Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Case Study: Im Praxis-Einsatz bewährt

Schnittstelle zu DATEV und Lexware prädestiniert DMS-Lösung für den Einsatz beim Steuerberater

Wetter – Die Aufgabenbereiche von Steuerberatern gestalten sich vielseitig und reichen vor allem weit über das Anfertigen von Steuererklärungen hinaus. So vertrauen immer mehr Unternehmen ihre komplette Finanz- und Lohnbuchhaltung ihrem Steuerberater an, um steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Ohnehin ist das Erstellen von Jahresabschlüssen, die an Registergerichte und Bundesanzeiger übermittelt werden und auch bei der Unternehmensfinanzierung – beispielsweise bei der Beantragung von Krediten oder Förderungen – eine entscheidende Rolle spielen, durch einen Steuerberater für viele Unternehmen heutzutage obligatorisch.

Wichtigste Grundlage von Jahresabschlüssen und Steuerklärungen ist eine ordnungsgemäß geführte Buchhaltung, in deren Rahmen die gebuchten Belege gemäß den gesetzlichen Fristen zehn Jahre lang revisionssicher aufzubewahren sind. Im Falle von Steuerprüfungen müssen relevante Belege zudem schnell wieder aufgefunden werden können. Im Praxis-Einsatz in Steuerberatungen bewährt hat sich hier das Dokumenten-Management-System "Office Manager" des Softwarebüros Krekeler. Die Lösung ist unter anderem bereits seit 2007 beim Steuerberater Friedhelm Fett in Wetter in der Anwendung.

Mit ihr können Buchungsbelege unterschiedlichster Klienten einfach und strukturiert in einem elektronischen Archiv abgelegt und kategorisiert werden. "Da der Office Manager über Schnittstellen zu den bei Steuerberatern etablierten Buchhaltungslösungen DATEV und Lexware verfügt, können Buchungsdaten zu erfassten Belegen automatisch in das Archiv importiert und dort zusammen mit den entsprechenden Belegen abgelegt werden", erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros. Die Import-Funktion überzeugt auch Steuerberater Friedhelm Fett, der den Office Manager in der Enterprise-Version zusammen mit DATEV einsetzt.

Für die revisionssichere Archivierung müssen Papierbelege zuvor eingescannt und elektronische Belege wie signierte Rechnungen, die per E-Mail übermittelt wurden, erfasst werden. Der Office Manager unterstützt den Anwender dabei durch seine intuitive Benutzeroberfläche. Da die DMS-Lösung bei der Ablage von Belegen neben dem Kunden und der Belegnummer unter anderem auch das Buchungsjahr erfasst, sind Belege bei Bedarf über eine Zeitraum-Suche schnell wieder auffindbar. Außerdem wartet der Office Manager mit einer Volltextsuche auf, mit der Steuerberater wie Friedhelm Fett das gesamte elektronische Archiv inklusive der ebenfalls abgelegten Buchungsdaten nach Schlagworten und Belegnummern durchsuchen können.

Über die Steuerberatung Friedhelm Fett

Der Schwerpunkt der in Wetter ansässigen Steuerberatung Friedhelm Fett liegt auf dem Gebiet der umfassenden Unternehmensberatung. Angefangen von der Erstellung der Finanz-/Lohnbuchhaltung und des Jahresabschlusses nebst Besteuerungsgrundlagen wirkt Friedhelm Fett bei den Planungsrechnungen mit, erstellt Wirtschafts- und Stellenpläne und nimmt auf Klientenwunsch auch Controllingaufgaben war.

Seine Tätigkeit als Steuerberater erstreckt sich vor allem auf den Non-Profit-und den Industriebereich. So berät und unterstützt er neben Behinderteneinrichtungen, Altenpflege- und -wohnheimen sowie Rehabilitationskliniken auch Druckereien sowie Unternehmen aus dem Maschinenbau und der Dichtungs-/Umwelttechnik. Friedhelm Fett verfügt über eine universitäre Zusatzqualifikation als Ratingadvisor und Ratinganalyst.

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