege, beispielsweise eine Rechnung, die Sie als PDF-Datei erhalten, müssen Sie als solche aufbewahren. Sollten Sie sich diese PDF-Datei aus welchem Grund auch immer ausdrucken wollen, müssen Sie das originale, digitale Dokument gemeinsam mit der E-Mail, mit der es gesendet wurde, archivieren.