Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ein steuerrechtliches Dokument eigentlich aufbewahrt werden? Und welche Regelungen gelten für all die Unterlagen, die ganz individuell branchenspezifisch anfallen?

Beginnend bei den Fristen für Buchhaltungsunterlagen, die branchenübergreifend gelten, haben wir auf den folgenden Seiten die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Schriftstücke und Unterlagen, mit denen Sie es im laufenden Betrieb zu tun bekommen (können) zusammengetragen.

Branchen

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Die Informationen richten Sie an Unternehmen und Selbständige in Deutschland.

Aufbewahrungsfristen in der Versicherungs- und Finanzbranche

Neben den regulären geschäftlichen Dokumenten, also sämtlichen Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gelten für die in der Finanzbranche typischen Unterlagen noch einige gesonderte Regelungen für Aufbewahrungsfristen. Welche das sind, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Anlagevermittler

Als Anlagevermittler müssen Sie alle Vertrags- und Kundenunterlagen, einschließlich des Beratungsprotokolls, 5 Jahre aufbewahren:

Die Aufbewahrungspflichten sind vom Gesetzgeber klar definiert. Sowohl für Vermittler, die einen Gewerbeschein nach Paragraf 34c Gewerbeordnung besitzen, als auch für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (WpDU) gilt nach Wertpapierhandelsgesetz eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht. Für WpDU können im Einzelfall längere Aufbewahrungspflichten gelten (Paragraf 34 Absatz 3 WpHG).

Aufzeichnungen über Rechte und Pflichten des Wertpapierdienstleistungsunternehmens und seiner Kunden sowie sonstige Bedingungen, zu denen Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen erbracht werden, sind mindestens für die Dauer der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden aufzubewahren.

Versicherungsmakler

Versicherungsverträge werden zwischen Versicherer und Kunde vereinbart, der Makler ist nur vermittelnd tätig. Deswegen treffen den Makler auch keine Aufbewahrungspflichten. Dennoch sollte ein Makler alle Dokumente zur Verfügung halten, um seinen Kunden optimal beraten zu können. Selbstverständlich ist dies auch aus Haftungsgründen wichtig, denn durch Antragsdurchschläge und andere Unterlagen dokumentiert der Makler die Qualität seiner Arbeit.

Fristen für weitere Dokumente

Börsenaufträge
7
Beratungsprotokolle
5
Buchungsunterlagen
10
Die Aufbewahrungsfrist steuerrechtlich relevanter Unterlagen ist gesetzlich normiert. Für Buchungsbelege gelten Fristen von 10 Jahren, für sonstige i. d. R. 6 Jahre. Einzelheiten finden Sie hier.
Maklerschlussnoten
7
Maklerverträge
5
SEPA Mandat
So lange aufzubewahren, wie das Mandat besteht. Nach Erlöschen eines SEPA Mandates, ist dieses im Original noch für einen Zeitraum von mindestens 14 Monaten – ab Einreichungsdatum der letzten eingezogenen SEPA Lastschrift – aufzubewahren.