Office Manager Dokumentenmanagementsystem

DMS im Handwerk

Tischlerei Holst archiviert mit Office Manager elektronisch

Privat-Tischlerei HolstHamburg – Papier ist auch im Werkstattbetrieb üblich. Aufträge, Zeichnungen, Anmerkungen zu besonderen Kundenwünschen, handschriftliche Anweisungen für die Handwerker: Für all diese Dokumente und Notizen legte Kai Holst, Tischlermeister und Inhaber der Privat-Tischlerei Holst, früher Hängeordner an. Der Hamburger Traditionsbetrieb fertigt bereits in fünfter Generation kreative und individuelle Einrichtungen aus Holz. Als dann 2008 alle Schränke mit abgeschlossenen Aufträgen voll waren, musste eine effektive Alternative her. Und die fanden wir in der Dokumentenmanagement-Software Office Manager. Papier als Datenträger hat seitdem bei uns ausgedient. Stattdessen archivieren wir nicht nur digital, wir finden auch in Sekundenschnelle Informationen zu Kunden oder Projekten und müssen nicht in Schubkästen danach suchen, so Kai Holst.

Digitalisierung von Papiervorlagen

Die Tischlerei hat mit der Enterprise-Version der Software die Lösung für große Datenbestände im Einsatz. Seitdem laufen sämtliche bürokratischen Prozesse digital. Was heutzutage nicht ohnehin schon digital abgewickelt wird, wie Angebots- oder Rechnungsstellung, wird dank des schnellen und innovativen Stapelscans digitalisiert. Somit können wir lückenlos alle Schriftstücke einem Auftrag zuordnen, ist Holst begeistert. Dank Volltextindexierung lassen sich sämtliche Dokumente binnen Sekunden wiederfinden und bei Bedarf bearbeiten.

Erfassung digital vorliegender Dokumente

Der Office Manager ermöglicht per Drag&Drop auch der Buchhaltung des Tischlermeisters die einfache und dabei manipulationssichere, steuerrechtlich korrekte Archivierung. Und das betrifft nicht nur die eigenen digitalen Rechnungen der Tischlerei. Auch eingehende, digitale Rechnungen werden samt E-Mail komplett in den Office Manager importiert. Hierfür klicken die Mitarbeiter lediglich die betreffende E-Mail in ihrem E-Mail-Programm an, halten die Maustaste gedrückt und schieben die E-Mail auf die Office Manager-Dokumententabelle, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Ein Wartungsvertrag stellt zusätzlich sicher, dass die Tischlerei Holst sowohl sämtliche kleinere wie auch größere Softwareupgrades, wie beispielsweise die im November erschienene Version 14.0 in 32 und 64-Bit-Ausgabe mit vielen interessanten Verbesserungen, erhält.

Hauptvorteil liegt in komfortabler Suchfunktion

Harald Krekeler hebt noch einmal deutlich hervor, welchen herausragenden Komfort die neue digitale Archivierung gegenüber der Aktenablage bietet: Wollten die Mitarbeiter früher etwas nachschlagen, beispielsweise nach Daten eines bestimmten Möbelstückes suchen, mussten sie sich zunächst an den Namen des Kunden erinnern, um den richtigen Ordner greifen zu können. Heute dagegen setzt sich ein Suchergebnis je nach Kennzeichnung beim Archivieren völlig neu zusammen – in Abhängigkeit der Kategorien, die zuvor im Office Manager angelegt wurden . So lässt sich jetzt nach allen Aufträgen eines bestimmten Jahres, eines Zeitraumes, eines Mitarbeiters, einer Möbelart oder eines Ausführungsortes suchen. Schneller und bequemer geht´s nicht!

Über die Privat-Tischlerei Holst e.K.

Die maßgefertigten und hochwertigen Arbeiten des Hamburger Traditionsbetriebs Privat-Tischlerei Holst e.K. fügen sich natürlich in die Raumstruktur ihrer Kunden ein: Vom Wohnzimmer über Schlafzimmer bis zur perfekt eingerichteten Küche mit edler Spanndecke und integrierter Swarovski-Beleuchtung erhalten Räume durch die hochwertigen und einfallsreichen Holzarbeiten des Meisterbetriebs das gewisse Extra.

Bettensystem Relax 2000Spezialgebiet der Privat-Tischlerei sind gesunde Schlaf- und Sitzlösungen. So bietet der Handwerksbetrieb seit Jahren mit "FALTO" ein Stuhlsystem für aktiv-dynamisches Sitzen mit guter Entlastung und Unterstützung der Wirbelsäule. Die patentierte Konstruktion aus beweglicher Rückenlehne bewirkt zusammen mit der gleichfalls beweglichen Sitzfläche die Beckenkippung und somit die gewünschte Aufrichtung der Wirbelsäule in die ideale Stellung. Die gekrümmte Körperhaltung wird so ohne Anstrengung vermieden.

2002 kamen Teller- und Lattenroste für gesunden Schlaf hinzu: Mit dem Bettensystem Relax 2000 bietet die Tischlerei ein Schlafsystem ohne Metallteile aus Zirbenholz. Eine große Einsinktiefe sorgt für einen Schwebezustand ähnlich einem Wasserbett und damit für eine ideale Entspannung der Wirbelsäule.

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