Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Dokumenten-Workflow und digitale Archivierung im Einzelhandel

DMS-Lösung Office Manager im Einsatz bei Schuh-Heinrich

Kiel – Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Briefverkehr: Wo sich bei manchem Einzelhändler Aktenorder stapeln, hat Claus Heinrich, Geschäftsführer des Kieler Traditionsunternehmens Schuh-Heinrich, bereits einen großen Schritt in Richtung des papierlosen Büros gemacht. Seit über fünf Jahren arbeitet der Schuhfachhändler filialübergreifend mit dem Archivierungsprogramm Office Manager Pro.

Papierene und elektronische Dokumente gemeinsam verwalten

Mit der Software werden sämtliche Dokumenten-Prozesse komplett elektronisch abgewickelt. Hierzu werden alle ein- und ausgehenden Dokumente eingescannt, verschlagwortet und so archiviert, dass sie den Mitarbeitern jederzeit zentral zur Verfügung stehen. Zehn Angestellte arbeiten inzwischen im Firmennetzwerk von Schuh-Heinrich mit dem Office Manager und schätzen die einfache, sichere Verwaltung von Papierbelegen zusammen mit E-Mails, Mail-Anhängen und Office-Dokumenten in einem gemeinsamen, revisionssicheren Archiv.

Entsprechend zufrieden zeigt sich Geschäftsführer Claus Heinrich mit der innovativen Volltextsuche der DMS-Lösung: Sie ist schnell und flexibel. Zwar laufen die meisten Geschäftsprozesse auch bei uns IT-basiert ab. Daneben existieren aber immer noch papiergebundene Lieferscheine oder Schriftstücke. Die Informationen aus beiden Medien müssen von uns schnell verarbeitet werden können. Mit dem Office Manager können meine Mitarbeiter ohne Aufwand binnen Sekunden papierene und elektronische Dokumente archivieren oder sich zu Bearbeitungszwecken anzeigen lassen.

Informationsflut aus sechs Filialen

Ohnehin zieht er ein durchweg positives Fazit über den Einsatz des Office Managers – vor allem auch, was die rasche Digitalisierung von Dokumenten durch das Scannen angeht: Bei der Flut an Belegen aus unseren sechs Filialen und dem Online-Shop wurde irgendwann der Platz in den Aktenschränken knapp. Also scannen wir, so Claus Heinrich. Zur Digitalisierung von Dokumenten kommen der Fujitsu ScanSnap und die Sceye-Dokumentenkamera für Scanarbeitsplätze zum Einsatz. Eine Schnittstelle im Office Manager sorgt für die reibungslose Integration des Fujitsu-Scanners in die DMS-Prozesse, infolge derer die gescannten Dokumente automatisch von der Software abgeholt werden. Die digitale Dokumentenkamera Sceye ist Vertreter einer neuen Generation von Scannern. Die Dokumente werden nicht "gescannt", sondern mit einer Digitalkamera erfasst. Dazu wird die Kamera geöffnet, der Papierbeleg oder ein Aktenordner unter der Lasermarkierung platziert und anschließend fotografiert, informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Über Schuh-Heinrich

Das 1892 gegründete Unternehmen ist einer der führenden Anbieter für modische Schuhe in mittlerer und gehobener Preislage in Schleswig -Holstein. In Kiel und Flensburg verkaufen etwa 80 Mitarbeiter in sechs Fachgeschäften jährlich rund 100.000 Paar Schuhe. Der Anbieter von Schuhmode für Damen, Herren und Kinder arbeitet hauptsächlich mit deutschen und italienischen Lieferanten zusammen, was sich unter anderem in der Vielfalt an moderner Schuhmode und großen Auswahl an eleganter italienischer Schuhware niederschlägt.

Seit Ende 2009 unterhält Schuh-Heinrich unter www.das-schuherlebnis.de einen Online-Shop. Gegliedert in Erlebniswelten findet sich hier ein vielfältiges Sortiment an aktueller Schuhmode und Accessoires von namhaften Schuhlieferanten, darunter beispielsweise Paul Green, Bullboxer, Gabor, Timberland, Lloyd, Gastra, Mjus, Rieker, Newport, S.Oliver und Tamaris.

Geschäftsführer der Schuh-Heinrich Johann Heinrich KG ist in vierter Generation Claus Heinrich.

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