Office Manager-Versionshistorie

Major-Upgrade 18.0.0.543 vom 14.11.2018

Aufbewahrungsfristen, DSGVO und Blockchain-Revision

Veröffentlichung	14.11.2018
Version	18.0.0.543
Typ	Major-Upgrade
Systemvoraussetzung	Windows ab XP, getestet bis Windows 10
Updatemöglichkeit	In-App-Update über Menü Hilfe \| Internet \| Software aktualisieren

Neu und verbessert

1. DSGVO und GoBD

Office Manager DMS 18.0 unterstützt Sie bei der Erfüllung rechtlicher Vorschriften, die sich insbesondere aus der Datenschutzgrundverordnung und den GoBD ergeben.

Aufbewahrungsfristen und Datenschutz

Kategorie mit Aufbewahrungsfrist erstellen

Eine elektronische Speicherung personenbezogener Daten darf in der Regel nicht unbefristet erfolgen. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist sollten diese gelöscht werden. Details finden Sie in der DSGVO Artikel 17.

Jeder Dokumentkategorie kann eine Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden - beispielsweise 10 Jahre für Rechnungen.
Dokumente können nach Ablauf der Frist aus dem Archiv gelöscht werden. Das aktuelle Datum muss dabei von einem Internet-Zeitserver bestätigt werden.
Die Fristen sind einstellbar. Für wichtige und für nicht definierte Kategorien gelten aber Mindestfristen.
Festlegung des Datenschutzbeauftragten. Diese Information wird in datenschutzrelevanten Dialogen eingeblendet.

Revisionssicherheit im GoBD-Modus

Nachträgliche Änderung an relevanten Dokumentattributen werden protokoliert und während einer Dokumentenrevision aufgelistet. Vor einer Änderung wird der Anwender darauf hingewiesen.
Fehlerhafte Meldung "0 initiale Dokumentenerfassungen" bei Notizen behoben, welche als Kopie einer anderen Notiz erstellt wurden.
Eine nachträgliche OCR-Texterkennung ist jetzt zulässig, sofern diese mit Archivfunktionen gestartet wird.
Anpassungen im Revisions-Dialogfenster.

Lösch-Funktionen

Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ermöglicht (siehe oben).
Aktivierung der Menübefehle sowie die Ermittlung von Benutzerrechten überarbeitet. Bearbeiten | Löschen wird auch bei Mehrfachmarkierung aktiviert oder deaktiviert. Bisher erschien erst eine entsprechende Meldung nach Auswahl des Befehls.
Das Löschen von Versionen ist nur noch zulässig, wenn das Hauptdokument endgültig gelöscht werden darf.
Erhöhter Schutzt für Dateien, die von mehreren Datensätzen verlinkt sind.
Die Meldung, dass einzelne Dokumente nicht gelöscht werden dürfen, erscheint jetzt als Dialog und nicht mehr als Pop-up. Bei abgelehnten oder gescheiterten Löschversuchen in Skripten wird ein Fehler ausgelöst.
Löschen DSGVO: Die Meldung "Datei noch vorhanden" erscheint nicht mehr, wenn bei Dokumentklonen bereits zuvor darauf hingewiesen wurde.

2. Documentchain

Speichert Dokumentinformationen in einer öffentlichen Blockchain und ermöglicht eine verbesserte Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Belege und Verträge. Sie können später nachweisen, dass ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war und seitdem unverändert ist.

Die Funktion wird für einzelne Dokumente mit dem Menübefehl Start | Verwenden | Senden | Blockchain aufgerufen. Eine Revision ist im selben Dialog und in der GoBD-Prüfung möglich.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation, die benötigte Wallet-Software auf GitHub.

3. Benutzeroberfläche

Neu: Menü Ansicht | Anpassen | Stil zum Festlegen der Text- und Farbgestaltung des Programms.
Formulargestaltungen im Detail modernisiert. Flackern beim Laden des Archivlayouts behoben.
Einige alte Design-Optionen und die Einstellungsseite Ansicht | Menüs entfernt. Die Anpassung der Menü- und Formularschriften kann in Windows oder über den Stil erfolgen. Die Farbgestaltung der Ribbon-Menüs und die Zebra-Tabelle ist im Stil definiert. Ein eigener RSS-Feed wird jetzt direkt im Menü Hilfe | Internet hinterlegt.
Neu: Suchfeld Was möchten Sie tun? im Ribbon-Hauptmenü. Nach dem Upgrade von einer Vorgängerversion müssen Sie eventuell das Menü zurücksetzen, um das Eingabefeld einzublenden. Falls unerwünscht, kann dieses in den Programmeinstellungen auf der Seite Ansicht ausgeblendet werden.

4. PDF-Dokumentenvorschau

Integrierte Vorschau

Die programminterne PDF-Vorschau wurde durch eine neue Komponente ersetzt.
Das Laden der Dokumente erfolgt jetzt unter Verwendung mehrere Hintergrundprozesse und wird beim zwischenzeitlichen Wechsel des Datensatzes abgebrochen.
Deutlich bessere Darstellung.
Einfaches Blättern durch die Dokumentseiten mit Standardtasten und dem Mausrad.
Lokales Menü mit zusätzlichen Funktionen.
Passwortgeschützte Dokumente können nach Klick auf einen entsprechenden Hinweis geöffnet werden.

Adobe Acrobat ActiveX

Anpassungen und Korrekturen für die Version Acobat DC.
Erweiterte Einstellungen "AcroPdfShowToolbar" und "PrevAcrobatZoom" entfernt.
Zurücksetzen der Vorschau mit erneutem Klick auf den Menübefehl entfernt. Dies war ein Workaround für den veralteten Acrobat 8.0

5. Fujitsu ScanSnap

Scanschnittstelle zum neuen ScanSnap iX1500 und der Treiber-Software "ScanSnap Home" verifiziert.
Kleinere Anpassungen, wie die Kürzung des App-Namen von "Office Manager DMS" zu "Office Manager", damit dieser ohne "…" im Scannerdisplay zu sehen ist.
Der temporäre Scanordner wird häufig von der Windows-Bereinigung gelöscht und deshalb jetzt bei jedem Programmstart neu angelegt. Bei einem Scan über die Gerätetaste kam die Meldung "Speicherzielordner wurde nicht gefunden", wenn das Verzeichnis nicht vorhanden war. Der Anwender musste dann einmal ein Scanprofil im Office Manager starten, um das Verzeichnis wiederherzustellen.
Der Link im Scanprofil-Editor öffnet "ScanSnap Home", sofern vorhanden.
Bezeichnung der Treibersoftware im Programm und der Dokumentation.

6. Kleinigkeiten

Update einiger Programmkomponenten, insbesondere Menüs und Tabellen von Version 17.2.6 auf 18.1.6 vom 09.10.2018 sowie Imaging auf 8.1.1
Neu: Start | Verwenden | Freigeben. Ein Dokument mit einer Windows-App teilen.
Neu: Datenfeld "versioncount" ermöglicht das Einblenden der Dokumentversions-Anzahl in der Haupttabelle.
Der bisherige Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste" wurde durch "Dateiliste oder Makro" ersetzt und ermöglicht auch das skriptgesteuerte Füllen von Auswahllisten. Beispielsweise aus fremden Datenbanken oder Dateien.
Die Kategorie "Buchhaltung" wird beim Öffnen der Auswahlliste automatisch erweitert.
Im Dialogfenster der erweiterten Projekteigenschaften können die Farb- und Schriftoptionen mit einem Klick zurückgesetzt werden.
Tabelle editieren: Nach einem Datensatzwechsel können Sie jetzt direkt weiterschreiben ohne die Datenzelle mit der Maus anzuklicken.
Der Dokumenttyp kann nicht mehr direkt in der Tabelle editiert werden. Die Verwendung des Eigenschaftenfensters vermeidet unbeabsichtigte Änderungen.
Bei der automatischen Registrierung eines neuen Dokumenttypen wird ein Standardsymbol verwendet, wenn Windows kein Symbol bereitstellt.
Dateiendungen für lokales Firebird aus den Dateifiltern entfernt, weil nicht verwendet.
Neues Archiv: Der Schalter Fertigstellen wird nach dem Anklicken deaktiviert, um ein erneutes Anklicken zu verhindern.
Fehlerbehebung: Die Suche nach fälligen Aufgaben zeigt nur noch aktive und keine erledigten mehr.
Windows-Integration: Verwendung der Windows-Benachrichtigung für fällige Aufgaben, wenn von der Windows-Version unterstützt.
Fehlerbehebung: Unter Windows 10 wurde die Anwendung nicht immer in den Vordergrund gebracht.
Programmeinstellung "Symbol erstellen" entfernt, weil nur für das veraltete Windows XP relevant.
Aktivierungsfunktionen für Menübefehle werden beim Beenden nicht mehr ausgeführt und das Beenden beschleunigt.