Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager DMS-Support

Für Kunden der Baustoffmärkte Gersthofen, Gündig, Leipzig und Voralb

Mit Office Manager DMS haben Sie eine Software erhalten, die Ihnen eine Archivierung der digitalen Rechnungen von Ihrem Baustoffmarkt ermöglicht. Darüberhinaus können Sie aber auch alle weiteren Buchungsbelege zentral verwalten und Ihren Bauprojekten zuordnen.

Installation

  1. Legen Sie bitte die CD ein oder laden Sie die Software von officemanager.de und starten Sie die geladene Datei.
  2. Im Setupprogramm übernehmen Sie i. d. R. die vorgeschlagenen Verzeichnisse. Haben Sie einen Netzwerkserver? Wenn ja, dann können Sie für das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien auch ein Server-Laufwerk angeben.
    Achten Sie bitte darauf, dass Ihre Daten regelmäßig gesichert werden.
  3. Starten Sie anschließend das Programm "Office Manager DMS" und folgenden Sie dem Einrichtungsassistenten. Sie können alle Vorgaben übernehmen.
  4. Öffnen Sie das Archiv "Buchhaltung.omp".

Für die automatische Erfassung der Rechnungen von Ihrem Baustoff-Lieferanten ist ein vorbereitetes Importprofil mit Makro vorhanden, welches Sie jetzt per Drag&Drop installieren können:

  1. Klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf diesen Link und halten Sie die Maustaste fest.
  2. Schieben Sie den Mauszeiger auf die Office Manager-Dokumententabelle und lassen Sie erst dann die Maustaste los.
  3. An der Mausposition wird ein Popupmenü geöffnet: Klicken Sie hier bitte auf den
    Menübefehl Internet: import-email-rechnung.omac in gemeinsame Dateien kopieren.
  4. Für die zweite Datei auf diesen Link klicken, den Mauszeiger mit gedrückter Taste auf die Office Manager-Dokumententabelle schieben und die Maustaste lösen.
  5. Im Popupmenü wählen Sie bitte den hervorgehobenen Menübefehl Internet: import-email-rechnung.omini installieren.
  6. Starten Sie das Programm bitte neu.

Erste Schritte

Haben Sie bereits eine PDF-Rechnung vom Baustoffmarkt Gersthofen erhalten?

  1. Schieben Sie diese per Drag&Drop aus Ihrem E-Mail-Programm auf die Office Manager-Dokumententabelle.
  2. Das Dialogfenster "Eingefügte E-Mail importieren" wird geöffnet. Hier können Sie die Rechnung beschreiben - einige Daten wurden bereits übernommen, sofern Sie o .g. Importprofil installiert haben.
    Empfehlung: Geben Sie die Belegnummer ein, die in Ihrer Buchhaltung für diese Rechnung verwendet wird.
  3. Klicken Sie bitte auf OK, um die Rechnung digital zu archivieren.

Tipp: Wenn Sie einen steuerrelevanten Beleg per Mail erhalten, dann müssen Sie die gesamte Mail aufbewahren. Nur die anliegende PDF genügt nicht. Auch das Ablegen der ausgedruckten Rechnung in die Papierakte ist nicht ausreichend.

Weitere Informationen

Belege im Archiv suchen
Benutzerhandbuch online einsehen (siehe auch Menü Hilfe)
Hilfe zu einem Programmbefehl
Hotline
Baustoffmarkt stellt Stammkunden den Office Manager zur Verfügung