Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager Entwickler-Support

Automatisierte Verschlagwortung und Belegerfassung

1. Vorgabewerte für Datenfelder

Die Dokumentennummer soll entsprechend den Unternehmensrichtlinien vergeben werden. In diesem Beispiel besteht sie aus einem Abteilungskürzel (gespeichert im Datenfeld ABTEILUNG), dem Erstellungsdatum in Form "JJJJMMTT" gefolgt von einem Bindestrich und der im jeweiligen Archiv eindeutigen Schlüsselnummer.

Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren, markieren Sie das Datenbankfeld DOCNO und wechseln Sie zur Seite Sicherheit. Stellen Sie die Berechtigung zum Bearbeiten auf "für niemanden". Das folgende Makro zur Erzeugung der Nummer wird im Eingabefeld Vorgabewert für neue Dokumentdatensätze der Seite Feldwerte eingetragen:

{Doc:Abteilung}{Date:Now,yyyymmdd}-{Doc:DocID}

2. Attribute aus INI-Dateien

Eine Software schreibt Dokumente in das Verzeichnis "G:\Import\" und erstellt für jedes Dokument eine INI-Datei "datei.doc.ini" mit den Attributen für die Archivierung. Die INI beinhaltet unter anderem eine Sektion [Archivattribute] mit dem Eintrag "Nummer=12345". Der Office Manager soll diese vollautomatisch importieren. Hierzu wird ein Importverzeichnis definiert und die entsprechenden Makroanweisungen auf der Seite Feldwerte hinterlegt. Für das Datenfeld DOCNO lautet diese in unserem Beispiel:

{InifileReadStr:{Source}.ini,Archivattribute,Nummer}

3. Attribute aus dem Dokumententext

Nur für Enterprise-Version: Beim Import aus oben genanntem Verzeichnis werden die Attribute nicht aus einer INI, sondern direkt aus einem PDF-Dokument übernommen. Die Funktionen können auch direkt beim Scannen verwendet werden, um beispielsweise eine Bestell- oder Rechnungsnummer vom Papier einzulesen.

Beispiele:

3.1. Feste Position

Die Nummer steht im PDF immer an der Position 25% von links und 80% von unten:

{AcroExchGetTextFromRect:{Source},1,25,40,80,85,1}

3.2. Schlüsselwortsuche

Oder, wenn die Nummer an unterschiedlichen Positionen steht und z.B. auf den Text "Bestellnr:" folgt:

{FtiGetKeywordValue:{Source}},.bestellnr:.,10,1}

Falls Sie bei der Schlüsselwortsuche unerwartete Ergebnisse bekommen, dann betrachten Sie bitte folgendes Beispiel:

Zweilspaltiger Text

Bei einem mehrspaltigen Layout kann der Text im PDF blockweise gespeichert sein. In dem Fall würde auf "Bestellnr:" das Wort "Lieferdatum" und nicht "1164" folgen. Um hier ein zeilenweises Lesen des Textes sicherzustellen, können Sie den Parameter "-layout" in der Konfigurationsdatei pdftotext.ini eintragen.

Siehe auch

Thema Automatische Belegerfassung im Handbuch