Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ein steuerrechtliches Dokument eigentlich aufbewahrt werden? Und welche Regelungen gelten für all die Unterlagen, die ganz individuell branchenspezifisch anfallen?

Beginnend bei den Fristen für Buchhaltungsunterlagen, die branchenübergreifend gelten, haben wir auf den folgenden Seiten die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Schriftstücke und Unterlagen, mit denen Sie es im laufenden Betrieb zu tun bekommen (können) zusammengetragen.

Branchen

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die Informationen richten Sie an Unternehmen und Selbständige in Deutschland.

Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen für Ingenieur- und Architektenbüros

Es gibt keine gesonderten gesetzliche Regelung der Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für Architekten und Ingenieure, sofern sie nicht ohnehin aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Einige Unterlagen, insbesondere diejenigen für Honorar- und Gewährleistungsansprüche, sollten allerdings in eigenem Interesse aufbewahrt werden. Andere Unterlagen wiederum fallen unter die Herausgabeansprüche des Auftraggebers – auch sie müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden.

Herausgabeansprüche des Auftraggebers

Es gibt Unterlagen, die im Eigentum des Auftraggebers und Unterlagen, die im Eigentum des Architekten oder Ingenieurs stehen.

Eigentum des Architekten/ Ingenieurs

Im Eigentum des Architekten bzw. Ingenieurs stehen alle von ihm gefertigten Originalpläne, Bestandszeichnungen, statische Berechnungen, der Schriftverkehr mit dem Bauherrn und ein Exemplar des Architektenvertrages.

Hier besteht seitens des Auftraggebers ein Herausgabeanspruch nur für Ausfertigungen, Pausen und Fotokopien, jedoch nicht für Originalunterlagen. Die Verjährungsfrist dafür beträgt 3 Jahre.

Eigentum des Auftraggebers

Hierzu zählen insbesondere Bauverträge, Leistungsverzeichnisse, Baugenehmigung, Lage- und Höhenpläne, statische Berechnungen und Gutachten, die im Namen des Bauherrn von Dritten angefordert wurden. Auch Grundbuchauszüge, Prüfbescheid des Prüfingenieurs und der Energieausweis sind Eigentum des Auftraggebers.

Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beträgt grundsätzlich 30 Jahre – denn so lange gilt der begründete Herausgabeanspruch des Auftraggebers. Empfehlenswert sind in Anbetracht der langen Zeit Regelungen für ein nachweisbares Angebot der Übergabe dieser Unterlagen, um die Herausgabepflicht vertraglich auf 10 Jahre zu verkürzen.

Für die Aufbewahrung von elektronischen Akten gelten übrigens dieselben Vorschriften wie für Unterlagen in Papierform. Im Einzelnen sind dies:

Buchungsunterlagen
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Die Aufbewahrungsfrist steuerrechtlich relevanter Unterlagen ist gesetzlich normiert. Für Buchungsbelege gelten Fristen von 10 Jahren, für sonstige i. d. R. 6 Jahre. Einzelheiten finden Sie hier.
Honoraransprüche
Eigene Honoraransprüche verjähren nach drei Jahren – bis Ende der Verjährungsfrist sollten deshalb sämtliche Unterlagen aufbewahrt werden.
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Urheberrechtliche Ansprüche
Gemäß § 64 UrhG verjähren Urheberrechtsansprüche eines urheberrechtsschutzfähigen Werkes 70 Jahre nach Tod des Urhebers. So lange sollten alle azugehörenden Unterlagen auch von den Erben aufbewahrt werden.
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Verletzung von Nebenpflichten – Schadenersatzansprüche
Schadenersatzansprüche des Auftraggebers bei Verletzung von Hinweis- und Aufklärungspflichten verjähren in der Regel innerhalb von drei Jahren, gemäß § 195 BGB maximal nach 10 Jahren.
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