Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Digitale Handakte

Office Manager DMS beschleunigt Arbeitsprozesse beim Steuerberater

Düren – Die sich ständig verändernde Steuergesetzgebung und die daraus resultierenden komplexeren Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung, die immer größer werdende Papierflut, aber auch die verstärkte Nutzung digitaler Technologien seiner Mandanten ließen den Wunsch von Steuerberater Klaus Beyer nach einer schnellen und effizienten Aktenführung wachsen. Auf der Suche nach einem anwenderfreundlichen Dokumentenmanagementsystem, das ohne Verwaltungsaufwand im täglichen Arbeitsablauf angewandt werden kann, haben wir uns für Office Manager entschieden. Das DMS ist einfach und intuitiv in seiner Bedienung und es erfüllt die Anforderungen an die elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente gemäß GoBD, sagt Klaus Beyer.

Eine Datenablage unabhängig von der Dokumentenquelle

Verlinkte Rechnung

Seitdem werden im täglichen Arbeitsablauf seines Steuerbüros Posteingang, Postausgang, Gesprächs- und Telefonnotizen sowie sonstige Dokumente in einem zentralen NAS gespeichert. Über die Eingabe eines Suchbegriffs sind sie dank einer OCR-Volltexterkennung sehr schnell und einfach wiederauffindbar. Auch E-Mails und deren Anhänge können direkt in die zentrale Dokumentenablage übertragen werden. Besonders vorteilhaft ist auch die Möglichkeit, unseren Fujitsu Scanner direkt mit dem DMS zu verbinden. Denn auch wenn viele Prozesse inzwischen digitalisiert sind, so läuft täglich doch noch allerhand Papier auf, welches wir rasch scannen und direkt im DMS einem Mandaten zuordnen können, so Klaus Beyer. Fujitsu Scanner können aufgrund einer neuen Anbindung direkt aus dem Office Manager heraus gesteuert werden. Sobald der eigentliche Scanprozess beendet ist, archiviert Office Manager das gescannte Dokument und indexiert den Text mit Hilfe der integrierten OCR-Software. Verschiedene Dokumente können dabei direkt einem Mandanten zugeordnet werden. Außerdem ermöglicht Office Manager die gleichzeitige Zuordnung eines Dokuments zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien.

Die zentrale Archivierung aller Dokumente an einem Ort erlaubt, dass diese von allen Arbeitsplätzen aus gleichzeitig angesehen werden können: Niemand muss mehr eine Akte suchen oder aus einem Archiv holen. Die Rechtevergabe in der Zugriffsverwaltung stellt zudem sicher, dass jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente jederzeit einsehen und bearbeiten kann, lobt Beyer die große Arbeitserleichterung. Die jeweiligen Bearbeitungsstände der Dokumente sind zudem jederzeit lückenlos nachvollziehbar und Auskünfte an Mandanten, beispielsweise zum Bearbeitungsstand einer Steuersache, sofort möglich: Auf Knopfdruck sind alle Vorgänge eines Mandanten präsent. Dazu erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler: Die schnelle Dokumentenvorlage wird über eine Schlagwortsuche realisiert. Technische Voraussetzung dafür ist die Volltextindizierung aller Dokumenteninhalte sowie deren Speicherung in einer Datenbank.

Neben der erheblichen Zeitersparnis in der täglichen Arbeit konnten die Arbeitsabläufe in meiner Kanzlei deutlich vereinfacht, Sachbearbeitungen besser strukturiert und unnötige Papierausdrucke vermieden werden, fasst Klaus Beyer zusammen.

Über das Steuerbüro Klaus Beyer

Neben den üblichen Tätigkeiten wie Finanz-, Lohnbuchhaltungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen liegen die Tätigkeitsschwerpunkte des Steuerbüros Klaus Beyer im Vereinssteuerrecht, internationalen Steuerrecht sowie gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsbehelfen. Klaus Beyer ist seit 1991 als Steuerberater mit eigener Kanzlei zugelassen.

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