Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ein steuerrechtliches Dokument eigentlich aufbewahrt werden? Und welche Regelungen gelten für all die Unterlagen, die ganz individuell branchenspezifisch anfallen?

Beginnend bei den Fristen für Buchhaltungsunterlagen, die branchenübergreifend gelten, haben wir auf den folgenden Seiten die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Schriftstücke und Unterlagen, mit denen Sie es im laufenden Betrieb zu tun bekommen können, zusammengetragen.

Branchen

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die Informationen richten Sie an Unternehmen und Selbständige in Deutschland.

Allgemeine steuerrelevante Belege

Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. Sie können diese in der Abgabenordnung, Paragraph 147, einsehen.

Grundsätzlich gilt:

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 8 Jahre. Bis 2024 waren 10 Jahre vorgeschrieben.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen müssen 6 Jahre archiviert werden.

Beginn der Laufzeit

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem

der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde,
der Buchungsbeleg entstanden ist,
der letzte Eintrag in ein Buch erfolgte,
die Bilanz oder der Bericht aufgestellt wurde,
der Vertrag abgelaufen ist.

Liste ausgewählter Belege

Die nachfolgend aufgeführte Liste ist alphabetisch sortiert und mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen angegeben:

Angebote mit Auftragsfolge: 6; Empfehlung: Sofern datenschutzrechtlich zulässig, alle Angebote als Geschäftsbrief für 6 Jahre archivieren.
Antrag auf Arbeitnehmersparzulage: 6
Anzahlungsbelege: 8
Auftragsbestätigungen: 6
Auftragszettel: 8
Ausgangsrechnungen: 8
Auszahlungsbelege: 8
Bankbelege: 8
Beitragsabrechnung der Sozialversicherungsträger: 8
Bestellungen: 6; Tipp: Heben Sie Bestellungen mit einer Unterschrift des Kunden mindestens bis zum Auftragsabschluss und der Zahlung als Beweismittel im Original auf.
Betriebskostenrechnungen: 8
Bewerbungen: 0 bis 6 Monate; Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht oder zurückgegeben werden. Der Arbeitgeber darf die Unterlagen jedoch für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot verteidigen zu können. Bewerbungen sind sensible Daten, die nur den Personen zugänglich sein dürfen, die direkt mit dem Verfahren befasst sind.
Bewirtungsbelege: 8
Bilanzen: 10; Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Börsenaufträge: 6
Buchungsbelege: 8
Clearing-Belege: 8
Darlehensunterlagen: 6
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg: 8
Dauerauftragsunterlagen: 8
Depotauszüge: 8
Einfuhr- und Exportunterlagen: 8
Eingangsrechnungen: 8
Einzahlungsbelege: 8
Eröffnungsbilanzen: 10; Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Essensmarkenabrechnungen (soweit kein Buchungsbeleg): 6
Fahrtenbücher: 8
Fahrtkostenerstattung: 8
Feuerversicherungsunterlagen: 6
Gehaltslisten: 8
Geschäftsberichte: 10
Geschäftsbriefe: 6
Geschenknachweis: 6
Gewerbesteuerunterlagen: 6
Gewinn- und Verlustrechnung: 10
Gutschriftanzeigen: 8
Handelsbilanz: 10
Handelsbriefe: 6
Handelsregisterauszüge: 6
Hauptbücher und -karteien: 10
Inkassobücher: 10
Inventuren: 10
Investitionszulagen (Unterlagen): 6
Jahresabschluss und -erläuterungen: 10
Jubilarfeier- / Jubiläumsunterlagen: 8
Kalkulationsunterlagen: 6
Kantinenunterlagen: 6
Kassenzettel und –belege (soweit nicht Buchungsgrundlage): 6; Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6 oder 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Kontoauszüge: 8
Kostenvoranschläge: 6
Krankenkasse, An-, Ab-, Ummeldung: 6
Lageberichte: 10
Leasingverträge: 6
Lieferscheine: 8; Achtjärige Aufbewahrung, sofern die Lieferung im Zusammenhang mit einer Rechnung steht. Sonst 6 Jahre.
Lizenzunterlagen: 10
Lohnbelege: 8
Mahnbescheide: 30
Mietunterlagen: 6
Mutterschaftsgeldunterlagen: 8
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbeleg): 8
Nachnahmebelege (soweit kein Buchungsbeleg): 6
Nebenbücher: 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung: 8
Pachtunterlagen: 6
Patente: 6
Pensionsrückstellungsunterlagen: 10
Pfändungsunterlagen: 10
Postgebührenbelege: 8
Preislisten: 6
Protokolle (allgemeiner Art): 6
Prospekt: Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht
Quittungen: 8
Rechnungen: 8
Rechnungen, elektronisch: 8; Beachten Sie bitte, dass bei elektronischen Belegen kein Medienbruch zulässig ist, ein Ausdruck der Rechnung genügt nicht. Sie müssen digitale Rechnungen im Originalformat digital archivieren. Wenn Sie Rechnungen als E-Mail-Anlage erhalten, dann sollte die gesamte Mail aufbewahrt werden. Siehe Hinweise.
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen: 6
Reisekostenabrechungen: 8
Rentenversicherungsnachweise: 6
Sachanlagevermögenskarteien: 10
Sachkonten: 8
Schriftwechsel: 6
Skontounterlagen: 8
Spendenbescheinigung: 8
Steuerunterlagen und Steuererklärungen: 10
Stornobelege: 8
Tankquittungen: 8; Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6 oder 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Telefonkostennachweise: 8
Überstundenlisten: 6
Überweisungsbelege: 8
Umsatzsteuervoranmeldungen: 10
Unfallversicherungsunterlagen: 6
Urlaubslisten: 6
Urlaubslisten (soweit Buchungsgrundlage für Rückstellungen): 8
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen): 10
Verkaufsbelege, Verkaufsbücher: 8
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbeleg): 8
Vermögenswirksame Leistungen (soweit kein Buchungsbeleg): 6
Verrechnungskonten, Verrechnungsunterlagen: 10
Versicherungspolicen: 6
Verträge: 6; Tipp: Heben Sie Verträge mit einer Unterschrift des Vertragspartners als Beweismittel im Original auf.
Wareneingangs- und -ausgangsbücher: 10
Wechsel: 6
Werbebrief: Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht. Beachten Sie aber die Angrenzung zu einem Angebotsschreiben mit Auftragsfolge.
Werbegeschenknachweise: 8
Wertberichtigungen: 8
Zahlungsanweisungen: 8
Zinsbelege: 8
Zollbelege, allgemein: 6
Zollbelege, Unterlagen: 10; Die Zehnjahresfrist betrifft "Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben".
Zwischenbilanzen, Zwischengewinnermittlung: 10