Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager DMS Major-Upgrade 18.0

Screenshot des Vektor-Stils "Blaubeere"

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14. November 2018 - Office Manager DMS 18.0 ist da. Das Upgrade bringt vor allem neue Funktionen in den Bereichen DSGVO und GoBD sowie der Blockchain-Revision und überzeugt mit einer verbesserten Benutzeroberfläche.

DSGVO-konformes Löschkonzept und zusätzliche Revisionssicherheit

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) traten im Mai 2018 entscheidende Neuerungen in Kraft, was die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten betrifft. Mit der jetzt erschienenen neuen Version 18.0 unterstützt Office Manager DMS Anwender bei der Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften, die sich sowohl aus der DSGVO aber auch aus den GoBD ergeben. So ist beispielsweise ab sofort die Definition von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich.

Dokumente und personenbezogene Daten endgültig und nachweisbar löschen

Nach Artikel 17 der DSGVO darf eine elektronische Speicherung personenbezogener Daten in der Regel nicht mehr unbefristet erfolgen. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist sollten diese gelöscht werden. Das haben wir in Office Manager Version 18.0 berücksichtigt, indem Anwender künftig jeder Dokumentkategorie eine Aufbewahrungsfrist zuordnen können. Für wichtige und für nicht definierte Kategorien gelten dabei Mindestfristen. Nach Ablauf der Frist können Dokumente aus dem Archiv gelöscht werden, wobei das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigt wird, um Manipulationen zu verhindern. Zudem ermöglicht das DMS jetzt auch die Festlegung des Datenschutzbeauftragten. Diese Information wird fortan in allen datenschutzrelevanten Dialogen eingeblendet.

In diesem Zusammenhang wurden auch die Lösch-Funktionen verfeinert: So ist das Entfernen von Dokumentversionen nur noch zulässig, wenn auch das Hauptdokument endgültig gelöscht werden darf. Dateien, die von mehreren Datensätzen verlinkt sind, werden jetzt besser geschützt. Bei abgelehnten oder gescheiterten Löschversuchen in Skripten wird eine Meldung eingeblendet.

Im gleichen Atemzug erfuhr auch der GoBD-Modus mit dem Ausbau der Revisionssicherheit eine Neuerung: So werden nachträgliche Änderung an relevanten Dokumentattributen jetzt nicht mehr nur protokolliert, sondern während einer Dokumentenrevision auch aufgelistet. Vor einer Änderung wird der Anwender darauf hingewiesen.

Documentchain: Revisionssicherheit mittels dezentraler Blockchain

Eine weitere, komplett neue Funktion ist die Integration der Documentchain. Office Manager 18.0 erlaubt zusätzlich zu den GoBD-Funktionen die Speicherung von Dokumentinformationen in einer öffentlichen Blockchain und ermöglicht dadurch eine verbesserte Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Belege und Verträge. Nutzer können später nachweisen, dass ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war und seitdem unverändert ist.

Modernisierte Benutzeroberfläche und neuer PDF Viewer

Aber damit ist noch längst nicht Schluss, denn auch die Benutzeroberfläche erfuhr eine Überarbeitung. Anwender können nun zwischen unterschiedlichen Stilen wählen und die Farb- und Textgestaltung umfangreich anpassen. Deutlich verbessert wurde auch die PDF-Vorschau: Das Laden der Dokumente erfolgt jetzt unter Verwendung mehrere Hintergrundprozesse und wird beim zwischenzeitlichen Wechsel des Datensatzes abgebrochen. Sie blättern jetzt einfacher durch die Dokumentseiten durch Verwendung von Standardtasten oder dem Mausrad. Anpassungen betreffen auch den neuen Fujitsu ScanSnap iX1500 mit der Treiber-Software "ScanSnap Home".

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