Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager Entwickler-Support

Systemdateien des DMS-Clients

Konfigurationsdatei "LxBuchhalter.ini"

Details

Pfad Gemeinsame Dateien\LxBuchhalter.ini
DMS-Edition Pro und Enterprise
Vorhanden seit Version 8.0.0.331 (7.0.3.292)
Hilfekapitel Mit Buchhaltung synchronisieren
Sicherheitsrelevant I.d.R. Nein
Empf. Zugriff Jeder lesen und ev. schreiben, Administratoren schreiben.

Beschreibung

Die INI-Datei enthält Einstellungen für die Archiv-Synchronisierung mit dem Lexware Buchhalter. Bei dieser Art der Belegarchivierung erfasst der Anwender im Office Manager nur die eindeutige Belegnummer, die auch im Buchhaltungsprogramm eingegeben wurde. Mit der Funktion Datei | Datenbank | Datenaustausch | Lexware Buchhalter werden alle weiteren Informationen, wie zum Beispiel Belegnummer, Betrag, Buchungstext und Kundenkonto in die Archivdatenbank eingelesen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Benutzerhandbuch. Dieser Screenshot zeigt ein fertig synchronisiertes GoBD-Belegarchiv.

Beispieldatei

[Options]
CommaSeparatedVoucherNo=1
ConfirmDatasetEdit=1
Separator=#9
;CheckFieldsRow=Belegdatum#9Buchungsdatum#9Belegnummernkreis#9Belegnummer#9Buchungstext#9Buchungsbetrag […]
Trim=0
ExtractQuotedStr=0
OverwriteName=0
FieldNamesIn1Row=1
FieldNames=
FieldNameFormatOM=0
ToggleAccountField=
ToggleAccountValue=
DebitCreditField=DEBITCREDIT
DebitCreditStartValue=10000

[SpecialSourceFields]
PostingText=Buchungstext
PostingDate=Buchungsdatum
DebitAccount=Sollkonto
CreditAccount=Habenkonto
Amount=Buchungsbetrag
Currency=Währung

[Mapping]
Belegdatum=RECEIPTDATE
Belegnummernkreis+Belegnummer=DOCNO
Buchungstext=NAME
Buchungsbetrag=AMOUNT
Kostenstelle 1=COSTCENTRE1

Beschreibung der INI-Schlüssel

[Options]
CommaSeparatedVoucherNo

0 oder 1. Aktivieren Sie diese Option, wenn die archivierten Dokumente mehrere Belegnummern haben. Diese müssen mit einem Komma getrennt sein, Syntax: "Nr1,Nr2,Nr3".

Insbesondere bei der vereinfachten Gewinnermittlungsmethode "Einnahmenüberschussrechnung" könnte man beispielsweise einem Kontoauszug mehrere Belegnummern zuweisen, ihn aber nur einmal scannen. Auf dem Auszug befinden sich mehrere Transaktionen, die in der Buchhaltungssoftware mit jeweils eigener Belegnummer erfasst wurden. In so einem Fall müssen alle Belegnummern kommasepariert in der Archivierungssoftware erfasst werden.

Besser ist es allerdings, wenn bereits in der Buchhaltung für alle Transaktionen eines Kontoauszuges die selbe Belegnummer verwendet wird, es handelt sich ja auch um den selben Beleg. Als Nummer könnte beispielsweise KAVB20 verwendet werden: "KA" für Kontoauszug, "VB" für Volksbank gefolgt von der Nummer, die auf dem Kontoauszug steht. Optional kann auch das Jahr folgen, wobei es ausreichend ist, eindeutige Belegnummern je Buchungsjahr zu verwenden.

ConfirmDatasetEdit

0 oder 1. Bei 1 wird der Anwender vor Änderungen im Belegarchiv gefragt, ob diese durchgeführt werden soll. Die Option sollte gerade bei den ersten Durchläufen aktiviert sein. Man überprüft dann zumindest die ersten Änderungen und kann auf Alle ja klicken, um weitere Fragen zu überspringen.

Separator

Das Feld-Trennzeichen muss mit der Lexware-Exporteinstellung übereinstimmen. Dies ist i.d.R. der Tabulator, geben Sie bitte "Separator=#9" ein.

Trim

0 oder 1. Bei 1 werden die importierten Daten getrimmt - Leerzeichen am Textanfang und -Ende entfernt. Diese Option muss aktiviert sein, wenn die Buchhaltungsdaten mit einer festen Satzlänge exportiert wurden.

ExtractQuotedStr

0 oder 1. Ist in der Regel aktiviert (=1), doppelte Anführungszeichen am Anfang und Ende entfernen. Diese werden in die Austauschdateien geschrieben, wenn Kommata oder Leerzeichen in den Daten vorkommen.

OverwriteName

0 oder 1. Bei 1 wird das Archiv-Datenfeld NAME auch dann überschrieben, wenn es bereits Text beinhaltet. Diese Option muss mit 0 deaktiviert sein, wenn Sie den Belegnamen manuell eingeben - er würde sonst bei der Synchronisierung mit dem Buchungstext überschrieben.

FieldNamesIn1Row

0 oder 1. Standard=1: die erste Zeile der Austauschdatei beinhaltet die Feldnamen.

FieldNames

Wenn FieldNamesIn1Row=0 ist, dann müssen hier die Feldnamen der Austauschdatei gelistet werden. Geben Sie diese bitte im SDF-Format ein.

FieldNameFormatOM

0 oder 1. Standard=0: die Feldnamen der Austauschdatei entsprechen nicht den Archivfeldnamen. Die Zuordnungstabelle befindet sich in der Sektion [Mapping].

CheckFieldsRow

Wenn die Lexware-Feldnamen in der ersten Dateizeile enthalten sind, dann können diese vor der Synchronisierung mit den hier aufgelisteten Feldnamen verglichen werden. Hiermit kann sichergestellt werden, dass die Austauschdatei korrekt erstellt wurde. In obiger Beispieldatei ist die Zeile mit einem Semikolon auskommentiert.
Beispiel:
CheckFieldsRow=Belegdatum#9Buchungsdatum#9Belegnummernkreis#9Belegnummer#9Buchungstext#9Buchungsbetrag
#9Sollkonto#9Habenkonto#9Steuerschlüssel#9Kostenstelle 1#9Kostenstelle 2#9Währung

ToggleAccountField
ToggleAccountValue

Soll- und Habenkonto umschalten, wenn das in ToggleAccountField angegebene Datenfeld den Wert hat, der mit ToggleAccountValue angegeben ist.

DebitCreditField

Name des Datenfeldes der Archivdatenbank, welches die Debitoren- oder Kreditorenkonten aufnimmt. Die Angabe eines nicht vorhandenes Feldes wird ignoriert und führt zu keinem Fehler

DebitCreditStartValue

Wenn die Kontonummer größer oder gleich dem hier angegebenen Wert ist, dann wird das Konto in das mit DebitCreditField definierte Datenfeld geschrieben. Anderenfalls in das für Konto definierte Archivfeld.

 

[SpecialSourceFields]

Diese Zuordnungstabelle beinhaltet spezielle Datenfelder, aus denen der komplette Buchungstext zusammengestellt wird. Siehe auch rechts unterhalb der Vorschau in diesem Screenshot. Der Text wird nur zusammengestellt, wenn Angaben für folgende Felder enthalten sind: PostingText, DebitAccount, CreditAccount, Amount, Currency und das Archivzielfeld POSTINGTXT vorhanden ist.

[Mapping]

Zuordnungstabelle mit den Feldnamen der Archivierungs- und der Buchhaltungssoftware. Syntax: "Buchhaltungsfeld[+Buchhaltungsfeld]=Archivfeld". Links vom Gleichheitszeichen steht ein Feldname der Austauschdatei oder mehrere mit Pluszeichen getrennt. Rechts neben dem Gleichheitszeichen steht der Name des Datenfeldes im Office Manager-Archiv.