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Office Manager DMS-Versionshistorie

Major-Upgrade 25.0.0.592 vom 21.10.2025

Lupe in Dokumentenvorschau, schneller Projektnavigator, gespeicherte Abfragen, Scan-Ziele, Kalender mit Outlook austauschen und vieles mehr.

Veröffentlichung	21.10.2025
Version	25.0.0.592
Typ	Major-Upgrade
Systemvoraussetzung	Windows 10 und 11
Upgradekosten	Preisberechnung und Preisliste
Onlineshop	Enterprise, Pro, Gonz@les
Upgrademöglichkeit	In-App-Update über Menü Hilfe | Internet | Software aktualisieren

Neu und verbessert

 

1. Allgemein für alle Module

Performance des Projektnavigators

Neuentwicklung dieser zentralen Anwendungskomponente und der Kombinationsfelder mit strukturierten Auswahllisten.

• Das Laden der Projektliste in den Navigator und die Auswahllisten ist um Faktor 50 schneller. Dies ist insbesondere für große Strukturlisten interessant.
• Das Verhalten der Kombinationsfelder ist besser an die Windows-Standardkomponenten angelehnt.
• Verbesserung der genauen Suche im Navigator.
• Automatische Größenanpassung der Kombinationsfelder im Layout.

Die Strukturliste als Hauptmerkmal für die Dokumentenzuordnung sollte in einem datenbankgestützten DMS eigentlich schlank gehalten werden. Viele Anwendende nutzen den Navigator aber analog zu Verzeichnisstrukturen im Windows-Explorer und in einige Anwendungsfällen sind umfangreiche und tiefe Strukturen auch sinnvoll. Das Laden der Projektlisten in den Navigator und die Kombinationsfelder konnte bei sehr großen Listen zu einem Geduldsspiel beim Programmstart werden. Auch beim Import kam es zu Verzögerungen, wenn hierbei die Listen automatisch um neue Einträge erweitert wurden. Es war also an der Zeit, hier zu optimieren.

Die vollständige Neuentwicklung bringt eine Beschleunigung um den Faktor 50. Testergebnisse:

1. In einer Projektliste mit 6.300 Einträgen wird ein neues Projekt hinzugefügt und die Liste anschließend neu geladen.
   Die bisherige Implementierung benötigt dafür 25,3 Sekunden, die Neuentwicklung nur 0,49 Sekunden.
2. Der gleiche Test mit erweiterten Projekteigenschaften, bei dem die Projekte Formatierungen und Bilder haben:
   Die alte Implementierung benötigt 32,7 Sekunden, die neue nur noch 0,51 Sekunden. Das ist sogar um Faktor 64 schneller.

Künstliche Intelligenz

Zusätzlich zu den in Version 24.0 integrierten Schnittstellen für lokale und Cloud-basierte KI können Sie jetzt auch Google Gemini auswählen. Das System steht für alle Standardfunktionen, wie Dokumenten-, Foto- und Kontakterkennung, Textübersetzung und das Skripten zur Verfügung. Insbesondere die schnelle Bilderkennung, mit der sich Fotos automatisch beschreiben und katalogisieren lassen, ermöglicht die gezielte Suche nach Bildinhalten.

Hochauflösende Darstellung

• Optimierungen für den beliebten Darstellungs-Stil Windows 11.
• Formulare und Abstände zwischen GUI-Elementen etwas vergrößert.
• Verwendung moderner GUI-Elemente, wie beispielsweise Optionsfelder, die sich besser an das große Layout anpassen.
• Zebra-Tabellen mit abwechselnden Zeilenfarben auch ohne geladenen Stil.
• Optimierungen für hochauflösende Bildschirme

Eigenschaften von Datenbankfeldern

• Neu: Änderungen nachverfolgen. Ist diese neue Option für ein Datenfeld aktiviert, werden alle Änderungen im Protokoll erfasst und können später eingesehen werden. In Pro-, Enterprise- und ScanSnap-Edition verfügbar.
• Neu: Groß- oder Kleinschreibung erzwingen. Die Eingaben in ein Datenfeld können automatisch in Groß- oder Kleinbuchstaben umgewandelt werden.
• Erweitert: Eindeutiger Wert ist jetzt für mehr Datenfelder und auch für die Direkteingabe in der Tabelle möglich.
• Suchfelder für Datum modernisiert und hochauflösende Darstellung verbessert. Es sind keine Optionsfelder (Checkboxes) mehr nötig. Die Datumseingabefelder werden, wie alle anderen auch, einfach geleert, wenn sie nicht als Filter dienen sollen.
• Windows-Kontaktliste für veraltete Vista-Kontaktdateien entfernt.
• Eingabestil "Kontaktliste" für das programminterne CRM kann für beliebige zusätzliche Datenfelder aktiviert werden.

Rückgängig-Funktion

• Ausgeführte Funktionen können bis zum Programmende widerrufen werden. Bisher nur bis zum Schließen der entsprechenden Datenbank. Die Menüliste zeigt nur Funktionen der geöffneten Datenbanken.
• Speichert die letzten 30 Funktionen für einen Widerruf.
• Daten sind nur solange gespeichert, wie sie relevant sind. Beispielsweise wird die Änderung an einem Datensatz aus der Liste entfernt, falls der Datensatz gelöscht wird.
• Das Rückgängig machen von Felder leeren wechselt automatisch zur entsprechenden Tabellenansicht.
• Umfangreich neu entwickelt und technisch verbessert.

Datei | Information

• Protokoll in die Infoseite Archiv integriert.
• Klickbare Links zum Laden des Gesamtprotokoll und für das Hinzufügen eines manuellen Protokolleintrages.
• Protokoll und Datenbank-Einstellungen auch für die Kontaktdatenbank.
• Warteliste in die Seite Import integriert.
• Detailverbesserungen und neue Hilfelinks.

Fehlerbehebungen

• Beim Aufruf von Suchen | Zuletzt hinzugefügt erschien eine Fehlermeldung, wenn der Benutzer keine eigenen Dokumente im Archiv hatte.
• Darstellungsfehler auf hochauflösendem Bildschirm: Zu niedrige Mausschalter auf der Hilfeseite im Dateimenü und Position des Eingabefeldes für Makros im Layoutdesigner.
• Der Dokumentenscan mit WIA-Treiber wurde trotz Abbruch im Scanner-eigenen Dialog ausgeführt.
• Die Einstellung der Kalender-Arbeitszeit war abhängig von den Windows-Regionaleinstellungen. Fehler beim Lesen inkompatibler Einstellungen aus der Konfigurationsdatei.
• Meldung "Datenfeld state konnte nicht geändert werden", wenn die Option "Liste automatisch erweitern" und gleichzeitig das Ein- und Auschecken aktiviert war.

Verschiedenes

• ScreenSnap für alle Formulare mit anpassbarer Größe aktiviert.
• Laufzeitverhalten bei geschlossenen Datenbanken verbessert.
• Bei der Dublettensuche über Dateinamen (erweiterte Einstellung) wird jetzt die Großkleinschreibung der Dateinamen ignoriert.
• Gebietsunabhängige Funktionen für das Lesen und Schreiben von Fließkommazahlen in Konfigurationsdateien.

 

2. DMS - Dokumentenmanagement

Scandialog

• Neu: Die erfassten Seiten in eine externe PDF- oder Bilddatei speichern.
• Neu: Zwischenablage überwachen. Wenn aktiviert, übernimmt der Scandialog automatisch alle neuen Bilder aus der Windows-Zwischenablage. Beispielweise auf einer Webseite oder in einem Vorschaufenster Alt+Druck drücken, Office Manager erfasst den Screenshot, Seite wechseln und Alt+Druck drücken usw.

OCR-Texterkennung

• Die integrierte Texterkennung "Tesseract" schreibt die erkannten Wörter jetzt als Text passgenau hinter die entsprechenden Wörter im Dokumentenabbild. Sie können, wie bereits von ABBYY und OmniPage bekannt, die Wörter mit der Maus markieren und sehen bei einer Volltextsuche, wo das Wort im Dokument steht. Bisher wurde bei Tesseract der erkannte Text einfach in die Kopfzeile des PDF geschrieben.
• OCR wird bei aktivierter KI-Belegerkennung sofort nach dem Scan ausgeführt.
• Fehlerbehebung: Die Erkennung von Dateianlagen wurde, sofern aktiviert, auch gestartet, wenn keine OCR eingerichtet war. Dies führte zu einer Fehlermeldung.
• Alle Versionen von ABBYY FineReader for ScanSnap starten bei "Ausführung im Hintergrund" minimiert.
• Zusätzliche Einstellmöglichkeiten in der Konfigurationsdatei.

Einzelposten der E-Rechnungen

Zusätzlich in der Enterprise-Edition

• Neue Registerseite im Eigenschaftendialog mit den Einzelposten der Rechnungen.
• Rechnungspositionen mit einem Klick aus Elektronischen Rechnungen übernehmen.
• Freie Eingabe von Notizen und Zuordnungen zu firmeninternen Kostenstellen.

Drag&Drop und Zwischenablage

• Beim Import von Verzeichnissen ist jetzt auch der rekursive Import mit allen Dateien aus allen Unterverzeichnissen wählbar.
• Der Import einer Datei als Dokumentenversion kopiert immer die Datei unabhängig vom Importprofil.
• Umfangreiche Neuentwicklungen und Optimierungen, verbessertes Aktivieren und Deaktivieren der Menübefehle.
• Der spezielle Import von DMS-Systemdateien ist nur noch für eine einzelne abgelegte Datei aktiv. Dies vermeidet Rückfragen beim Import ganzer Verzeichnisstrukturen.
• Neue Zwischenablageformate

Massenimport

Importfunktion Erstellen | Importieren verbessert

• Auswahl mehrerer Verzeichnisse möglich. Möchten Sie zum Beispiel ein ganzes Laufwerk mit Ausnahmen importieren, dann ist jetzt kein Mehrfachaufruf mehr nötig. Markieren Sie einfach alle zu importierende Verzeichnisse in einem Vorgang.
• Unbeaufsichtigte Ausführung über Programmstartparameter verbessert. Die automatische Blockchainrevision wird deaktiviert. Quellverzeichnisse können jetzt auch manuell festgelegt werden, wenn die Option, das überwachte Verzeichnis zu verwenden, aktiviert ist.
• Das Überwachen der Zwischenablage mit Importautomatisierung wurde technisch neu entwickelt.

Dokumentverknüpfungen

Verfügbar in der Enterprise-Edition

Die bisherige Standardmethode sucht rekursiv und gibt zum Beispiel bei einem Kontoauszug nicht nur die verknüpften Rechnungen, sondern auch alle weiteren mit den jeweiligen Rechnungen verknüpften Dokumente (Angebot, Bestellung usw.) zurück. Die neue alternative Methode sucht in so einem Fall nur die Rechnungen, also nur die direkt verknüpften Belege. Diese neue Möglichkeit ist sinnvoll, wenn Sie bisher ein zu großes Suchergebnis bekamen.

• Das Programm nutzt die neue Methode für die Suche, wenn das markierte Dokument mehrere Verknüpfungen hat und der Verknüpfungsname mit dem Hashtag # gefolgt von einer Zahl beginnt. Die Zahl steht dabei für die Schlüsselnummer des Hauptdokuments. Die Syntax für Verknüpfungsnamen sollte mit #{doc:docid}- beginnen, wenn Sie diese Methode bevorzugen.
• Falls die neue Methode aktiv ist, Sie aber trotzdem rekursiv nach der klassischen Methode suchen möchten, halten Sie einfach beim Klick auf Suchen | Verknüpfungen die Strg-Taste gedrückt.
• Der Administrator kann die Tabelle doccombin mit den Verknüpfungsdaten direkt bearbeiten.

Datenbankimport für Archive

• Daten aus Rack2Filer übernehmen: Es ist jetzt auch die Direktauswahl einer rk_lib.xml (untergeordnete Bibliothek) möglich. Bisher war nur ein Gesamtimport vorgesehen.
• Ein Datenbankimport kann direkt in die archivierten Dokumente erfolgen.
• Auswahlmöglichkeit der Quelltabelle (aktive, archivierte und gelöschte Dokumente) beim Import aus einem anderen Office Manager DMS-Archiv.

Verschiedenes

• Datei | Datenbank | Dubletten suchen ist jetzt auch in den archivierten Dokumenten möglich. Die Suche ist auch möglich, wenn veraltete Hashwerte in der Datenbank vorkommen.
• Neuer Befehl im lokalen Menü der Datumsuche zum Kopieren des Datums aus dem jeweils anderen Eingabefeld.
• Start | Senden | Senden an andere: Das Konvertieren eines Dokuments in PDF ist jetzt auch für PowerPoint-Dateien (*.ppt und *.pptx) möglich.
• Start | Senden | Senden an FTP für den FTP-Upload der markierten Dokumente (nur in Pro- und Enterprise-Editionen).
• News-Dateien (*.nws) werden wie E-Mail behandelt und verarbeitet.
• Die Darstellung von Dateianlagen in der Datentabelle funktioniert jetzt auch mit vielen weiteren Dateitypen, wie ZIP und PDF.
• Verbesserungen in der Archiv-Schnellauswahl. Beispielsweise wird das aktuell geöffnete Archiv mit dem Laufwerksbuchstaben eingeblendet, wenn es nicht im Standardpfad liegt.
• Verbesserungen beim Datenbankexport der Dokumentenarchive in CSV-Formate und individuelle Dateidialogfilter für Dokumente, Kontakte und Aufgaben.
• Mehrere Kontaktzuordnungen: Der Eingabestil "Kontaktliste" für die Zuordnung von Kontakten zu Dokumenten ist für beliebige zusätzliche Datenfelder möglich.
• Editor für Notizen: Verbessertes Drucken mit Seitenrändern und Wiederherstellen der gespeicherten Schriftparameter für neue RTF-Notizen.

 

3. CRM - Kontaktmanagement

Verfügbar in der Pro- und Enterprise-Edition

Neue Funktionen und viele Funktionen, die schon länger im Dokumentenmanagement möglich sind, stehen jetzt auch für die Kontaktverwaltung zur Verfügung.

Drag&Drop, Zwischenablage und Datenaustausch

• Neu: Bearbeiten | Kopieren: markierte Datensätze in die Zwischenablage kopieren. Diese können anschließend als Kontakt im Office Manager und als Visitenkarte (*.vcf) in andere Anwendungen eingefügt werden.
• Senden an E-Mail-Empfänger: markierte Kontakte als VCF-Datei als E-Mail versenden oder die markierten Dokumente an die markierten Kontakte mailen.
• Wird eine Datei auf der Kontakttabelle abgelegt, erfolgt eine Kontakterkennung mit Standardfunktionen und KI.
• Scannen: Die Scanprofile können Sie jetzt auch in der Kontaktansicht starten. Wie beim Ablegen einer Datei wird dann die Kontakterkennung im Dokumententext ausgeführt. Zusammen mit der Künstlichen Intelligenz ermöglicht dies das Einlesen von klassischen Visitenkarten und die Extrahierung von Adressen aus Papierdokumenten.
• Verbesserungen beim Drag&Drop und Einfügen in die gruppierte Tabelle.

Datenbankexport

Ein Kontaktexport war bisher nur als Austauschdatei (*.adb) möglich. Neu hinzugekommen sind standardisierte Formate für den Datenaustausch mit anderen Anwendungen:

• HTML für die visuelle Darstellung.
• Excel-Tabellen im xls- und xlsx-Format.
• XML als modernes flexibles Austauschformat.
• CSV als klassisches flexibles Format.
• Einfache Textdateien

Ein Export wird in der Datenbank protokolliert.

Datenbankimport für Kontakte

• Neu: Import aus Austauschdateien (*.adb) und Direktimport aus Office Manager-Datenbanken (.crmac, crmsl, .crmen, .crmcs).
• Erweitert: Beim Kontaktimport aus ACT! werden auch die Aufgaben in den Kalender übernommen.

Suche

• Neu: Suchen | Zwischenablage: den in die Zwischenablage kopierten Kontakt in der Datenbank suchen.
• Suchhistorie: Vor - und zurückblättern in den letzten Datenabfragen.
• Bei einer neuen Suche bleibt der Datensatz markiert, wenn er im neuen Suchergebnis ebenfalls enthalten ist.
• Datei | Datenbank | Dubletten suchen: mehrfach vorhandene Datensätze für denselben Kontakt aufspüren.
• Besseres Verhalten bei Fehlern in der Kontaktsuche.

Verschiedenes

• Bearbeiten | Rückgängig ist jetzt auch für die Kontaktsuche und -Bearbeitung möglich.
• Darstellungsproblem (schwarze Tabelle) beim Löschen oder Bearbeiten sehr vieler Kontakte verhindert.
• Standard-Kontakterkennung: Telefonnummern anhand der Begriffe "fon " und "mobil" erkennen.
• Individuelle Layoutdateien wie bei Dokumenten. Auswahl des gewünschten Layouts im Hauptmenü Ansicht | Anpassen. Beim Erstellen einer CRM-Datenbank wird auch die Layoutdatei entsprechend kopiert.
• Zugriff auf den in der Vorschau dargestellten Kontakt als vCard, um diesen beispielsweise per Mail zu versenden.
• Kontaktdatenblätter mit Datei | Datenbank | Report erstellen.
• Datenfelder mit eindeutigem Wert.

 

4. Aufgaben

• Datenbankimport und -Export des Kalenders mit Microsoft Outlook.
• Datenbankexport als iCalendar-Datei.
• Senden | Freigeben und Senden an andere: Export als iCalendar
• Suchen | Dokumente: Die Suche nach den mit Aufgaben verknüpften Dokumenten ist jetzt auch für mehrere gleichzeitig markierte Kalendereinträge ausführbar.
• Zugriff auf die in der Vorschau dargestellte Aufgabe als iCalender-Datei.
• Ist keine Aufgabe markiert ist, werden im Vorschaufenster alle Erinnerungen eingeblendet.
• Das Erinnerungsfenster wird nicht mehr bei jedem Ansichtswechsel zum Kalender eingeblendet.
• Klickbarer Link unter der Aufgabenvorschau, um die Details des verknüpften Dokuments oder Kontakts einzublenden.

 

5. Makro und Skript

OmAPI

• Neue Funktionen {UploadFile:} für FTP-Sever und {DBLookup}.
• Neuer Parameter für {GUID}, um die Zeichen {, } und - zu entfernen.
• Fehlerbehebung: Variable {CurrDocFileName} wurde bei Klick auf einen benutzerdefinierten Mausschalter nicht gesetzt.
• Platzhalter für geschweifte Klammern { } verbessert. In Funktionen, wie {DBSetField:feld={GUID}} waren diese problematisch.

Pascal

• Neue Funktionen: TFDDataSet.Execute, LoadFromFile, SaveToFile und UploadFile.
• SearchCombinedDocuments um dritten Parameter ForceRecursive erweitert.

COM

• TOfficeManagerApp.ImportFile ermöglicht jetzt Kommata in einem Feldwert.

 

6. Internes

Entwicklungsumgebung

• Update Compiler auf Version 13 Update 1 (37.0.57242.3601)
• Update der Menü- und Tabellenkomponenten sowie der PDF-Vorschau auf Version 25.1.4 vom 11.08.2025
• Update Imaging auf Version 14.2.5 und ievision.dll 8.1.6
• Weitere Komponenten-Aktualisierungen

SQLite-Datenbankformat

Betrifft nur die 64-Bit-Version

Office Manager DMS ermöglicht seit Version 17.0 die Verschlüsselung von Archiven im SQLite-Format. Da hier nur die Datenbank ohne Dokumentdateien verschlüsselt wird, ist dies weniger für die Dokumentenarchivierung interessant, ermöglicht aber die geschützte Speicherung von Metadaten.

Diese Funktion wird vom aktuellen SQLite nicht mehr unterstützt. Um von der Weiterentwicklung dieser Datenbank zu profitieren, wird schrittweise auf die aktuelle Version umgestellt. Es ist geplant, die bisherige Funktionalität mit Zusatzbibliotheken zu erhalten.

• Update SQLite-Integration in 64 Bit auf Version 3.42.0, in 32 Bit wird vorerst noch 3.31.1 verwendet.
• Verschlüsselte SQLite-Datenbanken sind in der 64-Bit-Version nicht mehr möglich. Installieren Sie bei Bedarf zusätzlich die 32-Bit-Version.
• Die 32-Bit-Version öffnet sich nach einer Rückfrage direkt mit der gewünschten Datenbank, sofern bereits installiert.
• Meldung mit Installationsanleitung, wenn eine verschlüsselte Datenbank geöffnet wird und die 32-Bit-Version noch nicht vorhanden ist.

Archivdatenbank

• Neue Datenbank-Version 17
• Neue Tabelle doctradeitem für Rechnungspositionen
• Neue Felder in der Tabelle docfld: changehist (Änderungen nachverfolgen) und options (reserviert).
• Kleinigkeiten und Code-Optimierungen

Kontaktdatenbank

• Neue Datenbank-Version 2
• Neue Felder in Tabelle contactfld: changehist und options
• Neue Tabelle contcombin als Vorbereitung für Kontaktverknüpfungen und neues Feld project.

Refactoring

Wir haben im Laufe des letzten Jahres viel Zeit und Aufwand in die Modernisierung und Umstrukturierung des Programmcodes investiert. Sie werden dies bei der Arbeit mit dem Programm nicht immer bemerken. Einige Abläufe werden dadurch aber beschleunigt, beispielsweise der Projektnavigator, wenn tiefe und umfangreiche Strukturen vorhanden sind.

Die Systemanforderung ist nun mindestens Windows 10; die Unterstützung veralteter Betriebssysteme entfällt zugunsten moderner Funktionen.