Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Von der Anfrage bis zur Auslieferung

Reymann Industrieschilder wickelt mit Office Manager DMS gesamte Auftragsverarbeitung ab

Verlinkte Rechnung Iserlohn – Etiketten und Schilder für Industrie, Handel und Dienstleistung sind das Metier von Carsten Reymann. Seit mehr als 30 Jahren druckt das Team von Reymann Industrieschilder Typen-, Warn-, Hinweis- und Werbemotive auf so ziemlich alles, was sich die Kunden aus Automobil- und Armaturenindustrie sowie Maschinen- Geräte- und Anlagenbauer vorstellen können.

Von der Anfrage bis zur Auslieferung kommt bei jedem Auftrag aber auch eine Flut an Dokumenten zusammen, darunter Angebote, Bestellungen, Rechnungen und später auch der Kontoauszug mit dem Zahlungseingang. „Dabei handelt es sich sowohl um elektronische Dateien wie E-Mails, als auch Papierdokumente wie Lieferscheine. Ohne eine leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware, die all diese Dokumente in einem digitalen Archiv speichert, verwaltet und mit einem Klick bereitstellt, würden wir alle diese unterschiedlichen Unterlagen kaum wiederfinden und bearbeiten können – oder zumindest nicht binnen Sekunden,“, erzählt Carsten Reymann.

Neue Scanfunktionen

Seit Anfang 2016 vertraut der Diplom-Betriebswirt auf Office Manager DMS in der Business-Version „Enterprise“ für das Unternehmensnetzwerk zusammen mit einem Fujitsu ScanSnap iX500. Die Fujitsu ScanSnap-Anbindung macht das Scannen und anschließende Archivieren von Papierdokumenten dabei zum Kinderspiel: Bereits in der DMS kann Reymann Scanprofile anlegen: Ich kann den Scanner vom Office Manager aus ansteuern und muss nicht jedes Mal zum Gerät, um dort die Scan-Taste zu bedienen, freut sich der Unternehmer über die Arbeitserleichterung.

Die Dokumentenmanagementsoftware übernimmt beim Scannen von heterogenen Dokumentenstapeln zudem die Stapeltrennung: Alle gescannten Seiten eines Stapels werden in einer Vorschau dargestellt, in der Carsten Reymann mit einem Mausklick markiert, wo ein neues Dokument beginnt. Ich muss nicht mehr jeden Stapel Dokumente mit unterschiedlichen Seitenzahlen einzeln in Scanner legen. Außerdem lassen sich vor dem Scannen die Trennstellen zwischen den Dokumenten mithilfe von Barcode-Trennblättern ganz einfach markieren, ergänzt Reymann. Für die weitere Bearbeitung oder zur Archivierung liegen die Dokumente dann einzeln vor.

Übersichtlichkeit steht im Vordergrund

Damit Carsten Reymann alle Unterlagen und Belege, die zu einem Auftrag gehören, auch schnell wiederfindet, verknüpft das DMS intern alle Dokumente eines Auftrages miteinander. Dabei werden sie unabhängig von ihren Attributen kombiniert. Markiert der Anwender später eines dieser Dokumente, beispielsweise eine Ausgangsrechnung, werden alle damit verknüpften Belege angezeigt, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen, wie beispielsweise die Langzeitarchivierung im schreibgeschützten Bereich des Dokumentenarchivs, das Einlesen von Buchungsinformationen aus DATEV dank API-Schnittstelle sowie die Speicherung der Archivdatenbank auf SQL-Servern ermöglicht Carsten Reymann ein rundum professionelles Dokumentenmanagement. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei so großen Dokumentarchiven wie bei Reymann Industrieschilder deutlich schneller. Realisiert wird der Zugriff auf verschiedene SQL-Datenbanken übrigens durch Client/Server-Technologien, ergänzt Krekeler.

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