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Was ist DMS?

Dies ist ein Wörter-Buch in Leichter Sprache.
Es erklärt schwere Wörter und Fach-Begriffe.
Es erklärt Wörter zum Dokumenten-Management.

Siehe auch: Dieses Wörter-Buch in normaler Sprache

Wörter-Buch in Leichter Sprache

ADF

ADF ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Automatic Document Feeder.
Das heißt auf Deutsch:
Automatischer Dokumenten-Einzug.
Ein ADF ist ein Teil von einem Dokumenten-Scanner.
Wir legen Papier-Seiten in den Dokumenten-Einzug.
Der Scanner liest die Seiten in den Computer ein.

AO

AO ist die Abkürzung für Abgaben-Ordnung.
Die Abgabenordnung ist ein Gesetz in Deutschland.
Diese erklärt die Regeln für Steuern und Steuer-Unterlagen.
In der AO steht zum Beispiel:

• Was Menschen und Firmen bei Steuern tun müssen.
• Wie das Finanzamt arbeitet.
• Wie man Unterlagen aufbewahren muss.
  Deshalb ist die AO im Dokumenten-Management wichtig.

§

API

API ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Application Programming Interface.
Das heißt auf Deutsch:
Schnittstelle zur Anwendungs-Programmierung.
Computer-Programme sprechen über eine API miteinander.
Zum Beispiel liest eine Wetter-App das Wetter von einem Internet-Server.

Archiv

Ein Archiv ist ein Ort für Dokumente.
Im Archiv werden Dokumente lange aufbewahrt.
Man kann sie später wiederfinden.
Ein Archiv kann ein Raum sein.
Oder ein Computer-Programm.

Archivierung

Ein Dokument wird in ein Archiv gelegt.
Es wird nicht mehr verändert.
Es wird im Archiv einfach gefunden.

Assoziative Dateiverwaltung

Dateien sind ganz normal in Verzeichnissen gespeichert.
Zusätzlich bekommen sie Merkmale oder Tags.
Zum Beispiel:

• Eine Rechnungs-Nummer.
• Das Beleg-Datum.
• Das Thema, worum es im Dokument geht
• Wer das Dokument geschrieben hat.

Das nennt man Dokumenten-Attribute.
Man sucht später danach.
Zum Beispiel: Alle Rechnungen aus diesem Jahr.
Der Computer zeigt dann alle passenden Dateien.

Attachment

Eine Datei-Anlage an einer E-Mail.
Zum Beispiel ein Foto.

Attributierung

Ein Dokument wird mit Merkmalen beschrieben.
Siehe Dokumenten-Attribut

Attributsuche

Das Suchen nach Dokumenten mit den Merkmalen.
Zum Beispiel: Alle Rechnungen aus diesem Jahr.

Aufbewahrungsfrist

Wie lange wird das Dokument aufbewahrt?
Die Aufbewahrungs-Frist ist ein Zeitraum.
Ein Dokument wird für diesen Zeitraum aufbewahrt.
Zum Beispiel 8 Jahre Aufbewahrungs-Frist:
Das Dokument wird 8 Jahre aufbewahrt.

Aufbewahrungszweck

Warum wird das Dokument aufbewahrt?
Der Aufbewahrungszweck ist der Grund für die Aufbewahrung.
Man behält Unterlagen für Steuern und rechtliche Dinge.
Manche Dokumente haben Informationen von anderen Personen.
Diese Dokumente werden nur so lange aufgehoben wie nötig.

Barcode-Erkennung

Barcodes sind maschinen·lesbare Bilder.
Das heißt: Computer können die Barcodes lesen.
Man nennt sie auch Strich-Codes.
Zum Beispiel liest eine Supermarkt-Kasse damit die Preise.
Computer lesen auch Barcodes auf Dokumenten.
Das vereinfacht die Archivierung.

BDSG

BDSG ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für:
Bundes·daten·schutz·gesetz.
Das ist ein Gesetz in Deutschland.
Es schützt persönliche Daten von Menschen.
Firmen und Behörden müssen die Daten sicher behandeln.
Die Daten dürfen nur für bestimmte Zwecke genutzt werden.
Jeder Mensch hat Rechte an seinen eigenen Daten.
Siehe auch DSGVO.

§

Benutzerkontensteuerung

Die Benutzer-Konten-Steuerung ist ein Sicherheits-Programm in Windows.
Es schützt den Computer vor gefährlichen Änderungen.
Es fragt vor wichtigen Änderungen den Benutzer.

Blindfarbe

Eine Blind-Farbe wird von einem Scanner ignoriert.
Zum Beispiel: Ein Formular auf gelbem Papier.
Die Schrift ist in schwarzer oder blauer Farbe.
Gelb ist die Blind-Farbe des Scanners.
Der Scanner liest nur die Schrift.
Die gelbe Blind-Farbe wird nicht eingelesen.

Byte

Ein Byte ist eine sehr kleine Menge an Daten.
Ein Byte kann eine Zahl speichern.
Ein Byte kann einen Buchstaben speichern.
Viele Bytes zusammen ergeben größere Daten.
Zum Beispiel ein Dokument oder ein Bild.

Kilobyte (KB)
Ein Kilobyte ist eine kleine Menge an Daten.
Ein Kilobyte hat 1.000 Byte.
Kibibyte (KiB)
Ein Kibibyte ist auch eine kleine Menge an Daten.
Ein Kibibyte hat aus 1.024 Byte.
Der Wert ist etwas größer als ein Kilobyte.
Kilobyte und Kibibyte klingen ähnlich.
Sie werden oft verwechselt.

CAD

CAD ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Computer-aided design.
Das heißt auf Deutsch:
Computer-gestützte Konstruktion.
CAD ist ein Computer-Programm.
Mit CAD werden Zeichnungen und 3D-Modelle erstellt.

CAS

CAS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Content-addressed storage.
Das heißt auf Deutsch:
Inhalts·adressierte Speicherung
CAS ermöglicht die revisions-sichere Archivierung auf Computern.
Die Daten sind inhalts-adressiert.
Der Zugriff erfolgt über eine Prüf-Summe des Datei-Inhalts.

Check-Out

Ein Dokument wird zum Bearbeiten reserviert.
Dann kann nur eine Person das Dokument ändern.
Andere Personen können es nur lesen.
Nach dem Bearbeiten macht man ein Check-In.
Dann können wieder alle mit dem Dokument arbeiten.

CIS

CIS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Contact Image Sensor.
Das heißt auf Deutsch:
Kontakt·bild·sensor.
CIS ist ein elektronisches Bauteil.
Es liest das Papier in Fax-Geräten und Scannern.

CMS

CMS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Content Management System.
Das heißt auf Deutsch:
Inhalts-Verwaltungs-System.
CMS ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet zum Beispiel Internet-Seiten und Dokumente.

CRM

CRM ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Customer-Relationship Management.
Das heißt auf Deutsch:
Kunden-Beziehungs-Management.
CRM ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet Kontakte mit den Adressen.
Das Adress-Buch im Handy speichert auch Kontakte.
CRM speichert aber noch mehr Daten von den Kunden.
Firmen können damit ihre Kunden besser betreuen.

CSV

CSV ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Character-separated values.
Das heißt auf Deutsch:
Zeichen-getrennte Werte.
CSV sind Dateien auf dem Computer.
Sie werden für den Daten-Austausch zwischen Programmen genutzt.
Daten werden mit Kommas getrennt.
Oder mit Semikolon.

De-Skewing

Das ist ein Schritt beim Scannen.
Scanner lesen Papier-Seiten oft schief ein.
De-Skewing macht die Seiten wieder gerade.
So wird das digitale Dokument gut lesbar.

Digital Binder System

Das ist ein Begriff in englischer Sprache.
Das heißt auf Deutsch:
Digitales Ordner-System
Das Digital Binder System ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet Dokumente in einem Archiv.
Es funktioniert wie ein Schrank mit Regalen und Akten-Ordnern.

Digitale Signatur

Signatur ist ein anderes Wort für Unterschrift.
Eine digitale Signatur ist eine digitale Unterschrift.
Zum Beispiel auf einem digitalen Dokument.
Aber auch andere Dateien können signiert sein.
Zum Beispiel Computer-Programme.
Digitale Signaturen machen Computer sicherer:

• Sie zeigen wer eine Datei geschickt hat.
• Sie zeigen, dass die Datei echt ist.
• Sie zeigen, dass die Datei nicht verändert wurde.

Digitalisierung

Digitale Daten sind in Computern gespeichert.
Analoge Daten sind zum Beispiel auf Papier gedruckt.
Auch eine alte Video-Kassette oder Schallplatte ist analog.
Die Digitalisierung wandelt analoge Daten in digitale Daten um.
Zum Beispiel beim Scannen von Papier-Dokumenten.
Und eine Schallplatte wird in eine MP3-Datei verwandelt.

DMS

DMS ist eine Abkürzung.
Es steht für Dokumenten-Management-System.
DMS ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet digitale Dokumente und Dateien.
DMS ist ein digitales Archiv auf dem Computer.

Documentchain

Documentchain ist ein digitales System.
Es ist eine Blockchain speziell für Dokumente.
Auf einer Blockchain sind Daten in einer festen Reihenfolge gespeichert.
Die Dokumente können nicht heimlich geändert werden.
Man kann später genau sehen
wann das Dokument gespeichert wurde.

Dokument

Ein Dokument ist eine Information auf Papier oder im Computer
Zum Beispiel:

• Ein Brief
• Eine Rechnung auf Papier
• Eine Urkunde
• Ein Foto
• Eine Word-Datei
• Eine PDF-Datei
• Eine Elektronische Rechnung

Dokumentenattribut

Ein Dokumenten-Attribut ist eine Information über ein Dokument.
Es sagt etwas über das Dokument aus.
Zum Beispiel den Autor oder das Datum.
Es hilft Dokumente zu finden und zu sortieren.
Andere Wörter für Dokumenten-Attribut sind:

• Archiv-Attribut
• Katalog-Information
• Dokumenten-Eigenschaft
• Dokumenten-Merkmal
• Tag

Dokumentenscanner

Ein Dokumenten-Scanner ist ein Gerät an einem Computer.
Es ist ein spezieller Scanner für Dokumente.
Er macht aus einem Papier-Dokument eine Computer-Datei.
Man kann die Datei am Computer anschauen und verschicken.

DSGVO

Abkürzung für Daten·schutz-Grund·verordnung.
Es ist eine Verordnung in der Europäischen Union.
Die DSGVO schützt private Daten von Menschen.
Firmen und Behörden müssen die Daten sicher behandeln.
Jeder Mensch hat Rechte an seinen eigenen Daten.
Die Verordnung gibt es seit dem 25. Mai 2018.
Sie gilt im Europäischen Wirtschaftsraum.

§

Duplex-Scan

Duplex ist ein Fach-Begriff für doppelt.
Beim Scannen bedeutet es beid·seitig.
Vorderseite und Rückseite werden gleichzeitig gescannt.
Der Scanner hat dafür auf beiden Seiten einen Sensor.

E-Rechnung

E-Rechnung ist das kurze Wort für Elektronische Rechnung.
Es ist eine Rechnung in digitaler Form.
Sie ist mehr als eine PDF-Rechnung.
Computer können die Daten automatisch lesen.
Es gibt zwei Arten von E-Rechnungen:

• Eine XRechnung kann vom Computer gelesen werden.
• Eine ZUGFeRD-Rechnung kann vom Computer und vom Menschen gelesen werden.

ECM

ECM ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Enterprise Content Management.
Das heißt auf Deutsch:
Unternehmens-Inhalte-Management.
ECM ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet Dokumente und andere Inhalte.
Es verwaltet unstrukturierte Daten.

EDM

Abkürzung für Elektronisches Dokumenten-Management.
Der Fach-Begriff wird nur selten genutzt.
Er bedeutet das gleiche wie DMS.

EIM

EIM ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Enterprise Information Management.
Das heißt auf Deutsch:
Unternehmens-Informations-Management.
EIM ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet alle Informationen in der Organisation.
Es verwaltet strukturierte und unstrukturierte Daten

ERMS

ERMS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
E Mail Response Management System.
Das heißt auf Deutsch:
E-Mail-Antwort-Management-System
ERMS ist ein Computer-Programm.
Es verarbeitet automatisch die eingehenden E-Mails.
E-Mails werden sortiert und organisiert.
Es beantwortet viele Anfragen automatisch.

Factur-X

Factur-X ist die E-Rechnung in Frankreich.
Es ist das gleiche wie eine ZUGFeRD-Rechnung.

Fuzzy-Suche

Fuzzy-Suche ist eine Suche im Computer.
Zum Beispiel in einem DMS-Archiv.
Sie findet Ergebnisse auch bei falschen Schreibweisen.
So kann man Dokumente leichter finden.
Man nennt das auch unscharfe Suche.

GDPdU

Abkürzung für
  Grundsätze zum
  Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
  digitaler Unterlagen.
Es war eine Verordnung in Deutschland.
Sie war gültig von 2002 bis 2014.
Sie wurde am 1. Januar 2015 durch die GoBD ersetzt.
Sie sagte:
wie digitale Dokumente für die Steuern aufbewahrt werden.

§

GDPR

GDPR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
General Data Protection Regulation.
Das heißt auf Deutsch:
Daten·schutz-Grund·verordnung.

§

GoB

Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Es ist ein Regelwerk in Deutschland.
Die GoB sagt:
wie Buchführung und Rechnungen richtig gemacht werden.
Die wichtigsten Grundsätze sind:

• Richtigkeit und Willkür·freiheit
• Klarheit und Übersichtlichkeit
• Einzel·bewertung
• Vollständigkeit
• Wert·aufhellung

§

GoBD

Abkürzung für
  Grundsätze zur
  ordnungsmäßigen
  Führung und Aufbewahrung
  von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen
  in elektronischer Form
  sowie zum Datenzugriff.
GoBD ist ein Regelwerk in Deutschland.
Es sagt wie digitale Unterlagen und Buchführung gespeichert werden.
Alle Daten müssen vollständig und richtig sein.
Das Finanzamt kann alles besser prüfen.
Die wichtigsten Grundsätze sind:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Wahrheit
• Klarheit
• fortlaufenden Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Einzel·aufzeichnung
• zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
• Ordnung und Unveränderbarkeit

§

GoBS

Abkürzung für
  Grundsätze
  ordnungsmäßiger DV-gestützter
  Buchführungs-Systeme
Es ist ein Regelwerk in Deutschland.
Es sagt:
wie Computer-Programme für Buchführung genutzt werden.

§

HCR

HCR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Handprint Character Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Hand·schrift-Erkennung.
HCR ist ein Computer-Programm.
Es erkennt von Hand geschriebene Buchstaben.
Die Buchstaben werden in digitalen Text umgewandelt.
Dies vereinfacht das Suchen in den Texten.

Hierarchischen Dateiverwaltung

Das ist die normale Speicherung von Dateien auf Computern.
Die Dateien liegen in Verzeichnissen.
Die Verzeichnisse haben mehrere Ebenen.
Zum Suchen muss man durch viele Verzeichnisse klicken.
Zum Beispiel:
C:\Dokumente\Buchhaltung\2024\Rechnungen\Kunde\Rechnung.pdf

IDEA

IDEA ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Interactive Data Extraction and Analysis.
Das heißt auf Deutsch:
Interaktive Daten·extraktion und -analyse
IDEA ist ein Computer-Programm.
Es wird vom Finanzamt für die Prüfung von Firmen genutzt.
IDEA findet Fehler oder Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung.

ICR

ICR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Intelligent Character Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Intelligente Zeichen-Erkennung.
ICR ist ein Computer-Programm.
Das Programm erkennt Buchstaben in gescannten Dokumenten.
Die Buchstaben werden in digitalen Text umgewandelt.
Der erkannte Text wird mit Wörter-Büchern verglichen.
Dies vereinfacht das Suchen in den Texten.

IDR

IDR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Intelligent Document Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Intelligente Dokumenten-Erkennung.
ICR ist ein Computer-Programm mit Künstlicher Intelligenz.
Es erkennt verschiedene Arten von Dokumenten.
Zum Beispiel Rechnungen und Briefe.
IDR findet wichtige Informationen im Dokument.
Diese Informationen werden im Archiv gespeichert.
So kann man Dokumente automatisch sortieren und finden.

Indexierung

Indexierung bedeutet: Ordnen von Informationen.
Der Computer ordnet alle Wörter aus den Dokumenten.
Die Wörter stehen dann in einer geordneten Liste.
Diese Liste nennt man Index.
Die Suche wird dadurch leichter und schneller.

IWR

IWR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Intelligent Word Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Intelligente Wort-Erkennung.
IWR ist ein Computer-Programm.
Das Programm erkennt Wörter in gescannten Dokumenten.
Die Wörter werden in digitalen Text umgewandelt.
Die erkannten Wörter werden mit Wörter-Büchern verglichen.
Dies vereinfacht das Suchen in den Texten.

JBIG2

JBIG2 ist eine Computer-Technik für Bilder.
Sie macht die Bild-Dateien kleiner.
JBIG2 wird oft beim Scannen genutzt.
So brauchen digitale Dokumente weniger Speicherplatz.
JBIG2 ist eine fehlerhafte Technik.
Sie ist für die Dokumenten-Archivierung verboten.

Kataloginformation

Das ist ein Dokumenten-Attribut.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz ist eine Computer-Technik.
Sie wird oft mit KI abgekürzt.
Die englische Abkürzung ist AI.
Computer können mit KI lernen und denken.
Sie erkennen Muster und treffen Entscheidungen.
KI kann zum Beispiel:

• Texte verstehen.
• Fragen beantworten.
• Sprache verstehen
  Zum Beispiel die Sprach-Erkennung im Handy.
• Texte übersetzen.
• Bilder erstellen.
• Programme für Computer schreiben.
• Dokumente beschreiben und sortieren.
• Dokumente automatisch archivieren.

Major-Upgrade

Ein Major-Upgrade ist ein großes Update für ein Computer-Programm.
Das Programm bekommt viele neue Funktionen.

Makro

Ein Makro ist ein kleines Computer-Programm.
Man kann ein Makro programmieren oder aufzeichnen.
Makros sparen Zeit bei wiederholenden Aufgaben.

MAPI

MAPI ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Messaging Application Programming Interface.
Das heißt auf Deutsch:
Nachrichten-Anwendungs-Programmier-Schnittstelle.
MAPI ist eine Computer-Technik.
Sie verbindet das E-Mail-Programm mit anderen Programmen.
Programme können damit E-Mails senden und lesen.

OAIS

OAIS ist die Abkürzung für: Offenes Archiv-Informations-System.
Es ist ein wichtiger Standard für digitale Archive.
OASIS sagt:

• Wie Dokumente in das Archiv kommen.
• Welche Speicher genutzt werden.
• Wie Dokumente aufbewahrt werden.
• Wer in das Archiv schauen darf.
• Wie lange die Dokumente aufgehoben werden.

OBR

OBR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Optical Barcode Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Optische Strichcode-Erkennung.

ODBC

ODBC ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Open Database Connectivity.
Das heißt auf Deutsch:
Offene Datenbank-Verbindungs·fähigkeit.
ODBC ist eine Computer-Technik.
Programme können damit auf Daten·banken zugreifen.

OCR

OCR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Optical Character Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Optische Zeichen-Erkennung.
OCR ist ein Computer-Programm.
Das Programm erkennt Buchstaben in gescannten Dokumenten.
Die Buchstaben werden in digitalen Text umgewandelt.
Dies vereinfacht das Suchen in den Texten.

Office Manager DMS

Das ist ein Computer-Programm.
DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-Systems.
Das Programm verwaltet Dokumente in einem digitalen Archiv.
Es gibt mehrere Varianten von dem Programm:

• Gonz@les Document Runner ist für private Anwender.
• Office Manager Pro ist für kleine Firmen.
• Office Manager Enterprise ist für große Firmen.
• Es gibt das Programm auch noch mit anderen Namen.

OmAPI

OmAPI ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Office Manager Application Programming Interface.
Das heißt auf Deutsch:
Office Manager Anwendungs-Programmier-Schnittstelle.
Damit erstellt man Makros in Office Manager DMS.

OMR

OMR ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Optical Mark Recognition.
Das heißt auf Deutsch:
Optische Markierungs-Erkennung.
OMR ist eine Technik für Computer.
Sie erkennt Ankreuz-Kästchen auf Papier.
Zum Beispiel auf einem Frage·bogen.

Overhead Scanner

Ein Scanner ist ein Gerät an einem Computer.
Er macht aus einem Papier-Dokument eine Computer-Datei.
Ein Overhead Scanner scannt das Papier von oben.
Zum Beispiel um Bücher zu scannen.

OXPS

OXPS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Open XML Paper Specification.
Das heißt auf Deutsch:
Offene XML-Papier-Spezifikation
Es ist eine neuere Version von XPS.

Patch Code

Das ist ein Barcode auf Papier.
Er wird beim Scannen von Papier-Seiten genutzt.
Der Scanner erkennt den Code automatisch.
Der Code sagt:
Was mit dem Dokument passieren soll.
Zum Beispiel soll ein neues Dokument beginnen.

PDF

PDF ist ein Dateiformat für Dokumente.
Es ist eine Abkürzung für die englischen Wörter
Portable Document Format.
Es ist sehr bekannt.
Man kann Texte und Bilder darstellen.
Das Dokument sieht auf jedem Computer gleich aus.
PDF-Dateien kann man ansehen und verschicken.

PDF/A

PDF/A ist ein spezielles PDF-Format.
Das A hinter PDF bedeutet Archiv.
Es ist für die lange Aufbewahrung von Dokumenten gedacht.

PDF417

PDF417 ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Portable Data File 417.
Es ist kein PDF-Dokument.
PDF417 ist ein besonderer Barcode.
Er wird zum Beispiel genutzt für:

• Flug-Tickets
• Arbeits-Unfähigkeits-Bescheinigungen
• ID-Karten
• Frage·bögen

Phrasen-Suche

Das ist eine Suche am Computer.
Sie sucht genaue Wort-Gruppen in Dokumenten.
Wörter werden dafür in Anführungsstrichen geschrieben.
So kann man schneller das richtige Dokument finden.

Rack2-Filer

Das ist ein Computer-Programm.
Es verwaltet Dokumente in einem digitalen Archiv.
Das Archiv sieht wie ein Akten-Ordner aus.
Es wurde früher zusammen mit ScanSnap Deluxe verkauft.
Man kann es heute nicht mehr kaufen.
Office Manager DMS kann die Daten importieren.

RDX

RDX ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Removable Disk Technology.
Das heißt auf Deutsch:
Wechsel-Datenträger-Technologie
Das sind Festplatten in einem Computer.
Die Festplatten können einfach gewechselt werden.
Es gibt auch RDX WORM.

RESISCAN

RESISCAN sind Regeln vom deutschen Staat.
Sie sagen: Wie man Papier-Dokumente scannt und speichert.
Firmen müssen die Regeln für wichtige Dokumente einhalten.

§

Revisionssichere Archivierung

Das bedeutet: sicheres Speichern von Dokumenten.
Dokumente dürfen nicht heimlich geändert werden.
Die Dokumente können später gefunden und geprüft werden.
Man sieht, woher die Dokumente kommen.

Scanner

Das ist ein englischer Fach-Begriff.
Das heißt auf Deutsch:
Abtaster oder Lese-Gerät.
Ein Scanner ist ein Lese-Gerät an einem Computer.
Man legt ein Dokument auf den Scanner.
Der Scanner speichert das Dokument auf dem Computer.

ScanSnap

Das ist ein Dokumenten-Scanner von der Firma Ricoh.
Das Gerät wandelt Papier-Dokumente in PDF-Dateien.
Der ScanSnap hat keine TWAIN-Schnittstelle.

Sceye

Das ist eine Dokumenten-Kamera von der Firma Silvercreations.
Die Kamera funktioniert wie ein Scanner.
Das Papier wird aber von oben fotografiert.

Skript

Ein Skript ist ein kleines Computer-Programm.
Es kann mehr als ein Makro.

SQL

SQL ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Structured Query Language.
Das heißt auf Deutsch:
Strukturierte Abfrage-Sprache.
Es ist eine Sprache für Computer.
Mit SQL werden Informationen aus einer Daten·bank gelesen.
Es werden auch Informationen in die Daten·bank geschrieben.

SQL-Server

Ein SQL-Server ist ein Computer-Programm.
Er speichert viele Daten in Datenbanken.
Programme können auf diese Daten zugreifen.
Daten werden gesucht und bearbeitet.
An einem SQL-Server arbeiten viele Benutzer gleichzeitig.

SQLite

SQLite ist ein bekanntes Datenbank-Programm.
Es speichert Daten in einer Datei auf dem Computer oder Handy.
Programme können auf diese Daten zugreifen.
Daten werden gesucht und bearbeitet.
SQLite braucht keinen eigenen Server.

Stoppwörter

Der Computer sucht im Archiv nur nach wichtigen Wörtern.
Stoppwörter werden bei einer Suche ignoriert.
Zum Beispiel:

• und
• oder
• wie
• der
• die

Steuerrelevante Belege

Steuerrelevante Belege sind Dokumente für die Buchhaltung.
Zum Beispiel:

• Rechnungen
• Quittungen
• Angebote
• Konto-Auszüge
• Buchungs-Belege

Man braucht sie für die Steuer-Berechnung.
Die Belege muss man aufbewahren.
Sie werden oft vom Finanzamt überprüft.

Tesseract OCR Engine

Tesseract ist ein Computer-Programm.
Es erkennt Texte auf gescannten Dokumenten.
Siehe auch OCR.
Das Programm ist kostenlos.

Toolup-Datei

Das ist eine spezielle Datei für Office Manager DMS.
Diese fügt neue Funktionen hinzu.
Oder macht besondere Einstellungen.

Tray-Icon

Ein Tray-Icon ist ein kleines Bild-Symbol auf dem Computer.
Es steht meistens unten rechts auf dem Bildschirm.
Es zeigt ein Programm das gerade läuft.
Man kann oft auf das Bild klicken.
Dann öffnet sich das Programm oder ein kleines Menü.

Trunkierung

Das bedeutet: Abschneiden von Wörtern.
Man nutzt es für die Suche in Archiven.
Man gibt nur den Anfang vom gesuchten Wort ein.
So findet der Computer mehr Ergebnisse.
Oft muss ein Platzhalter eingegeben werden.
Zum Beispiel: rech*
Dann findet der Computer: Rechen und Rechnungen.

TWAIN

TWAIN ist eine Computer-Technik.
Computer können damit einen Scanner nutzen.
TWAIN gibt es auf verschiedenen Computern:

• Windows-Computer
• Apple-Computer
• MacBook
• Linux-Computer
• Und auch andere Computer

UNC

UNC ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Uniform Naming Convention.
Das heißt auf Deutsch:
Einheitliche Namens-Konvention.
UNC ist eine Adresse für Dateien im Computer-Netzwerk.
Eine UNC-Adresse beginnt mit zwei Schrägstrichen.
Zum Beispiel: \\Server\Freigabe\Verzeichnis\Datei.pdf

Update

Ein Software-Update ist eine Aktualisierung von einem Programm.
Das Programm bekommt Verbesserungen und Fehler werden behoben.
Manchmal gibt es neue Funktionen.
Ein Update macht das Programm sicherer und moderner.

UStAE

Abkürzung für Umsatz·steuer-Anwendungs·erlass.
Umsatz·steuer nennt man auch Mehr·wert·steuer.
Es sind Regeln und Hinweise zur Mehr·wert·steuer in Deutschland.

§

Versionsmanagement

Versions-Mmanagement ist ein System für Dokumente im Archiv.
Es speichert mehrere Versionen eines Dokuments.
Beim Ändern von einem Dokument wird eine Version gespeichert.
Man kann auch alte Versionen öffnen.

Volltextsuche

Volltext-Suche ist eine Suche im Computer.
Der Computer sucht im Text von den Dokumenten.
Er nutzt dafür den Volltext-Index.
So kann man Dokumente schnell finden.

WIA

WIA ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Windows Image Acquisition.
Das heißt auf Deutsch:
Windows Bild-Erfassung
WIA ist eine Computer-Technik.
Computer können damit einen Scanner nutzen.
WIA gibt es nur auf Windows-Computern.

Workflow

Ein Workflow ist ein Arbeits-Ablauf.
Arbeits-Abläufe gibt es in Firmen und in Computer-Programmen.
Sie sagen: Was nacheinander gemacht wird.
So werden Arbeiten schneller und einfacher erledigt.

WORM

WORM ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Write once read multiple.
Das heißt auf Deutsch:
Einmal schreiben und öfters lesen.
Dateien auf einem WORM-Daten·träger lassen sich nicht mehr ändern.
Die Daten sind fest gespeichert.
Das nennt man revisions·sichere Archivierung.

XML

XML ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
Extensible Markup Language.
Das heißt auf Deutsch:
Erweiterbare Auszeichnungs-Sprache.
XML ist eine Datei auf einem Computer.
Es ist ein modernes Daten-Format.
Es kann verschiedenste Daten speichern.
Computer können die Daten einfach verstehen.
Auch geschulte Menschen können die Daten lesen.
So sieht eine XML-Datei zum Beispiel aus:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<liste>
  <titel>Bezeichnung der Liste</titel>
  <element>
    <name>Erstes Listenelement>
    <beschreibung>Beschreibender Text zum ersten Element</beschreibung>
  </element>
  <element>
    <name>Zweites Listenelement>
    <beschreibung>Beschreibender Text zum zweiten Element</beschreibung>
  </element>
</liste>

XPS

XPS ist eine Abkürzung.
Die Abkürzung steht für die englischen Wörter:
XML Paper Specification.
Das heißt auf Deutsch:
XML-Papier-Spezifikation
XPS ist ein Dateiformat für Dokumente.
Es ist so etwas wie PDF.
Es ist aber weniger bekannt.
XPS kommt von der Firma Microsoft.

XRechnung

Das ist eine standardisierte E-Rechnung.
Die Rechnung enthält nur XML-Daten.
XML ist für Menschen nur sehr schwer zu lesen.
Computer verstehen die XRechnung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist die Abkürzung für
Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Es ist eine standardisierte E-Rechnung.
Die Rechnung enthält ein PDF und XML-Daten.
Menschen und Computer verstehen die ZUGFeRD-Rechnung.

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte sagen: Wer darf etwas benutzen.
Zum Beispiel:
Wer darf ein Dokument in einem Archiv benutzen.
Es gibt verschiedene Zugriffsrechte:

• Man darf ein Dokument lesen.
• Man darf es auch ändern.
• Man darf es löschen.

Zugriffsrechte schützen Daten vor unerlaubtem Zugriff.

Wichtiger Hinweis:
Die Erklärungen sind nicht vollständig.
Die Erklärungen können Fehler haben.