Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ein steuerrechtliches Dokument eigentlich aufbewahrt werden? Und welche Regelungen gelten für all die Unterlagen, die ganz individuell branchenspezifisch anfallen?

Beginnend bei den Fristen für Buchhaltungsunterlagen, die branchenübergreifend gelten, haben wir auf den folgenden Seiten die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Schriftstücke und Unterlagen, mit denen Sie es im laufenden Betrieb zu tun bekommen (können) zusammengetragen.

Branchen

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die Informationen richten Sie an Unternehmen und Selbständige in Deutschland.

Allgemeine steuerrelevante Belege

Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. Sie können diese in der Abgabenordnung, Paragraph 147, einsehen.

Grundsätzlich gilt:

Beginn der Laufzeit

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem

Liste ausgewählter Belege

Die nachfolgend aufgeführte Liste ist alphabetisch sortiert und mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen angegeben:

Angebote mit Auftragsfolge
6
Empfehlung: Auch Angebote, die nicht zu einem Auftrag führten, wie jeden Geschäftsbrief für 6 Jahre archivieren.
Antrag auf Arbeitnehmersparzulage
6
Anzahlungsbelege
10
Auftragsbestätigungen
6
Auftragszettel
10
Ausgangsrechnungen
10
Auszahlungsbelege
10
Bankbelege
10
Beitragsabrechnung der Sozialversicherungsträger
10
Bestellungen
6
Tipp: Heben Sie Bestellungen mit einer Unterschrift des Kunden mindestens bis zum Auftragsabschluss und der Zahlung als Beweismittel im Original auf.
Betriebskostenrechnungen
10
Bewirtungsbelege
10
Bilanzen
10
Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Börsenaufträge
6
Buchungsbelege
10
Clearing-Belege
10
Darlehensunterlagen
6
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg
10
Dauerauftragsunterlagen
10
Depotauszüge
10
Einfuhr- und Exportunterlagen
10
Eingangsrechnungen
10
Einzahlungsbelege
10
Eröffnungsbilanzen
10
Ersetzendes Scannen ist nicht zulässig. Bilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Essensmarkenabrechnungen (soweit kein Buchungsbeleg)
6
Fahrtenbücher
10
Fahrtkostenerstattung
10
Feuerversicherungsunterlagen
6
Gehaltslisten
10
Geschäftsberichte
10
Geschäftsbriefe
6
Geschenknachweis
6
Gewerbesteuerunterlagen
6
Gewinn- und Verlustrechnung
10
Gutschriftanzeigen
10
Handelsbilanz
10
Handelsbriefe
6
Handelsregisterauszüge
6
Hauptbücher und -karteien
10
Inkassobücher
10
Inventuren
10
Investitionszulagen (Unterlagen)
6
Jahresabschluss und -erläuterungen
10
Jubilarfeier- / Jubiläumsunterlagen
10
Kalkulationsunterlagen
6
Kantinenunterlagen
6
Kassenzettel und –belege (soweit nicht Buchungsgrundlage)
6
Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6 oder 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Kontoauszüge
10
Kostenvoranschläge
6
Krankenkasse, An-, Ab-, Ummeldung
6
Lageberichte
10
Leasingverträge
6
Lieferscheine
10
Zehnjärige Aufbewahrung, sofern die Lieferung im Zusammenhang mit einer Rechnung steht. Sonst 6 Jahre.
Lizenzunterlagen
10
Lohnbelege
10
Mahnbescheide
6
Mietunterlagen
6
Mutterschaftsgeldunterlagen
10
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbeleg)
10
Nachnahmebelege (soweit kein Buchungsbeleg)
6
Nebenbücher
10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
Pachtunterlagen
6
Patente
6
Pensionsrückstellungsunterlagen
10
Pfändungsunterlagen
10
Postgebührenbelege
10
Preislisten
6
Protokolle (allgemeiner Art)
6
Prospekt
Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht
Quittungen
10
Rechnungen
10
Rechnungen, elektronisch
10
Beachten Sie bitte, dass bei elektronischen Belegen kein Medienbruch zulässig ist, ein Ausdruck der Rechnung genügt nicht. Sie müssen digitale Rechnungen im Originalformat digital archivieren. Wenn Sie Rechnungen als E-Mail-Anlage erhalten, dann muss die gesamte Mail aufbewahrt werden. Siehe Hinweise.
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen
6
Reisekostenabrechungen
10
Rentenversicherungsnachweise
6
Sachanlagevermögenskarteien
10
Sachkonten
10
Schriftwechsel
6
Skontounterlagen
10
Spendenbescheinigung
10
Steuerunterlagen und Steuererklärungen
10
Stornobelege
10
Tankquittungen
10
Tipp: Belege auf Thermopapier sind nicht dokumentenecht und nach 6 oder 10 Jahren i. d. R. nicht mehr lesbar. Falls Sie ausschließlich das Papier archivieren, dann erstellen Sie zusätzlich eine Kopie, die zusammen mit dem Original aufbewahrt wird.
Telefonkostennachweise
10
Überstundenlisten
6
Überweisungsbelege
10
Umsatzsteuervoranmeldungen
10
Unfallversicherungsunterlagen
6
Urlaubslisten
6
Urlaubslisten (soweit Buchungsgrundlage für Rückstellungen)
10
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
Verkaufsbelege, Verkaufsbücher
10
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbeleg)
10
Vermögenswirksame Leistungen (soweit kein Buchungsbeleg)
6
Verrechnungskonten, Verrechnungsunterlagen
10
Versicherungspolicen
6
Verträge
6
Tipp: Heben Sie Verträge mit einer Unterschrift des Vertragspartners als Beweismittel im Original auf.
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
10
Wechsel
6
Werbebrief
Keine steuerrechliche Aufbewahrungspflicht. Beachten Sie aber die Angrenzung zu einem Angebotsschreiben mit Auftragsfolge.
Werbegeschenknachweise
10
Wertberichtigungen
10
Zahlungsanweisungen
10
Zinsbelege
10
Zollbelege, allgemein
6
Zollbelege, Unterlagen
10
Die Zehnjahresfrist betrifft "Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben".
Zwischenbilanzen, Zwischengewinnermittlung
10