Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ein steuerrechtliches Dokument eigentlich aufbewahrt werden? Und welche Regelungen gelten für all die Unterlagen, die ganz individuell branchenspezifisch anfallen?

Beginnend bei den Fristen für Buchhaltungsunterlagen, die branchenübergreifend gelten, haben wir auf den folgenden Seiten die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Schriftstücke und Unterlagen, mit denen Sie es im laufenden Betrieb zu tun bekommen können, zusammengetragen.

Branchen

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die Informationen richten Sie an Unternehmen und Selbständige in Deutschland.

Allgemeine steuerrelevante Belege

Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. Sie können diese in der Abgabenordnung, Paragraph 147, einsehen.

Grundsätzlich gilt:

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 8 Jahre. Bis 2024 waren 10 Jahre vorgeschrieben.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen müssen 6 Jahre archiviert werden.

Beginn der Laufzeit

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem

der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde,
der Buchungsbeleg entstanden ist,
der letzte Eintrag in ein Buch erfolgte,
die Bilanz oder der Bericht aufgestellt wurde,
der Vertrag abgelaufen ist.

Liste ausgewählter Belege

Die nachfolgend aufgeführte Liste ist alphabetisch sortiert und mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen angegeben:

Angebot mit Auftragsfolge: 6 Jahre; Empfehlung: Sofern datenschutzrechtlich zulässig, alle Angebote als Geschäftsbrief für 6 Jahre archivieren.
Antrag auf Arbeitnehmersparzulage: 6 Jahre
Anzahlungsbeleg: 8 Jahre
Auftragsbestätigung: 6 Jahre
Auftragszettel: 8 Jahre
Ausgangsrechnung: 8 Jahre
Auszahlungsbeleg: 8 Jahre
Bankbeleg: 10 Jahre
Beitragsabrechnung der Sozialversicherungsträger: 8 Jahre
Bestellung: 6 Jahre; Tipp: Heben Sie Bestellungen mit einer Unterschrift des Kunden mindestens bis zum Auftragsabschluss und der Zahlung als Beweismittel im Original auf.
Betriebskostenrechnung: 8 Jahre
Bewerbung: 0 bis 6 Monate; Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht oder zurückgegeben werden. Der Arbeitgeber darf die Unterlagen jedoch für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot verteidigen zu können. Bewerbungen sind sensible Daten, die nur den Personen zugänglich sein dürfen, die direkt mit dem Verfahren befasst sind. Die Frist beginnt nicht erst mit dem Jahresende, sondern mit Abschluss des Bewerbungsprozesses.
Bewirtungsbeleg: 8 Jahre
Bilanz: 10 Jahre; Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Börsenauftrag: 6 Jahre
Buchungsbeleg: 8 Jahre
Clearing-beleg: 8 Jahre
Darlehensunterlagen: 6 Jahre
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg: 8 Jahre
Dauerauftragsunterlagen: 8 Jahre
Depotauszug: 10 Jahre
Einfuhr- und Exportunterlagen: 8 Jahre
Eingangsrechnung: 8 Jahre
Einzahlungsbeleg: 8 Jahre
Eröffnungsbilanz: 10 Jahre; Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Essensmarkenabrechnung (soweit kein Buchungsbeleg): 6 Jahre
Fahrtenbuch: 8 Jahre
Fahrtkostenerstattung: 8 Jahre
Feuerversicherungsunterlagen: 6 Jahre
Gehaltsliste: 8 Jahre
Geschäftsbericht: 10 Jahre
Geschäftsbrief: 6 Jahre
Geschenknachweis: 6 Jahre
Gewerbesteuerunterlagen: 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung: 10 Jahre
Gutschriftanzeige: 8 Jahre
Handelsbilanz: 10 Jahre
Handelsbrief: 6 Jahre
Handelsregisterauszug: 6 Jahre
Hauptbuch und -karteien: 10 Jahre
Inkassobuch: 10 Jahre
Inventur: 10 Jahre
Investitionszulagen (Unterlagen): 6 Jahre
Jahresabschluss und -erläuterungen: 10 Jahre
Jubilarfeier- / Jubiläumsunterlagen: 8 Jahre
Kalkulationsunterlagen: 6 Jahre
Kantinenunterlagen: 6 Jahre
Kassenzettel und –beleg (soweit nicht Buchungsgrundlage): 6 Jahre; Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6, 8 oder gar 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Kontoauszug: 10 Jahre
Kostenvoranschlag: 6 Jahre
Krankenkasse, An-, Ab-, Ummeldung: 6 Jahre
Lagebericht: 10 Jahre
Leasingvertrag: 6 Jahre
Lieferschein: 8 Jahre; Achtjärige Aufbewahrung, sofern die Lieferung im Zusammenhang mit einer Rechnung steht. Sonst 6 Jahre.
Lizenzunterlagen: 10 Jahre
Lohnbeleg: 8 Jahre
Mahnbescheid: 30 Jahre
Mietunterlagen: 6 Jahre
Mutterschaftsgeldunterlagen: 8 Jahre
Nachnahmebeleg (soweit Buchungsbeleg): 8 Jahre
Nachnahmebeleg (soweit kein Buchungsbeleg): 6 Jahre
Nebenbücher: 10 Jahre
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung: 8 Jahre
Pachtunterlagen: 6 Jahre
Patent: 6 Jahre
Pensionsrückstellungsunterlagen: 10 Jahre
Pfändungsunterlagen: 10 Jahre
Postgebührenbeleg: 8 Jahre
Preisliste: 6 Jahre
Protokoll (allgemeiner Art): 6 Jahre
Prospekt: Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht
Quittung: 8 Jahre
Rechnung: 8 Jahre
Rechnung, elektronisch: 8 Jahre; Beachten Sie bitte, dass bei elektronischen Belegen kein Medienbruch zulässig ist, ein Ausdruck der Rechnung genügt nicht. Sie müssen digitale Rechnungen im Originalformat digital archivieren. Wenn Sie Rechnungen als E-Mail-Anlage erhalten, dann sollte die gesamte Mail aufbewahrt werden. Siehe Hinweise.
Rechtsstreitfall mit Unterlagen: 6 Jahre
Reisekostenabrechung: 8 Jahre
Rentenversicherungsnachweis: 6 Jahre
Sachanlagevermögenskartei: 10 Jahre
Sachkonten: 8 Jahre
Schriftwechsel: 6 Jahre
Skontounterlagen: 8 Jahre
Spendenbescheinigung: 8 Jahre
Steuerunterlagen und Steuererklärungen: 10 Jahre
Stornobeleg: 8 Jahre
Tankquittung: 8 Jahre; Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6, 8 oder gar 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Telefonkostennachweis: 8 Jahre
Überstundenliste: 6 Jahre
Überweisungsbeleg: 8 Jahre
Umsatzsteuervoranmeldungen: 10 Jahre
Unfallversicherungsunterlagen: 6 Jahre
Urlaubsliste: 6 Jahre
Urlaubsliste (soweit Buchungsgrundlage für Rückstellungen): 8 Jahre
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen): 10 Jahre
Verkaufsbeleg, Verkaufsbücher: 8 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbeleg): 8 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (soweit kein Buchungsbeleg): 6 Jahre
Verrechnungskonten, Verrechnungsunterlagen: 10 Jahre
Versicherungspolice: 6 Jahre
Vertrag: 6 Jahre; Tipp: Heben Sie Verträge mit einer Unterschrift des Vertragspartners als Beweismittel im Original auf.
Wareneingangs- und -ausgangsbuch: 10 Jahre
Wechsel: 6 Jahre
Werbebrief: Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht. Beachten Sie aber die Angrenzung zu einem Angebotsschreiben mit Auftragsfolge.
Werbegeschenknachweis: 8 Jahre
Wertberichtigung: 8 Jahre
Zahlungsanweisung: 8 Jahre
Zinsbeleg: 8 Jahre
Zollbeleg, allgemein: 6 Jahre
Zollbeleg, Unterlagen: 10 Jahre; Die Zehnjahresfrist betrifft "Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben".
Zwischenbilanz, Zwischengewinnermittlung: 10 Jahre