Office Manager-Supportrecherche
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1. Menübefehle
1.1. Datei
Administrator, Abmelden (ActAdminLogin) 28.10.2022, 14:36
Einige Programmfunktionen sind nur verfügbar, wenn Sie sich als Office Manager-Administrator anmelden. Tipp: Vergeben Sie ein Passwort, damit systemkritische Funktionen für den normalen Anwender gesperrt werden.
Einstellungen (ActAdminPreferences) 27.10.2024, 09:14
Die Programmoptionen anpassen.
GoBD-Prüfung (ActFileCheckAuditProof) 23.12.2025, 06:52
Überprüft in einem revisionssicheren Archiv die Einhaltung von Aufbewahrungsvorschriften insbesondere der GoBD.
Dateipfade ändern (ActFileDbChangeFilePath) 28.10.2022, 15:28
Ändert die Verzeichnisse der Dokumentdateien. Die Funktion bezieht sich auf die aktuelle Suche.
Dateiexistenz prüfen (ActFileDbCheckFiles) 29.10.2022, 11:05
Datensätze ohne zugehörige Dokumentdatei aufspüren.
Schließen (ActFileDbClose) 20.10.2021, 09:11
Das derzeit geöffnet Dokumentenarchiv schließen.
In GoBD-Archiven greift die vollständige Revisionssicherheit neu hinzugefügter Dokumente mit dem Schließen.
Exportieren (ActFileDbExport) 28.10.2022, 14:27
Die derzeit aktive Tabelle in verschiedene Datenformate oder die Archivtabelle inkl. Dateien exportieren.
Übersicht (ActFileDbExportHtml) 28.10.2022, 15:27
Erstellt eine HTLM-Datei mit dem Inhalt der aktiven Datentabelle und öffnet diese zum Ausdrucken im Browser.
Felder definieren (ActFileDBFields) 10.02.2019, 14:28
Sie können die Datenfelder, wie Name und Projekt anpassen sowie eigene Felder hinzufügen.
Importieren (ActFileDbImport) 28.10.2022, 14:27
Daten aus anderen Quellen importieren.
Information (ActFileDbInfo) 20.10.2021, 09:11
Ausführliche Informationen zu den geöffneten Datenbanken und den aktuellen Programmeinstellungen.
Synchronisieren (ActFileDbMatch) 10.02.2019, 17:36
Archiv mit einer lokalen Synchrondatenbank abgleichen und Daten austauschen.
Neues Archiv (ActFileDBNew) 23.12.2025, 06:57
Eine neue Datenbank erstellen; ein neues Archiv, neue Kontakt- oder Anwendungsdatenbank. Tipp: Die derzeit geöffnete Datenbank wird als Vorlage für die neue verwendet.
Archiv öffnen (ActFileDbOpen) 23.12.2025, 07:01
Eine Datenbank (Dokumentenarchiv, Kontakt- oder Anwendungsdatenbank) im Öffnen-Dialog wählen Beachten Sie den Dateityp im Dialog, dieser zeigt standardmäßig nur Archive. Für den schnellen Zugriff können Sie auch die Auswahlbox über dem Projektnavigator nutzen.
Eigenschaften (ActFileDbProperties) 25.12.2025, 10:46
Einstellungen und Verbindungsparameter der geöffneten Datenbanken bearbeiten. Hier können Sie auch eine Meldung hinterlegen, die beim Öffnen der Datenbank eingeblendet wird.
Datenbankpflege (ActFileDbRepair) 28.10.2022, 14:38
Datenbanken prüfen und komprimieren. Dateiattribute und Volltextindex aktualisieren.
Report (ActFileDbReport) 23.12.2025, 07:05
Erstellt Informationsblätter zu den Dokumenten.
Dubletten suchen (ActFileDbSearchDuplicate) 10.02.2019, 14:28
Im Archiv nach mehrfach vorhandenen Dokumentdateien suchen. Diese werden anschließend in der Tabelle aufgelistet.
DATEV Buchungstexte (ActFileDBSyncDatev) 03.02.2023, 18:52
Buchungsdaten aus DATEV in das Archiv importieren. Hiermit können die Dokument- Beschreibungen aus der Buchhaltung gelesen werden.
Lexware Buchhalter (ActFileDBSyncLxBuchhalter) 04.01.2024, 08:07
Buchungsdaten aus Lexware in das Archiv importieren. Hiermit können die Dokument- Beschreibungen aus der Buchhaltung gelesen werden.
Beenden (ActFileExit) 20.10.2021, 09:11
Den Office Manager verlassen.
An Steuerberater senden (ActFileSendToAccountant) 03.02.2023, 18:54
Regelmäßige Datenübergabe an den Steuerberater oder ein externes Buchungsbüro.
Dokumenttyp (ActOptionsApplication) 20.10.2021, 09:11
Legt fest, mit welchen Anwendungen die Dokumente geöffnet werden. Hier können auch eigene Funktionen hinterlegt werden.
Assistent (ActOptionsAssist) 20.10.2021, 09:11
Der Assistent führt Sie durch die wichtigsten Grundeinstellungen des Programms. Er wird nach der Installation einmal automatisch gestartet.
Auswahllisten (ActOptionsChoiceLists) 23.01.2024, 15:08
Projekte, Kategorien und andere Listen bearbeiten.
1.2. Start
Datei-Eigenschaften (ActDocApiShowPropDlg) 28.10.2023, 17:25
Öffnet den Windows-Eigenschaftendialog für das markierte Dokument. Alternativ können Sie im Eigenschaftenfenster neben dem Dateinamen auf den Info-Schalter klicken. Oder Rechtsklick auf das Dokument in der Tabelle und den Befehl wählen.
Extrahieren (ActDocExtractAttachments) 28.10.2022, 16:12
E-Mail-Anlagen oder komprimierte Datei entpacken (.zip, .jar, .gz, .tgz, .tar, .cab)
Öffnen (ActDocOpen) 27.10.2024, 13:39
Die markierten Dokumente öffnen. Alternativ mit Doppelklick in der Tabelle.
Anlagen (ActDocOpenAttachments) 20.10.2021, 10:11
Klicken Sie die gewünschte Dateianlage an, um diese direkt zu öffnen. Für E-Mails, ZIP-Archive u.ä.
Dateipfad öffnen (ActDocOpenFolder) 16.12.2023, 08:37
Öffnet das Verzeichnis im Windows-Explorer, in welchem die markierte Dokumentdatei gespeichert ist.
Vorschau (ActDocPreview) 24.10.2025, 18:51
Blendet das Vorschaufenster neben der Datentabelle ein oder startet ein externes Vorschauprogramm. Tipp: Halten Sie die Strg-Taste gedrükt, um Details zu vergrößern.
Dokument (ActDocPrint) 23.12.2025, 07:10
Die markierten Dokumente drucken. Tipp: Für beste Druckergebnisse öffnen Sie die Dokumente mit Doppelklick und verwenden Sie die Funktion des jeweiligen Anwendungsprogramms.
Senden an andere (ActDocSendTo) 27.10.2024, 12:51
Dokumentdateien in ein zu wählendes Verzeichnis exportieren. Einzelne Textdokumente (docx, doc, rtf, txt, html) können Sie hiermit auch in PDF konvertiert.
Senden an CD (ActDocSendToCD) 28.10.2022, 16:12
Die markierten Dokumente auf eine CD, DVD, Blu-ray oder o.ä. kopieren.
Senden an EMail-Empfänger (ActDocSendToEMail) 28.10.2022, 16:12
Markierte Dokumente per E-Mail versenden. Tipp: Halten Sie die Umschalt-Taste fest, falls Sie die Mail direkt ohne Dialogfenster erstellen möchten.
In ZIP-Archiv speichern (ActDocSendToZIP) 28.10.2022, 16:12
Die markierten Dokumentdateien in eine komprimierte Containerdatei zusammenfassen. (.zip, .gz, .tgz, .jar, .tar)
Übersetzung zeigen (ActDocTranslate) 27.10.2024, 13:35
Das markierte Dokument wird mittels GPT in die deutsche (bzw. die voreingestellte Sprache) übersetzt und der deutsche Text eingeblendet.
Makro ausführen (ActMacroExecuteFile) 10.02.2019, 17:55
Eine Makro- oder Skriptdatei im Öffnen-Dialog wählen und ausführen.
Makro-Editor (ActOptionsScriptEditor) 23.12.2025, 07:13
Ermöglicht das Erstellen und Ausführung von Makros und Skripten. Der Editor beinhaltet Syntax-Hervorhebungen, eine Funktionsliste und Direkthilfe.
Felder leeren (ActSearchClearEdits) 20.10.2021, 09:11
Löscht den Text aller Suchfelder. Tipp: Wenn Sie die Umschalttaste festhalten, dann bleibt die Markierung im Projektnavigator erhalten.
Klone (ActSearchClone) 20.10.2021, 10:11
Findet alle Klone des markierten Dokuments. Bei Dokumentklonen verweisen mehrere Archivdatensätze auf dieselbe Datei.
Verknüpfungen (ActSearchCombine) 27.10.2024, 14:23
Sucht Dokumente, die mit dem markierten Dokument verknüpft sind (nur Enterprise-Edition).
Im Terminkalender wechselt die Funktion zum mit der Aufgabe verknüpften Dokument bzw. Kontakt.
Ist ein Kontakt markiert, werden alle zugeordneten Dokumente gesucht.
Tipp: Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wechseln Sie die Ansicht mit dem entsprechenden Tab unterhalb der Tabelle. Die Suche nach verknüpften Daten wird dann automatisch ausgeführt.
Leere Suche (ActSearchEmpty) 23.12.2025, 07:16
Die Tabelle wird geleert, keine Dokumente bzw. Kontakte mehr gezeigt.
Suchen (ActSearchExecute) 23.12.2025, 17:57
Geben Sie Text in den primären Suchfeldern oberhalb der Tabelle ein und klicken Sie auf Suchen. Oder drücken Sie die Eingabetaste im Suchfeld.
Datensatz fixieren (ActSearchFixDocument) 23.12.2025, 07:19
Fixiert die markierten Dokumente oder Kontakte, damit diese unabhängig von der Suche in der Tabelle sichtbar bleiben.
Volltext (ActSearchFulltextIndex) 23.12.2025, 07:24
Öffnet ein Dialogfenster für die Volltextsuche. Alternativ können Sie das primäre Suchfeld Volltext verwenden. Allerdings werden bei der Suche mit dem Dialogfenster weitere Filter ignoriert, Sie suchen dann also nur nach allen Dokumenten im Archiv, welche die eingegebenen Wörter beinhalten.
Zuletzt hinzugefügt (ActSearchLastAdded) 23.12.2025, 07:33
Zeigt die zuletzt hinzugefügten Dokumente bzw. Kontakte. Standardmäßig werden 15 Datensätze gesucht. Wenn Sie die Anzahl angeben möchten, dann halten Sie beim Klick auf den Menübefehl einfach die Steuerungs-Taste Strg gedrückt. Beachten Sie auch die Kurzhilfe in der Statuszeile, wenn sich die Maus über dem Menübefehl befindet.
Erweitert (ActSearchOthers) 10.02.2019, 14:28
Mithilfe des Eigenschaftendialogs nach Dokumenten suchen.
Zwischenablage (ActSearchPaste) 24.10.2025, 19:55
Sucht Dokumente oder Kontakte, welche zuvor mit dem Befehl Bearbeiten | Kopieren Strg+C im DMS oder beispielsweise im Windows-Explorer in die Zwischenablage kopiert wurden.
Markierte (ActSearchSelection) 20.10.2021, 10:11
Sucht die Datensätze, die derzeit markiert sind.
Kontakte (ActSelectLinkedContacts) 23.12.2025, 08:13
Springt zur Kontakttabelle und sucht die mit den markierten Dokumenten bzw. Aufgaben verknüpften Kontakte.
Tipp: Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wechseln Sie die Ansicht mit dem Kontakte-Tab unterhalb der Tabelle. Der verknüpfte Kontakt wird auch dann gesucht und markiert.
Freigeben (ActShareContract) 28.10.2022, 16:12
Ein einzelnes Dokument mit einer Windows-App teilen. Verfügbar ab Windows 10.
1.3. Erstellen
Drag & Drop (ActDocExplorer) 25.12.2025, 10:58
Startet den Windows-Explorer. Sie können Dateien und E-Mails mit der Maus per Drag and Drop auf Office Manager DMS schieben, um diese zu importieren.
Browser (ActDocNewCaptureURL) 28.10.2022, 16:34
Klicken Sie auf den Pfeil des Schalters, um eine Liste aller derzeit im Browser geöffneten Internetseiten zu öffnen. Wählen Sie die gewünschte URL, um diese zu importieren.
Klon (ActDocNewClone) 04.01.2024, 08:06
Erstellt eine weitere Verknüpfung für die markierte Dokumentdatei.
Kopie (ActDocNewCopy) 04.01.2024, 08:07
Erstellt ein neues Dokument als Kopie des in der Tabelle markierten.
Dokument (ActDocNewDefault) 20.10.2021, 09:11
Ein neues Dokument hinzufügen und im Anwendungsprogramm bearbeiten.
Faximport (ActDocNewFaxImport) 20.10.2021, 09:11
Prüft, ob neue Faxe eingegangen sind und importiert diese in das Archiv.
Dokumentvorlagen (ActDocNewFromTemplate) 23.12.2025, 08:17
Über den Schalter wird eine Liste mit Dokumentvorlagen geöffnet. Klicken Sie die gewünschte Vorlage an, um mit dieser ein neues Dokument zu erstellen.
Dialogscan (ActDocNewScan) 19.11.2023, 18:52
Öffnet den Eigenschaftendialog, in welchem Sie das Dokument scannen und beschreiben können.
Sceye (ActDocNewScanSceye) 25.11.2025, 12:08
Papiervorlagen mit Sceye erfassen. Im Dialogfenster können Sie das Dokument beschreiben und Papiervorlagen mit der Dokumentenkamera erfassen. Die Direktanbindung ist nur in der 32 Bit-Ausgabe enthalten, im 64 Bit können Sie die Twain-Schnittstelle verwenden.
Importieren (ActDocNewSearchPath) 28.10.2022, 15:45
Dialoggeführte Funktion für den Import großer Datenmengen. Sie können Verzeichnisse durchsuchen sowie per Drag&Drop und über die Zwischenablage hinzufügen.
Version (ActDocVersNew) 24.12.2025, 12:45
Archiviert den aktuellen Versionsstand des Dokuments. Unter finden Sie alle Versionsstände.
Hilfe (ActHelpToScan) 23.12.2025, 17:47
Zeigt Informationen zu den Scan-Funktionen in Office Manager DMS. Das Kapitel beschreibt die Einrichtung und Nutzung der Scanprofile für die automatisierte Digitalisierung von Papiervorlagen.
Scanprofile bearbeiten (ActOptionsScanProfile) 23.12.2025, 08:21
Öffnet das Einstellungsfenster Scannen | Profile, in welchem Sie die Scanprofile anpassen, neue hinzufügen und vorhandene löschen können. Die Profile ermöglichen Ihnen ein schnelles Erfassen unterschiedlicher Papiervorlagen, ohne jedes Mal die Parameter anpassen zu müssen.
1.4. Bearbeiten
Archivieren (ActDocArchiveDoc) 28.10.2022, 16:15
Die markierten Dokumente werden archiviert. Sie sind anschließend in der Tabellenansicht "Archivierte Dokumente" zu finden. Je nach Einstellung können die Dateien dabei verschoben und/oder verschlüsselt werden.
Blockchain (ActDocBlockchain) 27.10.2024, 14:38
Dokumenteninformationen in einer dezentralen Blockchain speichern. Dies ermöglicht den Nachweis, dass ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war und seitdem unverändert ist.
Löschen (ActDocDelete) 20.10.2021, 09:11
Löscht nach Rückfrage die in der Tabelle markierten Dokumente. Sie können wählen, ob das Dokument endgültig gelöscht oder nur in den Papierkorb verschoben werden soll.
Eigenschaften (ActDocEditDB) 21.03.2024, 18:27
Die Beschreibung eines oder mehrerer markierten Datensätze (Dokumente, Kontakte oder Aufgaben) ändern.
OCR-Texterkennung (ActDocOCR) 25.12.2025, 11:09
Führt nachträglich eine Texterkennung für gescannte Dokumente durch. Die Erkennung erfolgt im Hintergrund, warten Sie also bitte etwas, bevor Sie das Ergebnis überprüfen.
Dokumentenerkennung (ActDocRecognize) 23.12.2025, 10:36
Führt die Dokumentenerkennung (Standard-Phrasenerkennung, E-Rechnung, Künstliche Intelligenz) nachträglich aus, um u. a. das Belegdatum, die Kategorie und den Kontakt für die markierten Dokumente zu ermitteln.
Wiederherstellen (ActDocRecoverDoc) 28.10.2022, 16:15
Die in der Tabelle "Archivierte Dokumente" markierten Daten in die Ansicht "Aktive Dokumente" verschieben.
Mit diesem Menübefehl werden gelöschte Dokumente wiederhergestellt, wenn der Papierkorb geöffnet ist.
Wiederherstellen (ActDocRecoverFromTrash) 20.10.2021, 20:08
Die im Papierkorb markierten Dokumente wiederherstellen. Alternativ können Sie doppelt auf ein Dokument klicken.
Mit diesem Menübefehl werden archivierte Dokumente wiederhergestellt, wenn die Tabellenanischt "Archivierte Dokumente" geöffnet ist.
Verknüpfen (ActEditCombineDocs) 20.10.2021, 10:11
Markierte Dokumente miteinander verknüpfen, beispielsweise Rechnung mit zugehörigem Lieferschein und Kontoauszug.
Kopieren (ActEditCopy) 20.10.2021, 09:11
Kopiert das markierte Element (Text, Dokument, Projekt o. a.) in die Zwischenablage.
Ausschneiden (ActEditCut) 20.10.2021, 09:11
Verschiebt den markierten Text in die Zwischenablage.
Löschen (ActEditDelete) 20.10.2021, 09:11
Löscht das markierte Element (Text, Dokument, Projekt o. a.)
Einfügen (ActEditPaste) 28.10.2022, 15:41
Fügt den Inhalt der Zwischenablage (Text, Dokument, Projekt o. a.) ein.
Verschlüsseln (ActEditProtectDoc) 20.10.2021, 10:11
Revisionssichere Archivierung einer PDF-Datei. Diese Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Alles markieren (ActEditSelectAll) 28.10.2022, 16:30
Markiert den gesamten Text in einem Eingabefeld, alle Dokumente oder alle Projekte. Je nachdem, welches Element den Eingabefokus hat.
Rückgängig (ActEditUndo) 24.12.2025, 06:39
Zuletzt ausgeführte Funktionen widerrufen.
1.5. CAD
AutoCAD einrichten (ActAutoCadExecuteAssist) 04.01.2024, 08:06
Startet den Assistenten für die AutoCAD-Konfiguration.
AutoCAD (ActAutoCadExecuteCadPrg) 21.04.2020, 09:34
Startet das CAD-Programm AutoCAD.
Neues Bauteil (ActAutoCadNewBlock) 28.10.2022, 15:33
Ein neues Bauteil (Block) mit AutoCAD erstellen.
Neue Zeichnung (ActAutoCadNewDrawing) 04.01.2024, 08:08
Eine neue Zeichnung mit AutoCAD erstellen.
acad.ini öffnen (ActAutoCadOpenIni) 04.01.2024, 08:06
Öffnet die AutoCAD-Konfigurationsdatei "acad.ini" im Editor. Hier können Sie u.a. Verknüpfungen von AutoCAD- und Archivattributen definieren.
MegaCAD einrichten (ActMegaCadExecuteAssist) 23.12.2025, 10:47
Startet den Assistenten für die MegaCAD-Konfiguration und richtet spezielle CAD-Funktionen ein: Schriftköpfe ausfüllen, Bauteile in Zeichnungen einfügen sowie Im- und Export.
MegaCAD (ActMegaCadExecuteCadPrg) 23.12.2025, 10:41
Startet das CAD-Programm MegaCAD.
Plotprogramm (ActMegaCadExecutePlotPrg) 23.12.2025, 10:41
Starten das Plotprogramm von MegaCAD.
Exportieren (ActMegaCadExport) 28.10.2022, 15:12
Speichert die markierte MegaCAD-Zeichnungsdatei (.prt) im DXF- oder DWG-Format. Hierfür ist MegaCAD auf dem PC erforderlich.
Dieser Befehl entspricht "Senden an andere". Die Konvertierungsoptionen werden vom Einrichtungsassistenten im Dokumenttyp hinterlegt.
Importieren (ActMegaCadImport) 28.10.2022, 15:35
Importiert eine DXF- oder DWG-Datei und wandelt diese in das PRT-Format von MegaCAD um. Hierfür ist MegaCAD auf dem PC erforderlich.
Dieser Befehl entspricht dem Drag&Drop-Import. Die Konvertierungsoptionen werden vom Einrichtungsassistenten im Dokumenttyp hinterlegt.
Neue Zeichnung (ActMegaCadNewDrawing) 04.12.2023, 18:48
Eine neue Zeichnung mit MegaCAD erstellen.
Neues Makro (ActMegaCadNewMacro) 28.10.2022, 15:32
Ein neues Bauteil (Makro) mit MegaCAD erstellen.
1.6. Ansicht
Menüband anpassen (ActOptionsExBarCustomizing) 23.12.2025, 18:51
Das Benutzermenü an eigene Bedürfnisse anpassen, Schalter im Ribbon hinzufügen, verschieben und ausblenden.
Menüband zurücksetzen (ActOptionsExBarReset) 23.12.2025, 10:52
Setzt die Benutzermenüs auf Standard-Einstellungen zurück.
Eigenschaften - Hauptfenster (ActOptionsLayout_DBEditDefault) 10.02.2019, 14:28
Das Layout des oberen Bereichs im Eigenschaftendialog anpassen.
Eigenschaften - Zeichnung (ActOptionsLayout_DBEditDrawing) 10.02.2019, 18:18
Das Layout der Seite "Zeichnung" im Eigenschaftendialog anpassen.
Eigenschaften - Weitere (ActOptionsLayout_DBEditOther) 10.02.2019, 14:28
Das Layout der Seite "Weitere" im Eigenschaftendialog anpassen.
Vorschau (ActOptionsLayout_Preview) 10.02.2019, 14:28
Das Layout des Vorschaufensters anpassen. Beispielsweise den Buchungstext unter der Vorschau darstellen.
Primäre Suchfelder (ActOptionsLayout_SearchFields) 10.02.2019, 14:28
Das Layout der primären Suchfelder anpassen. Felder austauschen oder hinzufügen.
Datensätze in Speicher laden (ActOptionsLoadAllRecords) 20.10.2021, 09:11
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Dokumente in der Tabelle sortieren oder gruppieren möchten.
Kontakte (ActViewContact) 02.11.2021, 07:47
Springt zur Tabellenseite der Kontakte.
Archivierte Dokumente (ActViewDtsDocArchive) 28.10.2022, 16:22
Springt zur Tabellenseite der archivierten Dokumente.
Aktive Dokumente (ActViewDtsDocument) 28.10.2022, 15:22
Springt zur Tabellenseite der aktiven Dokumente.
Gruppierung zurücksetzen (ActViewEndGrouping) 23.12.2025, 11:00
Die Datentabelle nicht mehr gruppieren.
Knoten schließen (ActViewFullCollapse) 29.10.2022, 12:19
Alle Baumknoten in der gruppierten Datentabelle oder im Projektnavigator schließen. Klicken Sie auf die Tabelle oder den Navigator bevor Sie die Funktion wählen.
Knoten öffnen (ActViewFullExpand) 29.10.2022, 12:19
Alle Baumknoten in der gruppierten Datentabelle oder im Projektnavigator einblenden. Klicken Sie auf die Tabelle oder den Navigator bevor Sie die Funktion wählen.
Feldauswahl (ActViewGridColCustomiz) 23.12.2025, 11:05
Festlegen, welche Spalten in der Datentabelle dargestellt werden. Schieben Sie diese aus dem Fenster "Feldauswahl" an die gwünschte Position der Datentabelle.
Editieren (ActViewGridEditing) 28.10.2022, 16:32
Wenn diese Option aktiviert ist, dann können Sie die Daten direkt in der Tabelle bearbeiten.
Immer geöffnet (ActViewGroupsAlwaysExpand) 23.12.2025, 14:16
Wenn diese Option markiert ist, sind die Knoten in den gruppierten Tabellen immer erweitert.
Layout (ActViewSelectLayout) 04.01.2024, 08:07
Eine Layoutdatei manuell öffnen. Standardmäßig wird ein zum Archiv gleichnamiges Layout verwendet.
Gruppieren (ActViewShowGroupPanel) 23.12.2025, 11:02
Mit Klick auf die obere Hälfte der Schaltfläche wird ein Gruppierungsbereich oberhalb der Tabelle eingeblendet. Schieben Sie Spalten (Tabellenköpfe) in diesen Bereich, um die Tabelle nach der Spalte zu gruppieren.
Der untere Schalterbereich öffnet ein Menü mit weiteren Möglichkeiten und erlaubt u. a. das Speichern der Gruppeneinstellungen.
Papierkorb (ActViewShowTrash) 20.10.2021, 10:11
Öffnet den Papierkorb. Die enthaltenen Dokumente können Sie mit einem Doppelklick wiederherstellen.
Aufgaben (ActViewToDo) 20.10.2023, 11:22
Springt zur Ansicht der Terminverwaltung.
Sprache (MViewSelectLanguage) 10.02.2019, 14:29
Die Benutzersprache der Programmoberfläche manuell wählen. Office Manager startet, sofern möglich, in der zum Betriebssystem passenden Anwendersprache.
Stil (MViewSelectSkin) 22.10.2023, 20:53
Darstellungsstil der Programmoberfläche wählen.
1.7. Hilfe
Info (ActHelpAbout) 20.10.2021, 09:11
Info über den Office Manager.
Hilfethemen (ActHelpContents) 20.10.2021, 09:11
Die Programmhilfe öffnen.
Direkthilfe (ActHelpContextHelp) 20.10.2021, 09:11
Klicken Sie auf diesen Schalter und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen wünschen.
Hinweise (ActHelpOptionShowHint) 20.10.2021, 09:11
Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Kurzinformationen an der Maus nicht mehr gezeigt.
Hilfe (ActHelpRSS) 20.10.2021, 09:11
Erklärt, wie Sie Neuigkeiten, aktuelle Support-Themen und einen eigenen RSS-Feed im Programm-Menü verwenden.
Benutzerhandbuch (ActHelpUserManual) 20.10.2021, 09:11
Öffnet das Office Manager-Benutzerhandbuch.
Gedruckte Bücher waren bis zur Version 16.1 auf Wunsch verfügbar. Mangels Nachfrage wird ab 17.0 aber nur noch elektronisch ausgeliefert.
Hotline-Blog (ActHelpWebBlog) 20.10.2021, 09:11
Tipps zur Programmbedienung und Antworten auf Fragen im Web-Log.
Homepage (ActHelpWebHome) 18.02.2019, 13:56
Öffnet officemanager.de oder die Homepage der OEM-Programmversion in Ihrem Internet-Browser.
Neuigkeiten (ActHelpWebLoadRSS) 20.10.2021, 10:11
Aktuelle Supportartikel und Nachrichten. Klick auf den Schalter aktualisiert die Liste, Klick auf den Pfeil zeigt die RSS-Artikel.
Social Media (ActHelpWebNewsletter) 20.10.2021, 09:11
Neuigkeiten und Supportartikel per RSS, Newsletter oder Twitter abonnieren.
Online-Shop (ActHelpWebOrder) 23.12.2025, 13:19
Öffnet den Online-Shop im Browser. Sie finden hier Dokumentenmanagement-Software, Scanner und Zubehör.
Version registrieren (ActHelpWebRegister) 23.12.2025, 13:21
Öffnet das Software-Registrierungsformular im Web-Browser. Hiermit können Sie Ihre Office-Manager-DMS-Testversion freischalten und eine Vollversion kaufen.
Supportanfrage (ActHelpWebSupportMail) 20.10.2021, 09:11
Eine Support-Anfrage per E-Mail senden.
Support und FAQ (ActHelpWebSupportPage) 20.10.2021, 09:11
Fragen und Antworten zum Office Manager im Internet.
Fernwartung (ActHelpWebTeamviewer) 10.02.2019, 14:28
Startet das Fernwartungsprogramm TeamViewer.exe. Vor der ersten Verwendung wird es aus dem Internet geladen.
Auf Twitter folgen (ActHelpWebTwitter) 10.02.2019, 14:28
Wir posten Neuigkeiten und Supportartikel des Hotline-Blogs auch auf Twitter.
Software aktualisieren (ActHelpWebUpdate) 23.12.2025, 13:29
Prüfen Sie bitte regelmäßig, ob neue kostenlose Servicepacks oder kostenpflichtige Upgrades verfügbar sind, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand der Technik bleiben.
1.8. Aufgabe
Aufgabe (ActDocNewToDo) 20.10.2023, 11:22
Eine Tätigkeit hinzufügen. Wenn ein Dokument oder Kontakt markiert ist, dann wird die Aufgabe mit diesem verknüpft.
Felder leeren (ActSearchClearEdits) 17.10.2023, 19:13
Der Terminplaner hat keine Suchfelder, die Funktion springt zum heutigen Datum und wechselt zur Monatsansicht.
Suchen (ActSearchExecute) 20.10.2023, 20:35
Fragt die Daten des Terminplaners neu aus der Datenbank ab und öffnet das Erinnerungsfenster erneut, falls es geschlossen ist. Nutzen Sie dies im Netzwerkbetrieb bitte regelmäßig, um die Änderungen anderer Anwendenden zu sehen.
Erledigen (ActTodoDelete) 17.10.2023, 19:05
Entfernt die markierten Tätigkeiten aus dem Kalender. Die Erledigung wird, sofern möglich, im Protokoll des verknüpften Dokuments oder Kontakts erfasst.
Eigenschaften (ActTodoEditDB) 20.10.2023, 21:33
Die markierte Tätigkeit bearbeiten.
1.9. Navigator
Eigenschaften (ActProjectEdit) 28.10.2022, 14:30
Das markierte Projekt umbenennen oder formatieren.
Genaue Suche (ActProjectExactSearchOpt) 23.12.2025, 14:27
Wenn diese Option markiert ist, dann werden die Dokumente nur im markierten Projekt und nicht in den in untergeordneten Projekten gesucht. Die Projektzuordnung der Dokumente muss also genau übereinstimmen und nicht nur mit dem gesuchten beginnen.
Aktualisieren (ActProjectNavRefresh) 20.10.2021, 10:11
Lädt die Projektliste neu. Sie können hiermit den Navigator aktualisieren, wenn Änderungen auf einem anderen Netzwerkarbeitsplatz durchgeführt wurden.
Neuer Eintrag (ActProjectNew) 23.12.2025, 14:48
Ein neues Projekt hinzufügen. Dieses wird auf derselben Ebene wie das markierte Projekt erstellt.
Neuer Untereintrag (ActProjectNewSub) 23.12.2025, 14:48
Ein neues Unterprojekt hinzufügen. Das markierte Projekt wird mit dem neuen untergliedert.
Suchen (ActProjectSearchPrj) 20.10.2021, 10:11
Markiert im Navigator das erste Projekt, welches den gesuchten Text enthält.
Archiv-Schnellzugriff (ActViewShowDbCombo) 23.12.2025, 14:35
Archiv-Auswahlliste über dem Projektnavigator einblenden. Dies ermöglicht ein schnelles Wechseln zwischen den verschiedenen Dokumentenarchiven.
Knoten automatisch erweitern (ActProjectAutoExpand) 23.12.2025, 14:30
Die Konten im Projektnavigator automatisch erweitern. Wenn Sie ein Projekt (je nach Einstellung auch Jahr oder andere Bezeichnung im Navigator) anklicken wird dieser geöffnet und alle anderen geschlossen. Wenn die Option nicht markiert ist, müssen Sie die Knoten mit dem Erweiterungssymbol oder mit einem Doppelklick öffnen.
1.10. Administrator
"Gemeinsame Dateien" öffnen (ActAdminOpenCommonFiles) 04.01.2024, 08:05
Öffnet das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien im Windows-Explorer. Hier sind globale Einstellungen und die Datenbanken, aber nicht die Dokumente gespeichert.
Info Volltextindex (ActAdminInfoFTI) 23.12.2025, 16:13
Zeigt die Wörter des markierten Dokuments im Volltextindex.
Hilfe zur INI-Datei (ActAdminIniHelp) 04.01.2024, 08:05
Öffnet das Hilfekapitel mit erweiterten Einstellungen, die in der admin.ini vorgenommen werden.
INI-Datei öffnen (ActAdminOpenIni) 04.01.2024, 08:06
Öffnet die globale Konfigurationsdatei "admin.ini" im Editor. Hier können Sie erweiterte Einstellungen vornehmen.
INI erneut einlesen (ActAdminReloadIni) 04.01.2024, 08:06
Manuelle Änderungen an der Konfigurationsdatei "admin.ini" übernehmen. Alternativ können Sie auch das Programm neu starten.
Logdatei öffnen (ActAdminShowErrorLog) 04.01.2024, 08:06
Zeigt den Inhalt der Logdatei "error.log".
Dokument löschen (DSGVO) (ActDocDeleteDSGVO) 08.12.2023, 15:37
Administrative Funktion zum Löschen auch gesperrter Dokumente aus Datenschutzgründen.
Info Zugriffsrechte (ActDocShowFileAccessInfo) 10.02.2019, 14:28
Zeigt die Zugriffsberechtigungen der markierten Dateien.
Hilfe (ActHelpAdmin) 28.10.2022, 14:36
Spezielle Hilfethemen für den Administrator.
Layout aktualisieren (ActOptionsUpdateLayoutFile) 23.12.2025, 16:26
Die aktuelle Layout-Datei bereinigen und neu einlesen. Nutzen Sie bitte diese Funktion, wenn Eingabefelder nicht korrekt dargestellt werden. Beispielsweise ein Kombinationsfeld nur als einfaches Eingabefeld.
SQL-Editor (ActSearchDefineSQL) 23.12.2025, 17:08
Erweiterte Suche mit SQL-Befehlen für fortgeschrittene Anwender.
Abfrage ausführen (ActSearchSQLExecute) 23.12.2025, 17:03
Eine SQL-Datei im Öffnen-Dialog wählen und ausführen.
1.11. Sonstige
Hilfe (ActHelpToSearch) 24.12.2025, 12:45
Öffnet das Hilfekapitel mit den verschiedenen Recherche-Möglichkeiten. Datensuche im Archiv und der CRM-Kontaktdatenbank.
Dokumentattribute bearbeiten (ActHiddenDocEditAtt) 23.12.2025, 18:47
Virtueller Befehl der nicht im Menü abgelegt werden kann. Er dient ausschließlich der Sicherheitseinstellung (Grundfunktionen) für die Bearbeitung von Dokumentattributen im Archiv. Ist der Befehl gesperrt, können Anwendende die Eigenschaften von Dokumenten nicht mehr ändern.
Dateien bearbeiten (ActHiddenDocEditFile) 23.12.2025, 18:47
Virtueller Befehl der nicht im Menü abgelegt werden kann. Er dient ausschließlich der Sicherheitseinstellung (Grundfunktionen) für die Bearbeitung von Dokumentdateien. Ist der Befehl gesperrt, können Anwendende die Dokumenten nicht mehr ändern, Dateien werden nur als Kopie geöffnet.
Erweiterter Import (ActHiddenImportEx) 23.12.2025, 18:47
Virtueller Befehl der nicht im Menü abgelegt werden kann. Er dient ausschließlich der Sicherheitseinstellung (Grundfunktionen) für den erweiterten Dateiimport (Drag&Drop mit gedrückter Strg-Taste).
Hilfe (ActProjectContextHelp) 24.12.2025, 12:45
Öffnet das Hilfekapitel zum Projektnavigator und erklärt die lokalen Befehle.
(Feldname=Spaltenwert) (ActSearchForGridColumn) 24.12.2025, 12:45
Findet Dokumente oder Kontakte, die denselben Wert in der angeklickten Spalte haben.
Automatisch (ActSearchLock) 24.12.2025, 12:45
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Suchen-Schalter festgestellt. Die Suche startet dann automatisch, wenn Sie Text in die Suchfelder eingeben.
Vor (ActSearchNext) 24.12.2025, 12:45
Mit dem linken Pfeil gelangen Sie zur letzten Suche zurück. Mit diesem rechten Pfeil können Sie anschließend wieder vorwärts blättern.
Zurück (ActSearchPrior) 24.12.2025, 12:45
Springt zur letzten Ansicht bzw. zur letzten Suche zurück.
Zurücksetzen (ActSearchReset) 24.12.2025, 12:45
Löscht den Text aller Suchfelder und zeigt alle Daten in der Tabelle. Dies entspricht einem Klick auf und anschließend auf .
Projektnavigator einblenden (ActViewShowProjectNav) 20.10.2021, 09:11
Den Projektnavigator ein- und ausblenden
Löschen (ActDocVersDelete) 24.12.2025, 12:45
Die markierte Dokumentenversion aus dem Archiv entfernen.
Vorschau (ActDocVersPreview) 24.12.2025, 12:45
Lädt die markierte Dokumentenversion in das Vorschaufenster.
Öffnen (ActDocVersOpen) 24.12.2025, 12:45
Öffnet die markierte Dokumentenversion im entsprechenden Anwendungsprogramm.
Eigenschaften (ActDocVersEditDB) 24.12.2025, 12:45
Die Eigenschaften (Beschreibung in der Datenbank) der markierten Dokumentenversion bearbeiten.
1.12. Kontakt
Löschen (ActContactDelete) 02.11.2021, 07:12
Löscht die markierten Kontakte nach einer Rückfrage aus der Datenbank.
Eigenschaften (ActContactEditDB) 02.11.2021, 07:17
Den markierten Kontakt oder mehrere Kontakte bearbeiten.
Serienbrief (ActContactMailMerge) 01.11.2021, 18:54
Briefe und Serienbriefe an die gesuchten Kontakte schreiben.
Kontakt (ActContactNew) 23.01.2024, 15:24
Dem CRM einen neuen Kontakt hinzufügen. Beachten Sie auch die Möglichkeit, Adressen und Kontakte per Drag&Drop oder Datenbankimport einzulesen.
Dokumente (ActTodoSelectLinkedDocs) 24.12.2025, 08:24
Springt zur Dokumententabelle und sucht die mit dem Kontakt bzw. der Aufgabe verknüpften Dokumente.
Nur bei Aufgaben: Um das Dokument direkt zu öffnen, können Sie den Befehl verwenden.
2. Backstage-Ansichten
Datenbank (BackstageTabDatabase) 28.10.2022, 14:24
Funktionen für den Datenaustausch und die Datenbankpflege sowie die Möglichkeit, eigene Datenfelder zu definieren.
Hilfe (BackstageTabHelp) 10.02.2019, 14:28
Lokale Hilfe zum Office Manager, Support-Ressourcen und kurze Programminfo.
Menü (BackstageTabMenu) 10.02.2019, 14:28
Office Manager konnte in den Versionen 12.0 bis 14.0 alternativ mit modernem Ribbon-Menüband oder klassischen Benutzermenüs verwendet werden. Die Funktion ist ab Version 15.0 nicht mehr enthalten.
Stellen Sie hier die gewünschte Menüoption ein. Zurück zum Ribbon gelangen Sie über die Programmeinstellungen auf Seite Ansicht | Menüs.
Mobiler Datenzugriff (BackstageTabMobile) 24.10.2023, 14:38
Konfiguriert den mobilen Zugriff auf die Dokumentenarchive per App.
Optionen (BackstageTabOptions) 28.10.2022, 14:28
Programmeinstellungen anpassen, Auswahllisten bearbeiten und Anwendungen registrieren.
Zuletzt verwendet (BackstageTabRecent) 10.02.2019, 14:28
Liste der zuletzt geladenen Archive. Sie können diese hier erneut öffnen.
3. Mausschalter
Hilfe zum Thema (BtnHelpCurrentWindow) 10.02.2019, 14:28
Dynamischer Hilfe-Schalter. Im Programmhauptfenster wird das Hilfethema "Arbeitsweise" (erste Schritte) geöffnet. In anderen Programmfenstern können Sie hiermit eine lokale Hilfeseite öffnen, die das Thema des jeweiligen Fensters behandelt.
Fenster maximieren (MaximizeWindow) 10.02.2019, 14:28
Mit diesem Standard-Mausschalter wird das Fenster auf die gesamte Bildschirmgröße maximiert.
Fenster minimieren (MinimizeWindow) 10.02.2019, 14:28
Mit diesem Standard-Mausschalter wird das Fenster zum Symbol minimiert.
Klicken Sie den entsprechenden Schalter auf der Windows-Taskbar an, um es wiederherzustellen.
Ribbon minimieren (MMinimizeRibbon) 25.11.2025, 10:13
Minimiert das Ribbon-Menü, es werden nur noch die Bezeichnungen der Registerkarten gezeigt. Für die Auswahl eines Menübefehles müssen Sie dann auf die Registerkarte klicken.
4. Elemente
Archiv-Schnellzugriff (CmBxDBSelect) 22.10.2023, 20:16
Wählen Sie ein Dokumentenarchiv aus dem Listenfeld, um es zu öffnen.
Kontakttabelle (ContactGrid) 04.04.2025, 17:49
Wenn Sie zur Ansicht der Kontakte wechseln, zeigt die Datententabelle alle Kontakte, die dem gesetzten Suchfilter entsprechen.
Datumsnavigator (DateNavScheduler) 17.10.2023, 21:57
Markieren Sie einen oder mehrere Tage, um den Terminplaner auf den gewünschten Zeitabschnitt einzustellen. Der Navigator kann mit positioniert werden.
Datenbank-Navigation (DBNavigator) 28.10.2022, 15:22
Zu anderen Zeilen in der Tabelle wechseln - anderes Dokument oder andere Aufgabe markieren.
Dokumententabelle (DocumentGrid) 04.04.2025, 17:48
Die Dokumententabelle ist das wichtigste Objekt der Benutzeroberfläche in einem Dokumenten-Management-System. Sie beinhaltet das Ergebnis der Archiv-Abfrage und listet die gefundenen Dokumente auf. Viele Menübefehle beziehen sich auf die in der Tabelle markierten Dokumente - mit einem Doppelklick werden diese zum Beispiel geöffnet.
GPT-Chat (GPTChat) 27.10.2024, 13:01
In der Volltextsuche können Sie auch einen Chat mit der Künstlichen Intelligenz starten. Geben Sie dazu eines der reservierten Wörter (Frage, Übersetze oder Suche) gefolgt von einem Doppelpunkt und der Frage ein.
Support Recherche (LinkLabelSupportSearch) 10.02.2019, 14:28
Öffnet die Supportrecherche (die Internetseite, die Sie gerade geöffnet haben) passend zum jeweiligen Thema.
Fenster-Titel (MainFormTitle) 10.02.2019, 14:28
Beschriftung des Programm-Hauptfensters und des Schalters in der Taskleiste.
Projektnavigator (ProjectNavigator) 25.12.2025, 16:06
Der Navigator ermöglicht Ihnen unter anderem eine schnelle Suche nach Dokumenten, die bestimmten Projekten zugeordnet sind. Sie können aber auch Dokumenteigenschaften per Drag&Drop anpassen und Dateien beim Import auf einem Eintrag ablegen, um die neuen Dokumente gezielt dem Projekt hinzuzufügen.
Zeitauswahlleiste (RangeControlScheduler) 17.10.2023, 21:55
Auswahl des im Terminplaner gezeigten Zeitintervalls. Sie können den Bereich mit der Maus verschieben und in der Breite ändern.
Terminplaner (Scheduler) 04.04.2025, 18:51
Zum Öffnen der Terminplanung wählen Sie den Befehl oder klicken Sie am unteren Rand der Tabelle auf Aufgaben. Sie können hier Ihre Tätigkeiten zu den Dokumenten und Kontakten sowie alle Aufgaben und Events zentral managen. Mit Version 23.0 wurde die bisherige tabellarische Aufgabenverwaltung zu einer vollständigen Terminplanung umgestellt.
Datum-Suchfelder (SearchFieldCreateDate) 10.02.2019, 14:29
Wenn Sie die Dokumente über ein Datum, wie beispielsweise "Erstellt" suchen, dann zeigt die Tabelle alle Dokumente, die ab dem angegebenen Datum erstellt wurden. Eine einfache Datumssuche erfolgt nach dem Schema "größer oder gleich". Wenn das Suchfeld zweimal vorhanden ist, dann können Sie auch eine Zeitraum-Suche verwenden.
Volltext (SearchFieldFulltext) 23.12.2025, 07:28
Geben Sie die gewünschten Wörter ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Tabelle zeigt nur noch Dokumente, welche die gesuchten Begriffe enthalten (und zu den weiteren Filtern der anderen Suchfelder passen). Mit dem Mausschalter […] rechts im Eingabefeld öffnen Sie ein Dialogfenster für die Volltextrecherche.
Primäre Suchfelder (SearchFields) 01.11.2021, 18:13
Geben Sie Text in die Suchfelder ein und drücken Sie die Eingabetaste, um entsprechende Dokumente, Kontakte oder Aufgaben zu finden.
Fenstergröße ändern (SizeGrip) 10.02.2019, 14:29
Zum Ändern der Fenstergröße bewegen Sie die Maus auf diesen "Size Grip" oder an eine andere Stelle des Fensterrandes bis der Mauszeiger als Doppelpfeil dargestellt wird. Klicken und halten Sie die linke Maustaste, schieben Sie die Maus und lösen Sie die Taste, wenn das Fenster die gewünschte Größe hat.
Status des Dokuments (StatusBar-File) 29.10.2022, 14:07
Das Symbol ist rot dargestellt, wenn die aktuelle Dokumentendatei nicht gefunden wurde.
Revisions-Modus (StatusBar-GoBD) 29.10.2022, 14:09
Information zur Revisionssicherheit des geöffneten Dokumentenarchivs:
- Standardarchiv ohne GoBD-Modus,
- Revisionssicheres GoBD-Archiv,
- RDX WORM.
Im GoBD-Modus können Sie das Symbol auch anklicken, um die Archivrevision auszuführen.
OCR im Hintergrund (StatusBar-OCR) 29.10.2022, 11:37
Wenn das Blitz-Symbol links in der Statuszeile eingeblendet ist, dann wird gerade eine OCR-Texterkennung ausgeführt. In den Standardeinstellungen erfolgt die Texterkennung erst nach dem Scannen auf einem eigenen Prozessorkern. Dies spart Zeit, Sie können die Volltextsuche aber erst nach einigen Minuten verwenden.
Statuszeile (StatusBar) 29.10.2022, 12:08
In der Statuszeile wird unter anderem eine Kurzhilfe gezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf einen Menüschalter oder eine sonstige Komponente bewegen.
Was möchten Sie tun? (TabAreaSearch) 20.10.2021, 21:24
Ermöglicht den Zugriff auf Menübefehle durch die Eingabe von Schlagwörtern. Das Eingabefeld kann in den Einstellungen auf der Seite Ansicht ausgeblendet werden.
Symbolleiste für den Schnellzugriff (ToolbarQuickAccess) 07.03.2019, 06:39
Sie können hier häufig verwendete Befehle platzieren.
Fenster-Systemmenü (WindowSysMenu) 10.02.2019, 14:29
Das Systemmenü beinhaltet Standard-Funktionen für das Fenster. Mit einem Doppelklick wird das Fenster geschlossen bzw. die Anwendung beendet.
5. Menügruppen
Importieren (GrpCreateImport) 22.12.2025, 06:52
Vorhandene Dateien importieren. Einzelne Dateien können Sie mit Drag&Drop oder Copy&Paste über die Zwischenablage einfügen. Wählen Sie zuerst die gewünschte Tabellenansicht, also Dokumente, Kontakte oder Aufgaben. Als Dokument lässt sich jede beliebige Datei importieren und im Archiv verwalten. Für Aufgaben und Kontakte sind nur Dateien und markierte Texte im entsprechenden Datenformat möglich.
Für das Einlesen ganzer Verzeichnisstrukturen in das Dokumentenarchiv steht eine dialoggeführte Importfunktion zur Verfügung.
Neu (GrpCreateNew) 22.12.2025, 06:52
Menügruppe (Toolbar) mit Funktionen zum Erstellen und Hinzufügen neuer Datensätze. Neue Dokumente, Dokumentversionen und Aufgaben erstellen. Dokumente kopieren und klonen.
Anordnen (GrpTodoArrange) 22.12.2025, 06:52
Die Kalender-Darstellung anpassen, zum Beispiel zwischen Tages-, Monats- und Jahresansicht wechseln.
Navigieren (GrpTodoNavigation) 22.12.2025, 06:52
Navigation im Kalender, zum heutigen oder zu einem ausgewählten Datum springen.
Anzeigen (GrpViewGridSource) 22.12.2025, 06:52
Die Hauptansicht zwischen dem Dokumentenarchiv mit den verschiedenen Tabellen, dem Terminpalner und den Kontakten umschalten.
Scannen (GrpCreateScan) 22.12.2025, 06:52
Papiervorlagen digitalisieren. Der Dialogscan für TWAIN- und WIA-kompatible Scanner ist eine flexible Methode, um beliebige Papierdokumente einzulesen. Für das schnelle Erfassen von Standarddokumenten nutzen Sie besser die Scanprofile, welche Sie mit den gewünschten Scanparametern und Dokumenteigenschaften vorbereiten können. Profile ermöglichen auch die automatisierte Stapelverarbeitung und Dokumentenerkennung.
Tabelle (GrpViewGrid) 22.12.2025, 06:52
Optionen und Anpassungsmöglichkeiten für die Datentabelle. Datensätze in den Speicher laden, um das Sortieren und Gruppieren zu ermöglichen. Daten direkt in der Tabelle editieren. Beachten weitere Möglichkeiten im lokalen Menü (rechte Maustaste) der Tabelle und des Tabellenkopfes.
Anpassen (GrpViewCustomize) 22.12.2025, 06:52
Die Programmoberfläche anpassen. Stile für die Farbdarstellung, Sprachumschaltung und Menüdarstellung. Mit dem Layoutdesigner können Sie die Datenfelder für die Suche und die Eigenschaftenfenster von Dokumenten und Kontakten an Ihre Anforderungen anpassen.
Ansicht (GrpTodoView) 22.12.2025, 06:52
Die Kalender-Darstellung anpassen und auswählen, wessen Aufgaben im Terminplaner sichtbar sind.
Suchen (GrpTodoSearch) 22.12.2025, 06:52
Daten des Terminplaners neu abrufen und zu den mit einer Aufgabe verknüpften Dokumenten oder Kontakten springen.
Bearbeiten (GrpTodoEdit) 22.12.2025, 06:52
Aufgaben im Terminplaner ändern und erledigen.
Erstellen (GrpTodoCreate) 22.12.2025, 06:52
Aufgaben zum Terminplaner hinzufügen.
Verwenden (GrpStartUse) 22.12.2025, 06:52
Mit den Daten weiterarbeiten. Die Funktionen beziehen sich auf die in der Tabelle markierten Datensätze, zumeist auf die Dokumente. Eigenschaften nachträglich anpassen, Dokumente oder deren Dateianlagen öffnen und in die Vorschau laden. Daten teilen oder weitergeben sowie Makrofunktionen für die Automatisierung.
Suchen (GrpStartSearch) 22.12.2025, 06:52
Mit den Suchfunktionen werden die Dokumente und Aufgaben in der Datentabelle gefiltert. Dies ist eine der Kernfunktionen des digitalen Dokumentenmanagements.
Ansicht (GrpNavigatorView) 22.12.2025, 06:52
Darstellungsoptionen für den Projektnavigator und Projekte suchen.
Bearbeiten (GrpNavigatorEdit) 22.12.2025, 17:25
Menügruppe mit Funktionen zum Hinzufügen, Ändern und Löschen von Projekten.
Kurzhilfe (GrpHelpDirect) 22.12.2025, 06:52
Hinweise am Mauszeiger (Hints) ein- oder ausschalten und Direkthilfe zu Programmelementen abrufen.
Internet (GrpHelpWeb) 22.12.2025, 06:52
Informationen, Programmdokumentation und aktuelle Nachrichten zu Office Manager DMS im Internet. Supportanfrage per E-Mail senden.
Dokumentation (GrpHelpDocu) 22.12.2025, 06:52
Hilfe-Menügruppe mit ausführlicher Programmhilfe, Kurzanleitungen zu wichtige Themen und dem Benutzerhandbuch als PDF-Dokument.
Dokument (GrpEditDoc) 23.12.2025, 09:05
Toolbar zum Bearbeiten der Dokumentendatensätze. Kataloginformationen ändern, Datensätze entfernen und miteinander verknüpfen. Die Dokumentenerkennung nachträglich ausführen. Langzeitarchivierung und Blockchain für die Revisionssicherheit.
Zwischenablage (GrpEditClipboard) 22.12.2025, 06:52
Toolbar mit Zwischenablagefunktionen, wie Copy&Paste / Kopieren und Einfügen. Rückgängig-Schalter zum Wiederrufen der zuletzt ausgeführten Funktionen.
Suchen (GrpContactSearch) 22.12.2025, 06:52
Kontakte in der CRM-Datenbank suchen und zu den mit einem Kontakt verknüpften Dokumenten springen. Weitere Suchfunktion befinden sich im Start-Menü.
Bearbeiten (GrpContactEdit) 22.12.2025, 06:52
Vorhandene Kontakte ändern und löschen.
Erstellen (GrpContactCreate) 22.12.2025, 06:52
Neue Kontakte und Aufgaben erstellen sowie Serienbriefe an die Kontakte senden.
MegaCAD (GrpCadMegaCAD) 22.12.2025, 06:52
Spezielle Funktionen für die MegaCAD-Zeichnungsverwaltung.
AutoCAD (GrpCadAutoCAD) 22.12.2025, 06:52
Spezielle Funktionen für die AutoCAD-Zeichnungsverwaltung.
Administrator (GrpAdminAdmin) 22.12.2025, 06:52
Toolbar mit administrativen Funktionen für die Programm-Wartung und sicherheitsrelevante Optionen.
Skript (GrpAdminScript) 22.12.2025, 06:52
Toolbar mit SQL- und Makrofunktionen.
Bereiche positionieren (GrpDockingDocking) 22.12.2025, 06:52
Die Kalender-Darstellung anpassen.
6. Untermenüs
Scan-Ziel (MScanDestSub) 24.10.2025, 18:35
Legt das Ziel für die mit Profilen gescannten Dokumentseiten fest: Als neues Dokument archivieren, dem markierten PDF hinzufügen oder in eine Datei außerhalb des Dokumentenarchivs speichern.
SQL-Abfrage (MSearchSubSql) 25.12.2025, 15:28
Untermenü für SQL-Datenbankabfragen.
ermöglicht die Eingabe von SQL-Befehlen, mit können Sie die Befehle aus einer Datei direkt ausführen. Zusätzlich werden alle Dateien im Verzeichnis "Gemeinsame Dateien\SQL\" für einen schnellen Zugriff aufgelistet.
Ressourcen (ActTodoResourcesLayoutEditor) 17.10.2023, 22:54
Aufgaben können verschiedenen Ressourcen, beispielsweise Mitarbeitenden, Teams und Abteilungen zugewiesen sein. Mit Klick auf den oberen Bereich des Mausschalters im Menü öffnen Sie das Dialogfenster zum Ein- oder Ausblenden von Aufgaben dieser Ressourcen. Klicken Sie auf den Pfeil des Schalters, um weitere Optionen, wie die Gruppierung des Kalenders, zu nutzen.
Anpassen (BackstgDBCustom) 28.10.2022, 14:24
Eigene Datenfelder (Katalog-Informationen) anlegen, Dokumenteigenschaften umbenennen und Zugriff zum SQL-Datenbankserver konfigurieren.
Datenaustausch (BackstgDBExchange) 03.02.2023, 18:55
Datenbank-Import und -Export, Austausch ganzer Dokumentenarchive sowie Synchronisierungen mit lokalen Daten und Buchhaltungsprogrammen.
Pflege (BackstgDBRepair) 28.10.2022, 14:24
Komprimieren der Archivdatenbank, Volltextindex und Dateiattribute aktualisieren, Dateiexistenz überprüfen.
Gespeicherte Abfragen (MSearchUserdefList) 25.12.2025, 15:58
Die Suche im Archiv oder der Kontaktdatenbank speichern und jederzeit wiederverwenden. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um gespeicherte Abfragen aus dem Menü zu entfernen.
Erweiterte Einstellungen (MAdminIniSub) 23.12.2025, 14:59
Zugriff auf das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien. Dies sind nicht die Dokumentdateien, sondern Systemdateien, wie Archive und andere Datenbanken sowie die globale Konfiguration.
Tabelle anzeigen (MAdminOpenTableSub) 24.12.2025, 13:03
Inhalt einer Datenbanktabelle einsehen.
Administrator (MainMenuAdmin) 20.10.2021, 19:26
Untermenü mit Administrationsfunktionen
Ausführen (MAutoCADSubExecute) 28.10.2022, 15:33
Spezielle AutoCAD-Funktionen und Konfiguration der Zeichnungsverwaltung
Senden (MDocBtnSendTo) 28.10.2022, 15:12
Schaltfläche mit Untermenü zum Versenden der markierten Dokumentdateien.
Befehle (MDocOtherCmdsSubMenu) 04.01.2024, 08:07
Liste der benutzerdefinierten Befehle, die dem Dokumenttypen des markierten Dokuments zugeordnet sind.
Drucken (MDocPrintSub) 20.10.2021, 19:28
Untermenü mit Druckfunktionen.
Erkennen (MDocRecognizeSub) 08.01.2024, 13:58
OCR-Texterkennung oder Standard-Dokumentenerkennung nachträglich ausführen.
Öffnen (MDocSubOpen) 27.10.2024, 13:37
Ein Klick auf den oberen Schalter-Bereich öffnet die markierten Dokumente. Alternativ können Sie auch doppelt auf das Dokument in der Tabelle klicken.
Mit Klick auf den Pfeil im unteren Bereich können Sie weitere Öffnen-Funktionen nutzen.
Datenbank (MFileSubDB) 28.10.2022, 14:24
Funktionen für die Datenbankadministration und -pflege.
Makro (MFileSubMacro) 04.01.2024, 08:04
Untermenü mit einer Liste von Makros und Skripten sowie dem Makroeditor
Kurzanleitungen (MHelpHowto) 20.10.2021, 19:30
Office Manager White Paper - Kurzanleitungen für ein effektives Dokumentenmanagement
Internet (MHelpSubWeb) 10.02.2019, 14:28
Supportseiten im Internet, Software-Registrierung und Upgrade-Funktion.
Ausführen (MMegaCADSubExecute) 28.10.2022, 15:32
Spezielle MegaCAD-Funktionen und Konfiguration der Zeichnungsverwaltung
Anpassen (MOptSubDesign) 20.10.2021, 19:31
Die Benutzeroberfläche an eigene Bedürfnisse anpassen.
Layout entwerfen (MOptSubLayout) 23.01.2024, 15:29
Das Layout der primären Suchfelder oder des Eigenschaftendialogs anpassen. Felder austauschen oder hinzufügen sowie Designelemente platzieren.
Scanprofile (MScanProfileSub) 24.10.2025, 18:24
Scanprofile ermöglichen das schnelle Einlesen von Standarddokumenten. Die Scanparameter (Auflösung, Farbe, Stapelverarbeitung, Dokumentenerkennung u. a.) sind passend zu den jeweiligen Papiervorlagen vordefiniert und müssen nicht mehr für jedes Dokument angepasst werden. Klicken Sie auf den Mausschalter und wählen Sie das gewünschte Scanprofil, um Papierbelege zu archivieren.
Weitere (MSearchMore) 20.10.2021, 19:32
Zusätzliche Funktionen für die Archivrecherche.
Attribute (MSearchOtherDocFields) 24.12.2025, 12:58
Nach weiteren Eigenschaften der Dokumente oder Kontakte suchen. Diese werden am Anfang des Menüs mit ihrer Feldbezeichnung gelistet.
Im Fenster können Sie festlegen, welche Attribute hier eingeblendet werden.
Anpassen (MTodoCustomizeSub) 27.10.2023, 17:00
Die Kalender-Darstellung anpassen. Beispielsweise die Zeitskalierung und die Position des Datumsnavigators festlegen.
Optionen (MProjectNaviOptions) 23.12.2025, 14:13
Untermenü mit Optionen für den Projektnavigator.
Neu (MProjectNewSubMenu) 23.12.2025, 14:46
Untermenü für das Hinzufügen neuer Projekte und Unterprojekte.
7. Dialog-Seiten
Ansicht (ActAdminPreferences-Ansicht) 20.10.2021, 19:03
Darstellungsoptionen der Benutzeroberfläche.
Künstliche Intelligenz (ActAdminPreferences-Kuenstliche-Intelligenz) 27.11.2024, 07:52
Einstellungen für die Kommunikation mit der KI (Generative Pre-trained Transformer).
Datenbank (ActAdminPreferences-Datenbank) 20.10.2021, 19:04
Verzeichnis der gemeinsamen Dateien und Datenbank-Optionen.
Dokument (ActAdminPreferences-Dokument) 20.10.2021, 19:04
Dokumenten-Ablageort und Dateinamensyntax.
Importieren (ActAdminPreferences-Importieren) 28.10.2022, 15:38
Optionen für Dokumentenimport und automatische Belegerfassung.
Volltextindex-OCR (ActAdminPreferences-Volltextindex-OCR) 20.10.2021, 19:04
Einstellung der OCR-Texterkennungssoftware für gescannte Papierbelege.
Lizenz (ActAdminPreferences-Lizenz) 20.10.2021, 19:04
Office Manager-Softwarelizenz und Anwender-Adresse.
Optimieren (ActAdminPreferences-Optimieren) 20.10.2021, 19:04
Geschwindigkeits-Optimierungen für Einzelplätze, Netzwerke und Terminalserver.
Scannen (ActAdminPreferences-Scannen) 19.11.2023, 18:49
Twain/WIA-Scanprofile, Ricoh ScanSnap, Netzwerk-Scanner und Papierformate.
Sicherheit (ActAdminPreferences-Sicherheit) 20.10.2021, 19:04
Sicherheitseinstellungen für den Dokumentenzugriff und die Menübefehle.
Terminplaner (ActAdminPreferences-Terminplaner) 27.10.2023, 20:56
Einstellungen für die Aufgabenverwaltung und den Terminplaner.
Verknüpfungen (ActAdminPreferences-Verknuepfungen) 20.10.2021, 19:04
Integration des Office Manager in das Windows-Betriebssystem.
Volltextindex (ActAdminPreferences-Volltextindex) 20.10.2021, 19:04
Optionen für die Archivrecherche mittels Volltextsuche.
8. Menü-Registerseiten
Administrator (MenueAdministrator) 20.10.2021, 19:28
Dieses Kontextmenü enthält Funktionen für die Administration und Systempflege.
Ansicht (MenueAnsicht) 10.02.2019, 14:28
Funktionen für die Darstellung der Tabelle und Möglichkeiten zum Anpassen der Programmoberfläche
Aufgabe (MenueAufgabe) 20.10.2023, 10:22
Funktionen für die Aufgabenverwaltung
Bearbeiten (MenueBearbeiten) 10.02.2019, 14:28
Windows-Zwischenablage sowie Funktionen, mit denen die Daten im Archiv geändert werden.
CAD (MenueCAD) 04.01.2024, 08:07
Spezielle Funktionen für die Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD und MegaCAD.
Datei (MenueDatei) 10.02.2019, 14:28
Die Backstage-Ansicht des Menübandes enthält Funktionen für die Arbeit mit den Dokumentenarchiven und bietet Programmoptionen.
Erstellen (MenueErstellen) 10.02.2019, 14:28
Die Registerseite enthält Funktion zum Erfassen neuer Dokumente sowie Import- und Scan-Befehle.
Hilfe (MenueHilfe) 10.02.2019, 14:28
Programmhilfe, Zugriff auf Handbuch und Kurzanleitungen, Supportseiten im Internet, Software-Registrierung und Upgrade-Funktion. Beachten Sie auch die Hilfe-Seite im Datei-Menü.
Navigator (MenueNavigator) 10.02.2019, 14:28
Projekte erstellen und ändern sowie nach Projekten suchen.
Start (MenueStart) 10.02.2019, 14:28
Auf der Start-Seite finden Sie die wichtigsten Grundfunktionen.
Kontakt (MenueKontakt) 24.12.2025, 09:42
Funktionen für Adressen und das CRM-Kontaktmanagement.
9. Themen
Buchungsbelege (TopicBookkeeping) 07.01.2025, 06:35
Office Manager DMS für die digitale Archivierung von Buchungsbelegen verwenden. Für die gesetzeskonforme Aufbewahrung wird der GoBD-Modus aktivert.
Datenschutz (DSGVO) (TopicDSGVO) 15.04.2024, 16:24
Schutz personenbezogener Daten im Dokumentenmanagement.
E-Mail-Archivierung (TopicEMailArchive) 28.10.2022, 15:35
E-Mails können Sie per Drag&Drop aus dem Mailprogramm in den Office Manager ziehen, um diese zu archivieren.
Office Manager-Installation (TopicInstallation) 06.12.2025, 09:41
Laden Sie bitte die aktuelle Version von officemanager.de, öffnen Sie die ZIP-Datei
OCR-Texterkennung (TopicOCR) 23.12.2025, 10:33
Die Texterkennung wird in den Programmeinstellungen konfiguriert und nach dem Scannen ausgeführt.
Ricoh ScanSnap (TopicScanSnap) 27.12.2025, 18:28
Der Ricoh (bis 2022 Fujitsu) ScanSnap ist ein eigenständig arbeitender Dokumentenscanner ohne TWAIN- oder WIA-Treiber. Office Manager DMS beinhaltet aber eine Schnittstelle und kann das Gerät über Scanprofile ansteuern. Auch eine Bedienung mit der Scantaste oder über den Touchscreen wird unterstützt.
Netzwerk-ScanSnap N1800 (TopicScanSnapNET) 10.02.2019, 14:29
Im Gegensatz zu TWAIN-Scannern finden Sie für den ScanSnap keinen Menübefehl im Office Manager. Dieser Fujitsu-Scanner wird am Gerät selbst bedient: Legen Sie bitte Papier in den Einzelblatteinzug ein und wählen Sie auf dem Touchscreen den Office Manager als Archivierungsziel aus. Dieser importiert anschließend die fertigen PDF-Dokumente.
Die Informationen beziehen sich auf das mittlerweile veraltete Netzwerkgerät N1800.
Unterthema Firebird SQL-Server (TopicSqlServer-Firebird) 28.10.2022, 15:27
Office Manager kann Archive auf dem Firebird SQL-Server speichern. Dieser ist für die gemeinsame Datennutzung im Netzwerk empfohlen. Firebird ist in der Pro- und der Enterprise-Edition verwendbar. Wenn Sie Office Manager Enterprise einsetzen, können Sie auch die leistungsfähigeren Server von Microsoft oder MySQL nutzen.
Unterthema MS SQL Server (TopicSqlServer-MSSQL) 28.10.2022, 15:27
Office Manager Enterprise kann Archive auf Microsoft SQL Servern speichern. Diese sind sicher, schnell und für eine professionelle Datenarchivierung im Unternehmensnetzwerk empfohlen.
Unterthema MySQL (TopicSqlServer-MySQL) 28.10.2022, 15:27
Office Manager Enterprise kann Archive auf dem MySQL-Datenbankserver speichern. MySQL ist eine Open-Source-Alternative zum Microsoft SQL Server.
Unterthema MariaDB auf Synology NAS (TopicSqlServer-Synology-MariaDB) 28.10.2022, 15:27
Office Manager Enterprise kann Archive auf dem MariaDB-Datenbankserver unter Synology NAS speichern. MariaDB ist kompatibel zu MySQL.
SQL-Datenbankserver (TopicSqlServer) 28.10.2022, 15:27
Office Manager Enterprise kann Archive auch auf SQL-Servern speichern. Diese sind sicherer und für eine professionelle Datenarchivierung im Unternehmensnetzwerk empfohlen. Sie finden hier alle verfügbaren Supportinformationen für den Zugriff auf die verschiedenen Datenbankserver.
Storage (TopicStorage) 02.03.2019, 08:27
Spezielle Speichermedien für die Dokumentenarchivierung sowie allgemeine Informationen.