Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager Entwickler-Support

Customizing der Benutzeroberfläche und des Dokumenten-Workflows

Mit dem Wort "Customizing" wird das Anpassen einer Software an die individuellen Anforderungen der Anwender umschrieben. Gerade in der digitalen Dokumentenverwaltung ist dies ein wichtiger Begriff: die Anforderungen sind hier individuell. Das Dokumenten-Management-System "Office Manager" bietet umfangreiche Möglichkeiten für die Funktionserweiterung und die Anpassung an Ihre Bedürfnisse.

Anpassungen durch den Administrator

1. Individuelle Kataloginformationen

Welche Eigenschaften hat ein Dokument? Wenn es um die Archivierung steuerrelevanter Belege geht, dann ist diese Frage einfach zu beantworten: Buchungsjahr, Belegnummer und -Datum, sowie die Kategorie. Aber spätestens bei der Verwaltung Ihrer alltäglichen Dokumente benötigen Sie eigene Kriterien für die Ablage. Sie können Projekte, Kunden, Gebäude, Maschinen, den zuständigen Mitarbeiter und beliebige andere Kategorien verwenden.
Im Benutzerhandbuch finden Sie eine Anleitung für die Gestaltung Ihres Dokumentenarchivs und ein Beispiel für das Attribut "Kunde".

2. Layoutdesigner für die Dokumentensuche und -Erfassung

Sie können die primären Suchfelder zur Dokumentenrecherche und den Eigenschaftendialog für die Archivierung anpassen. Legen Sie hier das Design der Benutzeroberfläche fest und stellen Sie sicher, dass der Anwender schnell nach den wichtigsten Attributen suchen kann. Den Layoutdesigner finden Sie im Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen, die Funktionsweise ist im Benutzerhandbuch dokumentiert.

Grundsätzlich kann jeder Anwender seine Menüs individuell gestalten (Ansicht | Anpassen | Menüband anpassen) und die Spalten der Dokumententabelle mit Hilfe der Maus ändern. Diese Einstellungen werden im Benutzerprofil des jeweiligen Computers gespeichert. Alternativ ist es möglich, die Menü- und Tabelleneinstellungen für alle Benutzer zentral in der Layoutdatei zu hinterlegen.

4. Installation von Toolup-Dateien

Toolups sind INI-Dateien, mit denen Makros und Konfigurationseinstellungen für das Dokumentenmanagement eingelesen werden. Die Datei wird dazu einfach per Drag&Drop auf die Dokumententabelle geschoben (weiter zur Beschreibung).

Erweiterungen mit Makros und INI-Dateien

1. Individuelle Programmeinstellungen

Makrovariablen, zu erkennen an den geschweiften Klammern { }, werden für einige Programmeinstellungen verwendet, um das System flexibel zu konfigurieren. Eine häufig verwendete Variable ist {Doc:Feldname} mit den Dokumentattributen.
Das Archivsystem konfigurieren.

2. Den Benutzermenüs neue Befehle hinzufügen

Dem Menü und der Toolbar können allgemeingültige Funktionserweiterungen hinzugefügt werden, die unabhängig von der aktuellen Dokumentenauswahl sichtbar sind. Beispielsweise die Einbindung von Arbeitsanweisungen oder das programmgesteuerte Erstellen von Aufgaben. Arbeitsabläufe werden automatisiert, wiederkehrende Aufgaben sind dann oft mit einem Klick erledigt.
Benutzermenüs mit Hilfe der Konfigurationsdatei erweitern.

3. Dokumenttypspezifische Funktionserweiterungen

Benutzerdefinierten Befehle, die nur für einen Dokumenttyp (Acrobat, Word, CAD usw.) gültig sind. Beispielsweise die Datensynchronisierung mit einer Excel-Tabelle oder CAD-Zeichnung, sowie das Signieren von PDF-Dateien.
Funktionserweiterungen schreiben. 

4. Menü und Dokumententabelle zwischenspeichern und wiederherstellen

Für das schnelle Umschalten zwischen verschiedenen Menü- und Tabelleneinstellungen können diese auch mit Makrofunktionen aus einer Datei gelesen werden.
Einstellungen mit Makro lesen.